Wat is bankreconciliatie en hoe kunt u dit automatiseren?

Wat is bankreconciliatie precies?

Afstemmen is het vergelijken van twee versies van hetzelfde verhaal: wat u in uw boeken (uw boekhouding) heeft vastgelegd en wat de bank op uw rekeningafschrift vermeldt. Idealiter vertellen beide versies hetzelfde. In de praktijk komen ze bijna nooit de eerste keer overeen, en daar begint het speurwerk.

Voor de verschillen zijn normale verklaringen te vinden: een cheque die u hebt uitgeschreven maar de leverancier nog niet heeft geïnd, een vergoeding die de bank heeft afgetrokken en die u niet hebt afgeschreven, een aanbetaling van een klant die is gearriveerd maar die u nog niet heeft geïnd, of verdiende rente. Afstemming bestaat uit het identificeren van elk van deze verschillen totdat beide saldi, aangepast, identiek zijn.

Als u klaar bent, heeft u een zekerheid die goud waard is: het geld waarvan uw systeem zegt dat het het geld is dat werkelijk op de bank staat. Zonder dat is elke beslissing die u neemt – het betalen van de loonlijst, het kopen van inventaris, het investeren – gebaseerd op een getal dat kan worden opgeblazen.

Waarom het de eerste verdediging is tegen fraude en fouten

Bemiddeling is geen papierwerk omwille van het papierwerk. Het is het goedkoopste en meest effectieve mechanisme om problemen op te sporen voordat ze groter worden. Een dubbele afschrijving, een overboeking die u nooit heeft geautoriseerd, een medewerker die geld heeft doorgesluisd, een klant die zegt te hebben betaald maar het geld nooit is aangekomen: dat komt allemaal naar voren als u regel voor regel vergelijkt.

• Detecteer niet-herkende kosten: verborgen commissies, dubbele kosten of frauduleuze transacties die anders onopgemerkt zouden blijven.
• Bevestig dat klanten echt betaald hebben: voorkom dat u iemand blijft bevoorraden die schulden heeft omdat zijn overboeking nooit is gestort.
• Breng uw debiteuren- en crediteuren in evenwicht met de werkelijkheid: u weet welke facturen al geïncasseerd zijn en welke nog open staan.
• Het bereidt je voor op de SAT en op audits: afgestemde boekhouding is verdedigbare boekhouding.

Hoe je het stap voor stap doet (de handmatige methode)

Als u het handmatige proces begrijpt, begrijpt u waarom het automatiseren ervan levensveranderend is. De klassieke stroom is als volgt:

• Stel het bankafschrift voor de periode (meestal de maand) en uw boekhouding voor dezelfde periode samen.
• Neem het eindsaldo van de bank als uitgangspunt.
• Markeer elke beweging die aan beide kanten verschijnt: als deze op de bank en in uw boeken staat, is deze afgestemd.
• Identificeer items die onderweg zijn: cheques uitgegeven zonder verzilvering, stortingen gedaan zonder reflectie, en pas deze aan.
• Noteer in uw boekhouding wat de bank in rekening heeft gebracht en u niet heeft vastgelegd: commissies, rente, BTW op commissies.
• Optellen en aftrekken totdat het aangepaste banksaldo gelijk is aan het aangepaste saldo in uw boeken. Als het past, ben je klaar. Als dit niet het geval is, controleer dan opnieuw.

De verborgen kosten als je het met de hand doet

Voor een bedrijf met weinig handelingen is het handmatig afstemmen in Excel acceptabel. Maar zodra je meerdere rekeningen, een betaalautomaat, dagelijkse SPEI-overboekingen en tientallen of honderden transacties per maand hebt, wordt het handmatige proces een verspilling van uren. Erger nog: het is gevoelig voor menselijke fouten. Eén slecht vastgelegd cijfer en je bent de hele middag bezig met zoeken naar een verschil van tweehonderd pesos.

Veel eigenaren stellen de verzoening uit ‘voor als er tijd is’, en dat moment komt nooit. Het resultaat is een boekhouding die maanden achterloopt op schema, en als ze deze uiteindelijk beoordelen, zijn de fouten al zo groot geworden dat het oplossen ervan nog veel meer kost.

Hoe afstemming met Aura te automatiseren

Bankafstemming is in de kern een probleem met het matchen van gegevens: het matchen van elke banktransactie met de bijbehorende record in uw systeem. Dat is precies het soort repetitieve taak dat u aan software moet delegeren.

In Aura importeert de financiële en boekhoudmodule de bewegingen van uw bank en vergelijkt deze automatisch met de verkopen, facturen en uitgaven die al op het platform staan. Omdat uw verkopen, bestellingen en CFDI-facturering zich op dezelfde plaats bevinden, kan het systeem herkennen dat de aanbetaling van $ 4.350 overeenkomt met de factuur die u gisteren heeft uitgegeven, en daarmee op zichzelf overeenkomt. Je controleert alleen de uitzonderingen (wat niet klopte) in plaats van alles te controleren.

Dat verandert een taak van uren in een taak van minuten, en geeft u iets dat nog waardevoller is: een betrouwbaar banksaldo in realtime, niet een saldo dat u drie maanden te laat ontdekt. Wanneer verzoening automatisch gebeurt, is het niet langer een taak waar je een hekel aan hebt, maar wordt het een dashboard dat je raadpleegt.