Wat veranderde er met CFDI 4.0
De CFDI 4.0 is de huidige versie van de elektronische factuur in Mexico, en het grote verschil met eerdere versies is de eis dat de gegevens van de afzender en ontvanger 100% overeenkomen met wat de SAT heeft geregistreerd. ‘Min of meer’ is niet meer voldoende: de naam of bedrijfsnaam, de RFC en de postcode van het belastingadres moeten identiek zijn aan het Belastingstatuscertificaat.
Dit klinkt streng, en dat is het ook, maar er zit een logica achter: het terugdringen van fraude en apocriefe facturen. Het neveneffect is dat één klein foutje – één extra accent, ‘S.A. de C.V.’ ontbreekt of ontbreekt, een oude postcode – zorgt ervoor dat de postzegel wordt afgewezen of dat de factuur verkeerd gaat. Daarom is het nu zo belangrijk om de klant om zijn bijgewerkte Bewijs van Belastingstatus te vragen voordat hij wordt gefactureerd.
De gegevens die niet kunnen falen
Een geldige CFDI 4.0 is afhankelijk van de perfectie van deze velden. Ze zijn de moeite waard om te weten, zelfs als uw systeem ze voor u invult:
- Ontvanger RFC: exact, geen gaten of fouten. Het moet bestaan en actief zijn.
- Naam of bedrijfsnaam: identiek aan het certificaat, met inachtneming van hoofdletters en zonder het bedrijfsregime als het certificaat dit niet bevat.
- Postcode van het belastingadres van de ontvanger: deze is van de ontvanger, niet van u, en moet overeenkomen met uw certificaat.
- Belastingregime van de ontvanger: de SAT valideert dat het verenigbaar is met het aangegeven gebruik van CFDI.
- Gebruik van de CFDI: waarvoor de klant de factuur zal gebruiken (algemene kosten, aanschaf van goederen, enz.). Het moet consistent zijn met uw regime.
- Product- of servicesleutel en eenheidssleutel: SAT-catalogi die beschrijven wat u verkoopt.
De meest voorkomende fouten (en hoe u ze kunt vermijden)
De meeste factureringsproblemen zijn geen zeldzame gevallen: het zijn steeds dezelfde fouten. Als u ze kent, bespaart u hoofdpijn:
- Verouderde ontvangersgegevens: de opdrachtgever is van adres of regime veranderd en heeft u hiervan niet op de hoogte gesteld. Oplossing: vraag naar uw bijgewerkte certificaat.
- Gebruik van CFDI is onverenigbaar met uw regime: het systeem wijst het af. Oplossing: gebruik bijgewerkte catalogi en valideer voordat u belt.
- Factureren met bedragen die niet overeenkomen met de betaling: als u in termijnen factureert, heeft u de betalingstoeslag (REP) nodig.
- Verkeerd annuleren: sinds de hervorming vereist het annuleren van een CFDI het rechtvaardigen van de reden en, in veel gevallen, de acceptatie van de ontvanger. Het is niet zo eenvoudig als verwijderen.
- Uitgifte buiten de tijd: er zijn deadlines voor het afstempelen en afgeven van betalingssupplementen. Te laat komen zorgt voor problemen.
De betalingsaanvulling: de grote vergeten
Een van de meest voorkomende valkuilen is het negeren van de betalingsadd-on, oftewel REP. De regel is deze: als u een factuur uitreikt als "Betaling in één keer", maar u in werkelijkheid later wordt betaald, of als u in termijnen incasseert, moet u elke keer dat u geld ontvangt, een betalingstype CFDI uitgeven.
Veel bedrijven geven de aanbetalingsfactuur uit en vergeten de toeslag wanneer ze uiteindelijk innen, waardoor hun boekhouding en die van hun klant vóór de SAT onvolledig zijn. Een goed systeem herinnert u aan de toeslag (of genereert deze automatisch) wanneer u de betaling registreert, waardoor de cirkel gesloten is zonder dat u dit hoeft te onthouden.
Bill zonder angst met Aura
De manier om factureringsfouten te elimineren is door niet te vertrouwen op geheugen of handmatige vastlegging. In Aura is de CFDI 4.0-facturering geïntegreerd met uw verkopen en uw klantencatalogus: wanneer u een verkoop sluit, wordt de CFDI gegenereerd met de reeds gevalideerde gegevens, met de juiste productsleutels en met automatische BTW-berekeningen.
Het systeem valideert de belastinggegevens vóór het afstempelen, zodat RFC- of postcodefouten worden gedetecteerd voordat de bon wordt verzonden, en niet erna. En omdat de kosten ook op het platform staan, worden er te zijner tijd betalingsadd-ons gegenereerd zonder dat u ze hoeft op te sporen. Facturering is niet langer een bron van stress en boetes, maar wordt een nieuwe stap in de verkoopstroom die bijna vanzelf gebeurt.
Stop met het plakken van gereedschap. Beheer uw gehele bedrijf met Aura.
ERP, CRM, verkooppunt, facturering, WhatsApp en meer – in één systeem met AI dat voor u werkt. Probeer 14 dagen voor $ 14.
Start uw proefperiode →Veelgestelde vragen
Wat is het belastingstatuscertificaat en waarom vragen ze ernaar?
Het is het SAT-document dat de exacte belastinggegevens van een persoon of bedrijf bevat: RFC, naam of bedrijfsnaam, regime en postcode. Met CFDI 4.0 moeten deze gegevens 100% overeenkomen op de factuur, daarom vragen ze hierom. Vraag uw klanten om een bijgewerkte versie voordat u ze factureert.
Kan ik een CFDI annuleren als ik een fout heb gemaakt?
Ja, maar sinds de annuleringshervorming moet u een reden kiezen (bijvoorbeeld ontvangst met fouten met relatie of zonder relatie) en in een aantal gevallen moet de ontvanger de annulering accepteren. Het is niet alleen maar wissen. Daarom is het een goed idee om de eerste keer goed te casten.
Wanneer moet ik een toeslag betalen?
Wanneer u een factuur uitreikt met een gedeeltelijke of uitgestelde betalingsmethode (PPD), dat wil zeggen wanneer de betaling niet plaatsvindt op het moment van facturering. Elke keer dat u een betaling ontvangt, moet u een CFDI-betalingstype uitgeven dat deze registreert. Als u direct verzamelt (PUE), is dit niet van toepassing.
Wat gebeurt er als ik een factuur uitreik met onjuiste klantgegevens?
Als de fout in de RFC, naam of postcode zit, is de kans groot dat de postzegel wordt afgewezen of dat de klant deze niet kan afleiden en u zal vragen deze te annuleren en opnieuw uit te geven. Door de gegevens te valideren voordat ze overgaan, zoals een goed systeem doet, wordt dit heen en weer voorkomen.