Apakah penyesuaian bank dan bagaimana untuk mengautomasikannya?

Apakah sebenarnya penyelarasan bank?

Reconciling ialah membandingkan dua versi cerita yang sama: perkara yang anda catatkan dalam buku anda (perakaunan anda) dengan perkara yang dilaporkan oleh bank pada penyata akaun anda. Sebaik-baiknya, kedua-dua versi memberitahu perkara yang sama. Dalam amalan mereka hampir tidak pernah sepadan dengan kali pertama, dan di situlah kerja detektif bermula.

Perbezaannya mempunyai penjelasan biasa: cek yang anda tulis tetapi pembekal belum tunaikan, bayaran yang ditolak oleh bank dan anda tidak tulis, deposit daripada pelanggan yang tiba tetapi anda masih belum dapat, atau faedah yang diperoleh. Penyesuaian terdiri daripada mengenal pasti setiap perbezaan ini sehingga kedua-dua baki, diselaraskan, adalah sama.

Apabila anda selesai, anda mempunyai kepastian yang bernilai emas: wang yang dikatakan sistem anda adalah wang yang benar-benar wujud di bank. Tanpa itu, sebarang keputusan yang anda buat—membayar gaji, membeli inventori, melabur—adalah berdasarkan angka yang boleh dinaikkan.

Mengapa ia adalah pertahanan pertama terhadap penipuan dan kesilapan

Pendamaian bukan kertas kerja untuk kepentingannya. Ia adalah mekanisme yang paling murah dan paling berkesan untuk mengesan masalah sebelum ia berkembang. Caj pendua, pemindahan yang anda tidak pernah benarkan, pekerja yang mengalihkan dana, pelanggan yang mengatakan bahawa mereka telah membayar tetapi wang itu tidak pernah sampai—semua itu muncul apabila anda membandingkan baris demi baris.

• Kesan caj yang tidak diiktiraf: komisen tersembunyi, caj pendua atau urus niaga penipuan yang sebaliknya tidak akan disedari.
• Sahkan bahawa pelanggan benar-benar membayar: menghalang anda daripada terus membekalkan seseorang yang berhutang kerana pemindahan mereka tidak pernah didepositkan.
• Imbangkan akaun belum terima dan perlu dibayar anda dengan realiti: anda tahu invois yang telah dikumpulkan dan yang masih belum selesai.
• Ia menyediakan anda untuk SAT dan untuk audit: perakaunan yang diselaraskan adalah perakaunan yang boleh dipertahankan.

Bagaimana untuk melakukannya langkah demi langkah (kaedah manual)

Memahami proses manual membantu anda memahami sebab mengautomasikan proses itu mengubah hidup. Aliran klasik adalah seperti ini:

• Letakkan penyata bank untuk tempoh (biasanya bulan) dan rekod perakaunan anda untuk tempoh yang sama.
• Ambil baki akhir bank sebagai titik permulaan.
• Tandai setiap pergerakan yang muncul di kedua-dua belah: jika ia berada dalam bank dan pada buku anda, ia didamaikan.
• Kenal pasti item dalam transit: cek yang dikeluarkan tanpa tunai, deposit yang dibuat tanpa mencerminkan dan laraskannya.
• Catatkan dalam buku anda apa yang bank caj dan anda tidak merekodkan: komisen, faedah, VAT ke atas komisen.
• Tambah dan tolak sehingga baki bank yang dilaraskan bersamaan dengan baki yang dilaraskan pada buku anda. Jika ia sesuai, anda sudah selesai. Jika tidak, semak semula.

Kos tersembunyi untuk melakukannya dengan tangan

Untuk perniagaan dengan sedikit operasi, penyelarasan menggunakan tangan dalam Excel boleh diterima. Tetapi sebaik sahaja anda mempunyai beberapa akaun, terminal pembayaran, pemindahan SPEI harian dan berpuluh-puluh atau beratus-ratus transaksi setiap bulan, proses manual menjadi membuang masa. Lebih teruk lagi: ia terdedah kepada kesilapan manusia. Satu digit yang ditangkap dengan buruk dan anda menghabiskan waktu petang mencari perbezaan sebanyak dua ratus peso.

Ramai pemilik menangguhkan perdamaian "untuk apabila ada masa," dan masa itu tidak pernah tiba. Hasilnya ialah perakaunan yang ketinggalan berbulan-bulan dari jadual, dan apabila mereka akhirnya menyemaknya, ralat telah terkumpul begitu banyak sehingga membetulkannya lebih mahal.

Bagaimana untuk mengautomasikan perdamaian dengan Aura

Penyesuaian bank adalah, pada terasnya, masalah padanan data: memadankan setiap transaksi bank dengan rekod yang sepadan dalam sistem anda. Itu hanya jenis tugas berulang yang perlu anda wakilkan kepada perisian.

Dalam Aura, modul kewangan dan perakaunan mengimport pergerakan bank anda dan merujuk silang secara automatik terhadap jualan, invois dan perbelanjaan yang telah wujud di platform. Memandangkan jualan anda, pesanan anda dan pengebilan CFDI anda berada di tempat yang sama, sistem boleh mengenali bahawa deposit $4,350 sepadan dengan invois yang anda keluarkan semalam dan memadankannya sendiri. Anda hanya menyemak pengecualian—apa yang tidak dijumlahkan—dan bukannya menyemak segala-galanya.

Itu menjadikan tugasan berjam-jam menjadi satu minit, dan memberi anda sesuatu yang lebih berharga: baki bank yang boleh dipercayai dalam masa nyata, bukan yang anda temui lewat tiga bulan. Apabila perdamaian adalah automatik, ia berhenti menjadi tugas yang anda benci dan menjadi papan pemuka yang anda rujuk.