프로세스 자동화: 수동 작업을 중단하는 방법

프로세스 자동화란 무엇입니까?

프로세스를 자동화한다는 것은 현재 수동으로 수행하는 일련의 작업만 실행하도록 소프트웨어를 구성하는 것이며, 이벤트에 의해 트리거되고 정의한 규칙을 따르는 것입니다. 구조는 항상 동일합니다. "이것"이 발생하면 "저것"을 수행합니다. 주문이 들어오면 송장이 생성됩니다. 고객이 3일 이내에 비용을 지불하지 않으면 알림을 보냅니다. 재고가 일정 수준 이하로 떨어지면 공급업체에 주문을 내린다.

핵심은 인간의 판단이 필요한 작업과 절차만 따르는 작업을 구별하는 것입니다. 귀하의 비즈니스에 맞는 가격 전략을 결정하려면 사고하는 사람이 필요합니다. 각 신규 고객에게 환영 이메일을 보내세요. 아니요. 매번 동일한 단계를 사용하는 동일한 이메일입니다. 이 두 번째 유형의 작업은 자동화를 위한 완벽한 후보이며 일반적으로 우리가 깨닫지 못하는 사이에 대부분의 시간이 빠져나가는 곳입니다.

자동화에 가장 적합한 것이 무엇인지 아는 방법

모든 것이 자동화된 것은 아니며 그렇게 하는 것이 편리하지도 않습니다. 좋은 자동화 후보는 다음 징후 중 몇 가지를 충족합니다.

• 그것은 반복적입니다. 하루, 일주일 또는 한 달에 여러 번 동일한 작업을 수행합니다.
• 이는 명확한 규칙을 따릅니다. 유머나 판단에 의존하지 않고 "이런 일이 발생하면 그렇게 하세요"라고 설명할 수 있습니다.
• 데이터 캡처, 수치 복사, 후속 조치를 잊지 않는 등 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 사람들이 피곤해서 실수를 하는 곳이 바로 그것이다.
• 그 자체로는 가치를 제공하지 않습니다. 세 가지 시스템에 동일한 데이터를 입력하는 데 비용을 지불하는 사람은 없습니다. 그들은 결과에 대해 당신에게 돈을 지불합니다.
• 건망증으로 인해 발생합니다. 수행되지 않은 후속 조치, 전송되지 않은 알림, 손실된 요금.

거의 모든 기업에서 자동화할 수 있는 프로세스의 예

기본적으로 다음은 스핀에 관계없이 자동화가 빠르게 성과를 거두는 일반적인 프로세스입니다.

• 판매: 결제 링크 전송, 주문 확인, 배송 출발 알림, 버려진 카트 복구.
• 주의: 자주 묻는 질문에 즉시 답변하고 티켓에 대한 후속 조치를 취하고 해결 후 평가를 요청하세요.
• 재무: 판매를 완료할 때 송장을 생성하고, 은행에 도착하는 지불금을 조정하고, 연체된 미수금을 통지합니다.
• 재고: 제품이 최소 수량 미만으로 떨어지면 재주문하고 판매할 품목이 떨어지기 전에 부족을 경고합니다.
• 마케팅: 환영 시퀀스를 보내고, 비활성 고객을 재활성화하고, 보류 없이 게시를 예약합니다.

아무것도 깨지 않고 시작하는 방법

가장 흔한 실수는 모든 것을 한 번에 자동화하려는 것입니다. 합리적인 방법은 점진적이고 검증 가능합니다.

• 당신이 생각할 수 있는 가장 반복적이고 지루한 작업인 단일 작업부터 시작하십시오. 거창한 계획보다 빠른 승리가 더 설득력이 있다.
• 먼저 감독 모드에서 자동화하세요. 신뢰할 수 있을 때까지 시스템이 작업을 준비하고 사람이 승인하도록 하세요.
• 결과를 측정하십시오. 얼마나 많은 시간을 돌려받았는지, 얼마나 많은 실수를 피했는지를 측정하십시오. 측정된 내용이 개선되었습니다.
• 속박에서 벗어나십시오. 자동화가 잘 작동하는 것으로 나타나면 자동으로 실행되도록 두고 다음 단계로 넘어갑니다.
• 항상 브레이크를 남겨두십시오. 시스템이 언제 정지하고 사람에게 알려야 하는지에 대한 명확한 규칙이 있습니다.

지능을 갖춘 자동화: Aura의 도약

전통적인 자동화는 엄격한 규칙을 따릅니다. 즉, 정확히 이런 일이 발생하면 정확히 그렇게 하십시오. 예측 가능한 프로세스에 매우 적합합니다. 그러나 많은 비즈니스 프로세스에는 고정된 규칙이 다루지 않는 미묘한 차이가 있습니다. 즉, 다르게 쓰는 클라이언트, 예상하지 못한 상황 등이 있습니다. AI는 단순히 스크립트를 따르는 것이 아니라 상황을 이해하고 결정할 수 있기 때문에 자동화를 한 단계 더 발전시킵니다.

Aura는 두 세계를 결합합니다. 명확한 순서(주문이 들어오면 이 일련의 단계 수행)에 대한 자동화된 흐름과 판단이 필요한 작업(대화 이해 및 적절한 응답)에 대한 AI 에이전트가 있습니다. 모든 것이 동일한 시스템에 있기 때문에 자동화는 문제 없이 여러 부서를 넘나듭니다. 판매가 발생하면 송장 발행, 재고 업데이트, 고객 등록 및 후속 조치 일정이 이루어지며, 누구도 직접 데이터를 이동할 필요가 없습니다. Aura Pilot은 귀하가 승인한 한도 내에서 해당 작업의 대부분을 자율적으로 조정할 수 있습니다. 목표는 간단하고 정직합니다. 팀이 로봇 작업을 중단하고 인간만이 할 수 있는 일에 전념하는 것입니다.