Che cos'è un OMS e perché ne hai bisogno?
OMS sta per Order Management System, ovvero sistema di gestione degli ordini. In Christian: è il software che riceve tutti i tuoi ordini da tutti i tuoi canali (il tuo negozio online, WhatsApp, Mercado Libre, il tuo punto vendita, il tuo venditore) e li coordina in un unico posto finché non raggiungono il cliente.
Se vendi attraverso più di un canale, probabilmente hai già sperimentato il problema che un OMS risolve: hai venduto qualcosa nel tuo negozio che era già stato venduto su Mercado Libre, e ora hai un cliente arrabbiato e un ordine che non puoi evadere. L'OMS esiste proprio perché ciò non accada, perché centralizza l'inventario e il flusso di ciascun ordine.
Step 1 e 2: l'ordine entra e viene convalidato
Tutto inizia quando un cliente acquista. L'ordine può provenire da qualsiasi canale, ed ecco la prima magia dell'OMS: non importa da dove provenga, tutti gli ordini arrivano nello stesso posto con lo stesso formato.
- Step 1 — Cattura: l'ordine entra dal tuo ecommerce, da un marketplace, dal punto vendita o da una chat. L’OMS lo riceve e lo normalizza.
- Passaggio 2: convalida: il sistema verifica che lo stock sia disponibile, conferma il pagamento e controlla le informazioni sul cliente e sulla spedizione. Se qualcosa non quadra, lo segnala prima che diventi un problema.
Passaggi 3 e 4: l'inventario viene allocato e preparato
Una volta convalidato l'ordine, OMS decide la provenienza del prodotto. È qui che un buon OMS guadagna il suo posto: prenota istantaneamente l'inventario in modo che nessun altro canale possa vendere la stessa parte.
- Step 3 — Assegnazione: OMS separa lo stock dall'ordine e, se hai più magazzini o punti vendita, sceglie il punto più conveniente per effettuare il rifornimento (il più vicino, quello con il pezzo, il più veloce).
- Passo 4 — Preparazione: vengono generate le istruzioni di evasione per il magazzino. Qui l'OMS di solito passa il testimone al WMS, che dirige la raccolta e l'imballaggio a terra.
Passaggio 5 e 6: inviare e chiudere
L'ordine è già confezionato; Deve raggiungere il cliente e tutto viene registrato. L'OMS coordina l'ultima sezione e chiude il ciclo, lasciando ogni dato al suo posto.
- Passo 5 — Spedizione: OMS genera la guida con il pacco, aggiorna lo stato su "inviato" e avvisa il cliente con il suo numero di tracciamento.
- Passaggio 6: chiusura: al momento della consegna, l'ordine viene contrassegnato come completato, l'inventario aziendale viene scontato, il report sulle vendite viene aggiornato e, se applicabile, viene attivata la fattura. Tutto sincronizzato su tutti i canali.
OMS, WMS ed ERP: chi fa cosa
È facile confonderli. Il modo più semplice per ricordarlo: l'OMS coordina gli ordini (il "cosa" e il "quando"), il WMS gestisce il magazzino (il "dove" fisico), e l'ERP è il sistema madre che riunisce l'intera azienda, comprese finanze, acquisti e clienti.
In un flusso tipico, l'OMS riceve e coordina l'ordine, trasmette la fornitura di base al WMS e l'ERP consolida le informazioni in modo da poter visualizzare vendite, margini e finanze. Quando questi tre lavorano separatamente e non parlano tra loro, compaiono degli errori. Quando si lavora insieme, l'operazione scorre.
Come Aura lo integra
In Aura non è necessario acquistare un OMS da un lato, un WMS dall'altro e un ERP dall'altro, né lottare per metterli in connessione. Tutti e tre vivono sulla stessa piattaforma, quindi l'ordine segue l'intero percorso che descriviamo senza saltare sistemi o perdere informazioni lungo il percorso.
Quando arriva una vendita attraverso uno dei tuoi canali (il tuo negozio, Mercado Libre, Amazon, WhatsApp o il punto vendita), Aura la centralizza, prenota istantaneamente l'inventario per non rivendere ciò che non hai, coordina l'assortimento nel tuo magazzino e genera la guida e la fattura. Vedi ogni ordine e il suo stato in un'unica dashboard.
Il risultato è ciò che ogni azienda omnicanale cerca: un unico inventario reale per tutti i tuoi canali e ogni ordine accompagnato dall'inizio alla fine, senza vendite fantasma o clienti arrabbiati per qualcosa che non esisteva.
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Qual è la differenza tra un OMS e un ERP?
L'OMS è specializzata nel coordinare gli ordini provenienti da tutti i tuoi canali, dalla vendita alla consegna. L'ERP è il sistema madre che riunisce l'intera azienda: finanze, acquisti, clienti, inventario e altro ancora. In Aura convivono entrambi, quindi l'ordine e le sue informazioni fluiscono senza barriere.
Ho bisogno di un OMS se vendo solo attraverso un canale?
Se vendi attraverso un unico canale e con volumi bassi, forse non ancora. L'OMS brilla quando vendi da più posti contemporaneamente e hai bisogno di un inventario unico per non rivendere la stessa cosa. Non appena aggiungi il tuo secondo canale, inizia a valerne la pena.
Un OMS mi impedisce di vendere prodotti esauriti?
Sì, questo è uno dei suoi grandi valori. Centralizzando l'inventario e riservandolo al momento della vendita, un OMS impedisce a due canali di vendere la stessa parte. Niente più vendite fantasma e cancellazioni imbarazzanti.
L'OMS sostituisce la consegna dei miei pacchi?
No, lo coordina. L'OMS genera la guida, sceglie o si connette con i tuoi pacchi e traccia la spedizione, ma il trasferimento fisico viene comunque effettuato dai corrieri. Ciò che l’OMS guadagna è avere l’intero processo organizzato e visibile.