Cosa è cambiato con CFDI 4.0
Il CFDI 4.0 è la versione attuale della fattura elettronica in Messico, e la sua grande differenza rispetto alle versioni precedenti è il requisito che i dati del mittente e del destinatario corrispondano al 100% con quanto registrato dal SAT. “Più o meno” non basta più: il nome o la ragione sociale, la RFC e il CAP dell'indirizzo fiscale devono essere identici al Certificato di Stato Fiscale.
Sembra rigido, e lo è, ma ha una logica: ridurre l'evasione e le fatture apocrife. L'effetto collaterale è un piccolo errore: un accento in più, "S.A. de C.V." mancante o mancante, un vecchio codice postale: causa il rifiuto del timbro o l'errore della fattura. Ecco perché ora è così importante chiedere al cliente la prova aggiornata dello stato fiscale prima di fatturarlo.
I dati che non possono fallire
Un CFDI 4.0 valido dipende dalla perfezione di questi campi. Vale la pena conoscerli anche se il tuo sistema li compila per te:
- RFC del ricevitore: esatto, senza lacune o errori. Deve esistere ed essere attivo.
- Nome o ragione sociale: identico al certificato, rispettando le maiuscole e senza regime societario se il certificato non lo prevede.
- Codice postale dell'indirizzo fiscale del destinatario: è quello del destinatario, non il tuo, e deve corrispondere al tuo certificato.
- Regime fiscale del destinatario: il SAT convalida che è compatibile con l'uso dichiarato di CFDI.
- Utilizzo del CFDI: per cosa il cliente utilizzerà la fattura (spese generali, acquisizione di merce, ecc.). Deve essere coerente con il tuo regime.
- Chiave prodotto o servizio e chiave unità: cataloghi SAT che descrivono ciò che vendi.
Gli errori più comuni (e come evitarli)
La maggior parte dei problemi di fatturazione non sono casi rari: si tratta degli stessi errori ripetuti. Conoscerli ti risparmia mal di testa:
- Dati del destinatario obsoleti: il cliente ha cambiato indirizzo o regime e non ti ha avvisato. Soluzione: richiedi il tuo certificato aggiornato.
- Utilizzo di CFDI incompatibile con il vostro regime: il sistema lo rifiuta. Soluzione: utilizzare i cataloghi aggiornati e convalidare prima di suonare.
- Fatturazione con importi che non corrispondono al pagamento: se addebiti a rate è necessario il supplemento di pagamento (REP).
- Cancellazione sbagliata: dopo la riforma, la cancellazione di un CFDI richiede la giustificazione del motivo e, in molti casi, l'accettazione del destinatario. Non è così semplice come eliminare.
- Emissione fuori termine: ci sono scadenze per la obliterazione e l'emissione dei supplementi di pagamento. Essere in ritardo crea problemi.
Il complemento di pagamento: il grande dimenticato
Una delle trappole più comuni è ignorare il componente aggiuntivo di pagamento, o REP. La regola è questa: se emetti una fattura come "Pagamento in un'unica soluzione" ma in realtà ti pagheranno più tardi, o se riscuoti a rate, devi emettere un pagamento di tipo CFDI ogni volta che ricevi denaro.
Molte aziende emettono la fattura di deposito e si dimenticano del supplemento al momento della riscossione, lasciando la loro contabilità e quella del cliente incompleta prima del SAT. Un buon sistema ti ricorda – o genera automaticamente – il supplemento quando registri il pagamento, chiudendo il cerchio senza che tu debba ricordarlo.
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Il modo per eliminare gli errori di fatturazione è non fare affidamento sulla memoria o sull'acquisizione manuale. In Aura, la fatturazione CFDI 4.0 è integrata con le tue vendite e il tuo catalogo clienti: quando chiudi una vendita, il CFDI viene generato con i dati già convalidati, con i codici prodotto corretti e con i calcoli dell'IVA eseguiti automaticamente.
Il sistema valida i dati fiscali prima della timbratura, pertanto eventuali errori RFC o codici postali vengono rilevati prima dell'invio della ricevuta, non dopo. E poiché anche gli addebiti risiedono sulla piattaforma, i componenti aggiuntivi di pagamento vengono generati a tempo debito senza che tu debba rincorrerli. La fatturazione smette di essere fonte di stress e multe e diventa un ulteriore passaggio nel flusso di vendita che avviene quasi da sola.
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Cos’è il Certificato di Stato Fiscale e perché lo richiedono?
È il documento SAT che contiene i dati fiscali esatti di una persona o azienda: RFC, nome o ragione sociale, regime e codice postale. Con CFDI 4.0 questi dati devono corrispondere al 100% sulla fattura, motivo per cui lo richiedono. Chiedi ai tuoi clienti una versione aggiornata prima di fatturarli.
Posso annullare un CFDI se ho commesso un errore?
Sì, ma essendo la riforma dell'annullamento è necessario scegliere una motivazione (ad esempio, ricevuta con errori con relazione o senza relazione) e, in diversi casi, il destinatario deve accettare l'annullamento. Non si tratta solo di cancellare. Ecco perché è una buona idea lanciare correttamente la prima volta.
Quando devo emettere un supplemento di pagamento?
Quando emetti una fattura con modalità di pagamento parziale o differito (PPD), cioè quando il pagamento non avviene al momento della fatturazione. Ogni volta che ricevi un pagamento, devi emettere un CFDI di tipo pagamento che lo registri. Se ritiri immediatamente (PUE), non si applica.
Cosa succede se emetto una fattura con dati cliente errati?
Se l'errore è nella RFC, nel nome o nel codice postale, è molto probabile che il timbro verrà rifiutato o che il cliente non sarà in grado di dedurlo e ti chiederà di annullarlo e riemetterlo. La convalida dei dati prima dello squillo, come fa un buon sistema, evita questo avanti e indietro.