Otomatisasi proses: cara berhenti melakukan pekerjaan manual

Apa itu mengotomatiskan suatu proses?

Mengotomatiskan suatu proses adalah mengonfigurasi perangkat lunak untuk hanya menjalankan serangkaian tugas yang Anda lakukan secara manual saat ini, dipicu oleh suatu peristiwa dan mengikuti aturan yang Anda tetapkan. Strukturnya selalu sama: ketika "ini" terjadi, lakukan "itu". Ketika pesanan masuk, faktur dibuat. Jika klien tidak membayar dalam tiga hari, kirimkan pengingat. Ketika persediaan turun di bawah tingkat tertentu, ia melakukan pemesanan ke pemasok.

Kuncinya adalah membedakan antara tugas yang memerlukan penilaian manusia dan tugas yang hanya memerlukan prosedur berikut. Memutuskan strategi penetapan harga untuk bisnis Anda memerlukan orang yang berpikir. Kirim email selamat datang ke setiap klien baru, bukan: ini email yang sama, dengan langkah yang sama, setiap saat. Jenis tugas kedua ini adalah kandidat sempurna untuk otomatisasi, dan biasanya tugas ini menghabiskan sebagian besar waktu tanpa kita sadari.

Bagaimana mengetahui apa yang terbaik bagi Anda untuk diotomatisasi

Tidak semuanya otomatis dan tidak nyaman untuk melakukannya. Kandidat otomatisasi yang baik memenuhi beberapa tanda berikut:

• Ini berulang: Anda melakukannya berkali-kali dalam sehari, minggu atau bulan.
• Ini mengikuti aturan yang jelas: dapat digambarkan sebagai "jika ini terjadi, lakukan itu", tanpa bergantung pada humor atau penilaian.
• Rawan terjadinya human error: pengambilan data, penyalinan angka, hingga lupa tindak lanjutnya. Dimana orang melakukan kesalahan karena lelah.
• Ini tidak memberikan nilai dengan sendirinya: tidak ada yang membayar Anda untuk mengetikkan data yang sama ke dalam tiga sistem; Mereka membayar Anda untuk hasilnya.
• Jatuh karena kelupaan: tindak lanjut yang tidak dilakukan, pengingat yang tidak terkirim, tagihan yang hilang.

Contoh proses yang dapat diotomatisasi oleh hampir semua bisnis

Sederhananya, ini adalah proses umum di mana otomatisasi memberikan hasil dengan cepat, apa pun putarannya:

• Penjualan: kirim tautan pembayaran, konfirmasi pesanan, beri tahu saat kiriman berangkat, dan pulihkan kereta yang ditinggalkan.
• Perhatian: Jawab pertanyaan umum secara instan, tindak lanjuti tiket dan minta peringkat setelah menyelesaikannya.
• Keuangan: membuat faktur saat menutup penjualan, merekonsiliasi pembayaran yang masuk ke bank dan memberitahukan piutang yang telah jatuh tempo.
• Inventaris: susun ulang produk ketika jumlahnya berada di bawah jumlah minimum dan peringatkan akan adanya kekurangan sebelum Anda kehabisan apa pun untuk dijual.
• Pemasaran: kirimkan urutan selamat datang, aktifkan kembali pelanggan yang tidak aktif, dan jadwalkan publikasi tanpa menunggu keputusan.

Bagaimana memulai tanpa merusak apa pun

Kesalahan paling umum adalah ingin mengotomatiskan semuanya sekaligus. Cara yang masuk akal adalah bertahap dan dapat diverifikasi:

• Mulailah dengan satu tugas, tugas yang paling berulang dan membosankan yang pernah Anda pikirkan. Kemenangan cepat lebih meyakinkan daripada rencana besar.
• Otomatiskan dalam mode diawasi terlebih dahulu: biarkan sistem menyiapkan tindakan dan mintalah manusia menyetujuinya, hingga Anda memercayainya.
• Ukur hasilnya: berapa jam yang diberikan kepada Anda, berapa banyak kesalahan yang dihindari. Apa yang diukur ditingkatkan.
• Lepaskan tali pengikatnya: ketika otomatisasi menunjukkan bahwa ia berfungsi dengan baik, biarkan ia berjalan sendiri dan lanjutkan ke yang berikutnya.
• Selalu tinggalkan rem: aturan yang jelas tentang kapan sistem harus berhenti dan memberi tahu seseorang.

Otomatisasi dengan kecerdasan: lompatan Aura

Otomatisasi tradisional mengikuti aturan yang ketat: jika hal ini terjadi, lakukan hal tersebut. Bekerja sangat baik untuk proses yang dapat diprediksi. Namun banyak proses bisnis memiliki nuansa yang tidak tercakup dalam aturan tetap: klien yang menulis berbeda, situasi yang tidak diperkirakan sebelumnya. Di sinilah AI membawa otomatisasi ke tingkat yang lebih jauh, karena AI dapat memahami konteks dan mengambil keputusan, tidak hanya mengikuti skrip.

Aura menggabungkan kedua dunia. Ini memiliki alur otomatis untuk urutan yang jelas (saat ada pesanan masuk, lakukan rangkaian langkah ini) dan agen AI untuk hal-hal yang memerlukan penilaian (memahami percakapan dan merespons dengan baik). Karena semuanya berada dalam sistem yang sama, otomatisasi melintasi departemen tanpa masalah: penjualan memicu faktur, memperbarui inventaris, mendaftarkan pelanggan, dan menjadwalkan tindak lanjutnya, tanpa ada yang memindahkan data apa pun secara manual. Aura Pilot dapat mengoordinasikan sebagian besar operasi tersebut secara mandiri dalam batas yang Anda setujui. Tujuannya sederhana dan jujur: agar tim Anda berhenti melakukan pekerjaan robot dan mendedikasikan diri mereka pada apa yang hanya bisa dilakukan manusia.