Mi is pontosan a banki egyeztetés?
Az egyeztetés ugyanazon történet két változatának összehasonlítását jelenti: azt, amit a könyveiben (a könyvelésében) rögzített, azzal, amit a bank jelent a számlakivonaton. Ideális esetben mindkét verzió ugyanazt mondja. A gyakorlatban szinte soha nem egyeznek meg először, és itt kezdődik a nyomozói munka.
A különbségeknek normális magyarázata van: csekk, amit írt, de a szállító még nem váltotta be, a bank által levont díj, és Ön nem írta le, betét az ügyféltől, aki megérkezett, de még nem foglalta le, vagy kamat. Az egyeztetés ezen eltérések mindegyikének azonosításából áll mindaddig, amíg mindkét egyenleg kiigazítva meg nem egyezik.
Amikor befejezi, bizonyosságot szerez arról, hogy aranyat ér: a pénz, amelyről a rendszer azt mondja, az a pénz, amely valóban létezik a bankban. Enélkül minden döntésed – bérfizetés, készletvásárlás, befektetés – egy olyan számon alapul, amelyet fel lehet emelni.
Miért ez az első védekezés a csalás és a hibák ellen?
Az egyeztetés nem azért papírmunka. Ez a legolcsóbb és leghatékonyabb mechanizmus a problémák észlelésére, mielőtt azok növekednének. Ismétlődő terhelés, soha nem engedélyezett átutalás, egy alkalmazott, aki pénzt utalt át, egy ügyfél, aki azt mondja, hogy fizetett, de a pénz nem érkezett meg – mindez megjelenik, ha soronként összehasonlítja.
- Észlelje a fel nem ismert költségeket: rejtett jutalékokat, ismétlődő költségeket vagy csalárd tranzakciókat, amelyek egyébként észrevétlenek maradnának.
- Győződjön meg arról, hogy az ügyfelek valóban fizettek: akadályozza meg, hogy továbbra is szállítson valakit, aki eladósodott, mert az átutalás soha nem került letétbe.
- Egyensúlyozza kintlévőségeit és tartozásait a valósággal: tudja, mely számlák kerültek már beszedésre, és melyek még függőben.
- Felkészít a SAT-ra és az auditokra: az egyeztetett elszámolás védhető könyvelés.
Hogyan kell csinálni lépésről lépésre (kézi módszer)
A manuális folyamat megértése segít megérteni, hogy az automatizálás miért változtat meg életében. A klasszikus folyamat a következő:
- Állítsa össze a bankszámlakivonatot az időszakra (általában a hónapra) és az ugyanarra az időszakra vonatkozó számviteli nyilvántartását.
- Vegyük a bank végegyenlegét kiindulópontnak.
- Jelölje meg az egyes mozdulatokat, amelyek mindkét oldalon megjelennek: ha a bankban és a könyveiben szerepel, akkor egyeztetve van.
- Azonosítsa a szállítás alatt álló tételeket: beváltás nélkül kiállított csekkeket, tükrözés nélküli befizetéseket, és módosítsa azokat.
- Jegyezze fel a könyveibe, hogy a bank mit számolt fel, és Ön nem rögzítette: jutalékok, kamatok, jutalékok áfája.
- Addig adj hozzá és vonj ki, amíg a korrigált banki egyenleg megegyezik a könyveid korrigált egyenlegével. Ha megfelel, kész. Ha nem, ellenőrizze újra.
A kézzel végzett munka rejtett költsége
Egy kevés művelettel rendelkező vállalkozás számára elfogadható az Excelben történő kézi egyeztetés. De amint több fiókkal, fizetési terminállal, napi SPEI-átutalással és havi több tucat vagy több száz tranzakcióval rendelkezik, a kézi folyamat órákpazarlássá válik. Ami még rosszabb: hajlamos az emberi hibákra. Egy rosszul rögzített számjegy, és a délutánt azzal töltöd, hogy kétszáz peso különbséget keresel.
Sok tulajdonos elhalasztja az egyeztetést "amikor van idő", és ez az idő soha nem jön el. Ennek eredménye a több hónapos késésben lévő könyvelés, és amikor végre átnézik, a hibák már annyira felhalmozódtak, hogy a javításuk sokkal többe kerül.
Hogyan automatizálható a megbékélés az Aurával
A banki egyeztetés lényegében egy adategyeztetési probléma: minden banki tranzakciót a rendszerben lévő megfelelő rekorddal egyeztet. Ez csak az a fajta ismétlődő feladat, amelyet szoftverre kell ruházni.
Az Aurában a pénzügyi és számviteli modul importálja a bankja mozgásait, és automatikusan kereszthivatkozásokat vet rájuk a platformon már meglévő eladásokkal, számlákkal és kiadásokkal. Mivel értékesítései, rendelései és CFDI-számlázása ugyanazon a helyen található, a rendszer felismeri, hogy a 4350 USD letét megegyezik a tegnap kiállított számlával, és önmagában is egyezik vele. Csak a kivételeket ellenőrzi – ami nem jött össze – ahelyett, hogy mindent ellenőrizne.
Ez egy órákból álló feladatot percekké változtat, és még értékesebbet ad: valós idejű megbízható banki egyenleget, nem pedig olyat, amelyet három hónap késéssel fedez fel. Ha a megbékélés automatikus, akkor az már nem olyan feladat, amelyet utálsz, és egy irányítópulttá válik, amellyel konzultálsz.
Hagyd abba a szerszámok ragasztását. Működtesse teljes üzletét az Aurával.
ERP, CRM, értékesítési pont, számlázás, WhatsApp és egyebek – egyetlen rendszerben az Ön számára működő mesterséges intelligencia segítségével. Próbáljon ki 14 napot 14 dollárért.
Indítsa el a próbaidőszakot →Gyakran ismételt kérdések
Milyen gyakran kell egyeztetnem a számláimat?
A minimum havonta egyszer, amikor megérkezik a számlakivonat. Ha nagy a hangerő, a heti vagy akár napi egyeztetés sokkal nagyobb kontrollt ad, és elkapja a problémákat, miközben azokat még könnyű megoldani. Az automatikus egyeztetéssel minden nap megteheti erőfeszítés nélkül.
Mi történik, ha a banki egyenlegem és a könyv egyenlege soha nem jön össze?
Szinte mindig szállítás alatt álló tételről van szó (be nem váltott csekk vagy fel nem jegyzett letét), vagy olyan tranzakcióról van szó, amelyet a bank felszámított, és Ön nem rögzített, például jutalék. Először ellenőrizze ezt a két kategóriát. Ha továbbra sem jön össze, keressen ismétlődő rögzítéseket vagy hibásan írt számjegyeket tartalmazó összegeket.
Kell-e könyvelő az egyeztetéshez?
Nem a megbékélésre, ami az adatok összehasonlítása. A könyvelő azonban segít értelmezni az összetett különbségeket, és gondoskodni arról, hogy a kiigazításokat jól rögzítsék. Ideális esetben a szoftver automatikusan egyeztet, és a könyvelő csak érvényesíti és zárja.
Kötelező a banki egyeztetés a SAT előtt?
A SAT nem kéri az egyeztetés benyújtását, de megköveteli, hogy a könyvelés tükrözze a műveletek valóságát. A jól egyeztetett könyvelés a legjobb védekezés a felülvizsgálat során, mert ez azt mutatja, hogy minden súlyozás támogatott.