बिना प्रयास किए एक्सेल को कैसे छोड़ें और ईआरपी पर माइग्रेट करें

संकेत जो बताते हैं कि आप एक्सेल से आगे निकल गए हैं

एक्सेल एक अद्भुत उपकरण है, लेकिन इसे संपूर्ण व्यवसाय चलाने के लिए नहीं बनाया गया था। यदि आप इनमें से कई संकेतों की पहचान करते हैं, तो आप पहले ही उस बिंदु को पार कर चुके हैं जहां एक्सेल आपकी मदद करता है और आप उस बिंदु पर पहुंच गए हैं जहां यह आपको रोकता है:

• आपके पास एक ही फ़ाइल के कई संस्करण हैं और अब कोई नहीं जानता कि कौन सा अच्छा है।
• केवल एक ही व्यक्ति समझता है कि सूत्र कैसे काम करते हैं, और यदि वह गायब है, तो सब कुछ रुक जाता है।
• आप एक ही डेटा को दिन में कई बार एक फ़ाइल से दूसरी फ़ाइल में कॉपी करते हैं।
• आप कुछ ऐसा बेचते हैं जो आपके पास स्टॉक में नहीं था क्योंकि एक्सेल अपडेट नहीं था।
• एक रिपोर्ट प्राप्त करने में एक साथ काम करने और हाथ से हिसाब लगाने में घंटों लग जाते हैं।
• जब आप कार्यालय में नहीं होते हैं तो आप वास्तविक समय में या अपने सेल फोन से जानकारी नहीं देख सकते हैं।

चरण 1: माइग्रेट करने से पहले अपना डेटा व्यवस्थित करें

नंबर एक गलती अव्यवस्था को स्थानांतरित करना है। यदि आप अपने अराजक एक्सेल को ईआरपी में स्थानांतरित करते हैं, तो आपके पास वही अराजकता होगी लेकिन एक नई प्रणाली में। प्रवास सफ़ाई का उत्तम अवसर है। इस पर समय व्यतीत करें, यही वह हिस्सा है जो सफलता को सबसे अधिक निर्धारित करता है।

• डिबग डुप्लिकेट: एक ही उत्पाद दो नामों से, एक ही ग्राहक तीन बार पंजीकृत।
• प्रारूपों को मानकीकृत करें: सभी तिथियां, कीमतें और कोड समान मानदंडों का पालन करें।
• जो गायब है उसे पूरा करें: SKU, खरीद मूल्य, ग्राहक कर डेटा। एक ईआरपी संपूर्ण डेटा के साथ अच्छी तरह से काम करता है।
• मृतकों को हटाएं: बंद किए गए उत्पाद, ऐसे ग्राहक जिन्होंने वर्षों से खरीदारी नहीं की है। कचरा मत खींचो.

चरण 2: चरणों में माइग्रेट करें, एक साथ नहीं

सोमवार को एक्सेल बंद न करें और मंगलवार को हर चीज़ के साथ ईआरपी चालू न करें। उस अचानक परिवर्तन के कारण लोग घबरा जाते हैं और परियोजना विफल हो जाती है। एक समय में एक मॉड्यूल को तार्किक क्रम में माइग्रेट करें, और आत्मविश्वास हासिल करते हुए थोड़े समय के लिए दोनों को समानांतर में चलाएं।

• चरण 1 - कैटलॉग और इन्वेंट्री: अपने उत्पादों को उनके स्टॉक के साथ अपलोड करें। यह बाकी सभी चीज़ों का आधार है।
• चरण 2 - ग्राहक और आपूर्तिकर्ता: अपनी पहले से ही परिष्कृत निर्देशिका भेजें।
• चरण 3 - बिक्री और बिक्री का स्थान: नई बिक्री को सीधे सिस्टम में रिकॉर्ड करना शुरू करें।
• चरण 4 - बिलिंग और वित्त: सीएफडीआई स्टैम्पिंग और वित्तीय रिपोर्ट को जोड़ता है।
• चरण 5 - एक्सेल को बंद करें: केवल तभी जब ईआरपी पहले से ही स्थिर चल रही हो और टीम को उस पर भरोसा हो।

चरण 3: अपनी टीम को अपने साथ ले जाएं

परिवर्तन का विरोध वास्तविक है. आपके लोग वर्षों से अपने एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं और यह उन्हें सुरक्षा प्रदान करता है। यदि आप उन्हें जहाज पर नहीं लाते हैं, तो वे चुपचाप अपनी फ़ाइलों का उपयोग करते रहेंगे और आपके पास हमेशा के लिए समानांतर में दो प्रणालियाँ होंगी।

• केवल "कैसे" ही नहीं, बल्कि "क्यों" को भी स्पष्ट करें। उन्हें समझने दें कि यह उनकी किस समस्या का समाधान करता है।
• सामान्य उदाहरणों से नहीं, बल्कि उनके वास्तविक कार्यों से प्रशिक्षण लें।
• रोजमर्रा की शंकाओं के लिए आंतरिक संदर्भ के रूप में किसी ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करें जिस पर आप भरोसा करते हैं।
• पहली उपलब्धियों का जश्न मनाएं: पहली रिपोर्ट जो कुछ ही सेकंड में सामने आ गई, त्रुटियों के बिना पहली बिक्री।

आभा इसे कैसे आसान बनाती है

ऑरा केवल उन व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है जो एक्सेल छोड़ रहे हैं, सिस्टम विभाग वाले निगमों के लिए नहीं। आप अपने उत्पादों, ग्राहकों और स्टॉक को अपनी फ़ाइलों से आयात कर सकते हैं, ताकि आप शुरुआत से शुरू न करें: आप वही अपलोड करें जो आपके पास पहले से है।

हम जिस चरणबद्ध माइग्रेशन की अनुशंसा करते हैं वह ऑरा के लिए स्वाभाविक रूप से उपयुक्त है: पहले इन्वेंट्री और कैटलॉग को सक्रिय करें, फिर बिक्री, फिर बिलिंग, जब आप तैयार हों तो प्रत्येक मॉड्यूल को सक्रिय करें। और चूँकि सब कुछ एक ही प्लेटफ़ॉर्म पर रहता है, जैसे ही आप एक प्रक्रिया को स्थानांतरित करते हैं, यह बिना किसी अजीब कॉन्फ़िगरेशन के दूसरों के साथ जुड़ना शुरू कर देता है।

इसके अलावा, 14-दिवसीय परीक्षण के साथ आप प्रतिबद्ध होने से पहले अपने ऑपरेशन के वास्तविक हिस्से का परीक्षण कर सकते हैं: आप अपनी सूची का एक हिस्सा अपलोड करते हैं, कुछ बिक्री रिकॉर्ड करते हैं और खुद देखते हैं कि परिवर्तन इसके लायक है। अब उस फ़ाइल पर निर्भर रहने की आवश्यकता नहीं है जिसे केवल एक ही व्यक्ति समझता है।