अपने व्यवसाय को चरण दर चरण डिजिटल कैसे करें

डिजिटाइज़ करने का वास्तव में क्या मतलब है

डिजिटाइज़िंग का मतलब एक सुंदर पेज या सक्रिय इंस्टाग्राम होना नहीं है। इसका मतलब है कि आपकी व्यावसायिक जानकारी कागज पर, किसी व्यक्ति के दिमाग में या ढीले एक्सेल में रहना बंद कर देती है, और एक ऐसे सिस्टम में चली जाती है जहां सब कुछ जुड़ा हुआ है और कुछ ही सेकंड में परामर्श किया जा सकता है।

लिटमस टेस्ट सरल है: यदि वह व्यक्ति जो "जानता है कि सब कुछ कैसे चल रहा है" कल गायब है, तो क्या आपका व्यवसाय अभी भी चलेगा? यदि उत्तर नहीं है, तो आप अभी तक डिजिटल नहीं हुए हैं, आप किसी की स्मृति पर निर्भर हैं। लक्ष्य यह है कि ज्ञान व्यवस्था में रहे, लोगों में नहीं।

चरण 1: अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं को मैप करें

जो आपको समझ में नहीं आता उसे आप डिजिटाइज़ नहीं कर सकते। कुछ भी खरीदने से पहले, यह चित्रित करें कि आपका व्यवसाय आज कैसे काम करता है, जैसा वह है, उसके उतार-चढ़ाव के साथ। यह मानचित्र हर चीज़ का आधार है।

• बिक्री की पूरी यात्रा लिखें: ग्राहक के आने से लेकर आपके संग्रह करने और वितरित करने तक।
• प्रत्येक चरण को लाल रंग से चिह्नित करें जहां कोई व्यक्ति जानकारी को एक स्थान से दूसरे स्थान पर कॉपी करता है (व्हाट्सएप से एक्सेल तक, एक्सेल से इनवॉइस तक)।
• जहां अनुमोदन की प्रतीक्षा में या डेटा की खोज में समय बर्बाद होता है, वहां पीले रंग से चिह्नित करें।
• उन प्रक्रियाओं की पहचान करें जो एक ही व्यक्ति पर निर्भर करती हैं। वे आपके कमजोर बिंदु हैं.

चरण 2: उस चीज़ से शुरुआत करें जो सबसे अधिक दुख देती है

क्लासिक गलती एक ही बार में सब कुछ डिजिटलीकरण करना चाह रही है। इसका अंत अराजकता और आधी-अधूरी व्यवस्था में होता है जिसका कोई उपयोग नहीं करता। जो रणनीति काम करती है वह एक समय में एक प्रक्रिया शुरू करना है, उस प्रक्रिया से शुरू करना जिसमें आपका सबसे अधिक पैसा या समय खर्च होता है।

एक आदेश जो अधिकांश व्यवसायों के लिए काम करता है:

• इन्वेंटरी और कैटलॉग: जानें कि आपके पास क्या है, कितना है और कहां है। इसके बिना बाकी सब कुछ फीका पड़ जाता है।
• बिक्री और बिक्री का स्थान: प्रत्येक बिक्री को सिस्टम में रिकॉर्ड करें, नोटबुक में नहीं।
• सीएफडीआई बिलिंग: एसएटी के साथ समय (और जुर्माना) बर्बाद करने से रोकने के लिए स्टैम्पिंग को स्वचालित करें।
• ग्राहक (सीआरएम): संपर्क खोना बंद करें और प्रत्येक अवसर का अनुसरण करें।
• संग्रह और वित्त: एक नज़र में देखें कि आप पर कितना बकाया है, आप पर कितना बकाया है और महीना कैसा चल रहा है।

चरण 3: ऐसे उपकरण चुनें जो एक दूसरे से बात करते हों

यहां डिजिटलीकरण की सबसे महंगी गलती है: हर चीज के लिए एक ऐप खरीदना। एक इन्वेंट्री के लिए, एक बिलिंग के लिए, एक सीआरएम के लिए, एक ऑनलाइन स्टोर के लिए। अंत में आपके पास छह सिस्टम होते हैं जो कनेक्ट नहीं होते हैं और आपकी टीम एक से दूसरे में डेटा कॉपी करने में पूरा दिन बिता देती है। यह डिजिटलीकरण नहीं है, यह मैन्युअल काम को बढ़ा रहा है।

सुनहरा नियम: अपने टूल से जानकारी साझा करने को प्राथमिकता दें। जब कोई बिक्री इन्वेंट्री पर छूट देती है, चालान तैयार करती है और बिना किसी की उंगली उठाए वित्तीय रिपोर्ट को अपडेट करती है, तो आप वास्तव में डिजीटल हो जाते हैं।

चरण 4: प्रशिक्षित करें और मापें

यदि आपकी टीम इसका उपयोग नहीं करती तो दुनिया की सर्वश्रेष्ठ तकनीक बेकार है। गोद लेना परियोजना का आधा हिस्सा है। लोगों को न केवल "कैसे" बल्कि "क्यों" भी समझने में समय व्यतीत करें।

• अपने व्यवसाय के वास्तविक मामलों से प्रशिक्षण लें, सामान्य मैनुअल से नहीं।
• शंकाओं का समाधान करने और गोद लेने को बढ़ावा देने के लिए एक आंतरिक व्यक्ति को प्रभारी नियुक्त करें।
• यह जानने के लिए 2 या 3 मेट्रिक्स परिभाषित करें कि क्या यह काम करता है: चालान करने का समय, इन्वेंट्री त्रुटियां, समय पर दर्ज की गई बिक्री।
• समय दे। पहले सप्ताह कठिन हैं; एक महीने के बाद बदलाव ध्यान देने योग्य है।

आभा इसे कैसे सरल बनाती है

ऑरा ढीले उपकरणों की मूल समस्या को हल करता है: छह सिस्टम खरीदने के बजाय, आपके पास 120 से अधिक मॉड्यूल वाला केवल एक सिस्टम है जो एक ही डेटाबेस में सह-अस्तित्व में है। आप आज इन्वेंट्री चालू करते हैं, अगले सप्ताह बिक्री करते हैं, और जब आप तैयार होते हैं तो चालान चालू करते हैं, यह सब पहले दिन से जुड़ा हुआ है।

इसका मतलब है कि आपको कुछ भी एकीकृत करने या कनेक्टर्स के लिए भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है। बिक्री स्थल पर आप जो बिक्री दर्ज करते हैं, वह इन्वेंट्री पर छूट देती है, सीएफडीआई चालान को ट्रिगर करती है और तुरंत आपकी वित्तीय रिपोर्ट में दिखाई देती है। यह उन प्रणालियों को जोड़ने के दर्दनाक हिस्से के बिना डिजिटलीकरण है जो एक-दूसरे से बात करने के लिए नहीं बनाई गई थीं।

और चूंकि यह क्लाउड में है, आपकी जानकारी कंप्यूटर पर या किसी के दिमाग में रहना बंद कर देती है: यह एक सिस्टम में रहती है जिसे आप स्वचालित बैकअप के साथ कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं। आप एक परीक्षण के साथ शुरुआत करते हैं और अपनी गति से आगे बढ़ते हैं।