La comptabilité n’est pas la même chose que les impôts
De nombreux propriétaires confondent « tenue de livres » et « payer des impôts ». Ils sont liés, mais ce ne sont pas les mêmes. La comptabilité est le registre ordonné de tout ce qui entre et sort de votre entreprise : ventes, achats, dépenses, prêts, salaires. Les taxes ne sont qu'une conséquence de cet enregistrement.
Lorsque vous faites une bonne comptabilité, les impôts se calculent presque d’eux-mêmes, car vous disposez déjà de toutes les informations organisées. Quand on ne l'a pas, chaque déclaration devient une course de dernière minute aux factures par courrier, sur WhatsApp et dans les tiroirs. La différence entre les deux scénarios ne réside pas dans le talent comptable : c’est dans l’habitude de tout enregistrer à temps.
Pensez-y comme ceci : la comptabilité est pour vous d'abord (pour savoir comment se porte votre entreprise) et pour le SAT ensuite. Si vous le considérez uniquement comme une obligation fiscale, vous passez à côté de son plus grand avantage, qui est de prendre de meilleures décisions.
Tout d’abord, identifiez votre régime fiscal
Au Mexique, le montant et la manière dont vous déclarez dépendent de votre régime. Vous ne pouvez pas bien faire votre comptabilité sans savoir dans lequel vous vous situez. Les plus courantes pour les PME et les entrepreneurs sont :
- RESICO (Régime de Confiance Simplifié) : taux d'ISR bas sur les revenus, destinés aux particuliers disposant de revenus jusqu'à un certain plafond et aux PME. Très apprécié pour sa simplicité.
- Activité commerciale et professionnelle : pour les particuliers qui déduisent leurs dépenses ; plus flexible dans les déductions mais avec plus d'obligations.
- Régime de droit général (personnes morales) : pour les sociétés constituées en sociétés. Comptabilité électronique complète et plus d'exigences.
- RIF (en disparition, mais certains sont encore en transit) : régime d'incorporation fiscale pour les petits contribuables.
Les documents que OUI ou OUI vous devez conserver
La SAT fonctionne avec les CFDI (factures électroniques). Votre comptabilité est construite sur ces reçus, donc les perdre, c'est perdre votre soutien fiscal. Enregistrez de manière ordonnée et sauvegardée :
- Revenu CFDI : chaque facture que vous émettez à vos clients (le XML, pas seulement le PDF).
- Dépenses CFDI : chaque facture que vos fournisseurs vous remettent pour ce que vous achetez. Sans cela, vous ne pouvez pas déduire.
- Paie CFDI : les quittances timbrées de vos salariés.
- Relevés de compte bancaire : accompagnement pour vos mouvements d'argent.
- Compléments de paiement (REP) : lorsque vous encaissez ou payez en plusieurs fois ou après la date de facture.
La méthode de base : enregistrer, classer, réviser
La comptabilité, dans sa version la plus simple, est un cycle en trois étapes que vous répétez constamment. Vous n'avez pas besoin de maîtriser le double play pour commencer dans l'ordre :
- Enregistrez chaque mouvement au moment où il se produit, et non des mois plus tard. Une vente, une dépense, un paiement : entrez dans le système le jour même.
- Classez chaque mouvement dans une catégorie : ventes, coût des marchandises, revenus, salaires, publicité, services. Les catégories vous indiquent où va votre argent.
- Examinez périodiquement les rapports : compte de résultat (gagné ou perdu), bilan (ce que vous avez et ce que vous devez) et flux de trésorerie (combien d'argent réel est entré et sorti).
Pourquoi tout centraliser en un seul endroit change tout
L'erreur la plus courante des PME est d'avoir des informations dispersées : les ventes d'un côté, les factures par la poste, les dépenses dans un cahier, la banque dans l'application. Quand vient le temps de déclarer ou de découvrir combien vous avez gagné, rassembler tout cela est une torture.
C’est là qu’une plateforme de gestion vous sauve. Chez Aura, la comptabilité ne vit pas en vase clos : elle se nourrit de ce qui se passe déjà dans votre entreprise. Chaque vente que vous enregistrez génère son entrée, chaque facture CFDI que vous émettez est liée, chaque dépense que vous capturez est classée et le module de rapprochement bancaire équilibre automatiquement la banque. Quand arrive la fin du mois, on ne construit pas sa comptabilité de toutes pièces : elle est déjà construite.
Cela signifie que vous pouvez consulter votre compte de résultat en temps réel au lieu d'attendre que le compteur « clôture le mois ». Et lorsque votre comptable arrive, au lieu de tout capturer, examinez et validez simplement. Moins d'heures de capture, moins d'erreurs, moins de stress. La comptabilité cesse d’être le monstre du placard et devient un tableau que l’on consulte pour décider.
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Puis-je faire la comptabilité moi-même ou ai-je besoin d’un comptable ?
Pour l’enregistrement et le contrôle quotidiens, vous pouvez et devez vous impliquer avec un bon système. Pour les déclarations formelles, notamment si vous êtes une personne morale, il est conseillé de les faire valider et signer par un comptable. L’idéal est un modèle mixte : le logiciel organise tout et le comptable ne fait que surveiller et clôturer.
Qu'est-ce que la comptabilité électronique demandée par la SAT ?
C'est l'obligation de conserver vos pièces comptables sous format numérique et, selon votre régime, de les transmettre à la SAT (plan comptable, balance de vérification et politiques si nécessaire). Un système qui génère ces fichiers vous évite le travail manuel de leur assemblage.
Que se passe-t-il si je n'enregistre pas le XML de mes factures de dépenses ?
Vous ne pouvez pas déduire cette dépense. Le PDF ne suffit pas avant le SAT : la preuve valable est le fichier XML. C'est pourquoi un système qui télécharge et enregistre automatiquement votre CFDI depuis le SAT est pratique, afin de ne pas dépendre du fournisseur pour vous l'envoyer.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour ma comptabilité ?
Idéalement tous les jours ou au moins chaque semaine. Plus il est frais, plus il est utile à la prise de décision et plus il est facile à déclarer. Tout laisser jusqu’à la fin du mois ou à la date de dépôt est une recette pour le chaos.