Kuinka poistua Excelistä ja siirtyä ERP:hen ilman, että yrität kuolla

Merkkejä siitä, että olet kasvanut Excelistä yli

Excel on loistava työkalu, mutta sitä ei tehty koko yrityksen pyörittämiseen. Jos samaistut useisiin näistä merkeistä, olet jo ohittanut pisteen, jossa Excel auttaa sinua, ja olet saavuttanut pisteen, jossa se pysäyttää sinut:

• Sinulla on useita versioita samasta tiedostosta, eikä kukaan enää tiedä, mikä niistä on hyvä.
• Vain yksi ihminen ymmärtää kuinka kaavat toimivat, ja jos hän puuttuu, kaikki pysähtyy.
• Kopioit samat tiedot tiedostosta toiseen useita kertoja päivässä.
• Myyt jotain, jota sinulla ei ollut varastossa, koska Exceliä ei ole päivitetty.
• Raportin saaminen vaatii tunteja kokoamista ja käsin neliöimistä.
• Et voi nähdä tietoja reaaliajassa tai matkapuhelimellasi, kun et ole toimistossa.

Vaihe 1: järjestä tietosi ENNEN siirtoa

Virhe numero yksi on sotkun siirtyminen. Jos siirrät kaoottiset Excelit sellaisenaan ERP:hen, sinulla on sama kaaos, mutta uudessa järjestelmässä. Muuttoliike on täydellinen tilaisuus siivota. Vietä aikaa tähän, se on menestyksen ratkaiseva osa.

• Virheenkorjauskopiot: sama tuote kahdella nimellä, sama asiakas rekisteröitynyt kolme kertaa.
• Standardoi muodot: kaikki päivämäärät, hinnat ja koodit noudattavat samoja kriteerejä.
• Täydennä, mitä puuttuu: SKU:t, ostohinnat, asiakkaiden verotiedot. ERP toimii hyvin täydellisillä tiedoilla.
• Eliminoi kuolleet: lopetetut tuotteet, asiakkaat, jotka eivät ole ostaneet vuosiin. Älä vedä roskia.

Vaihe 2: Siirrä vaiheittain, ei kaikkia kerralla

Älä sammuta Exceliä maanantaina ja laita ERP päälle kaiken kanssa tiistaina. Tämä äkillinen muutos aiheuttaa paniikkia ja hankkeen epäonnistumisen. Siirrä yksi moduuli kerrallaan loogisessa järjestyksessä ja käytä molempia rinnakkain lyhyen aikaa samalla, kun saat itsevarmuutta.

• Vaihe 1 — Luettelo ja varasto: lataa tuotteesi varastoineen. Se on kaiken muun perusta.
• Vaihe 2 – Asiakkaat ja toimittajat: lähetä jo tarkennettu hakemistosi.
• Vaihe 3 — Myynti ja myyntipiste: aloita uuden myynnin kirjaaminen suoraan järjestelmään.
• Vaihe 4 — Laskutus ja talous: yhdistää CFDI-leimauksen ja talousraportit.
• Vaihe 5 – Sammuta Excel: vain, kun ERP on jo vakaa ja tiimi luottaa siihen.

Vaihe 3: Ota tiimisi mukaan

Muutoksen vastustus on todellista. Ihmiset ovat käyttäneet Exceliä vuosia ja se antaa heille turvaa. Jos et saa niitä laivaan, he jatkavat tiedostojensa käyttöä ovelalla ja sinulla on kaksi järjestelmää rinnakkain ikuisesti.

• Selitä "miksi", ei vain "miten". Anna heidän ymmärtää, minkä ongelman se ratkaisee heille.
• Harjoittele heidän todellisilla tehtävillään, ei yleisillä esimerkeillä.
• Nimeä joku, johon luotat, sisäiseksi referenssiksi päivittäisiin epäilyihin.
• Juhli ensimmäisiä saavutuksia: ensimmäinen raportti, joka ilmestyi sekunneissa, ensimmäinen myynti ilman virheitä.

Kuinka Aura tekee siitä helppoa

Aura on suunniteltu vain Excelistä lähteville yrityksille, ei yrityksille, joilla on järjestelmäosasto. Voit tuoda tuotteesi, asiakkaasi ja varastosi omista tiedostoistasi, joten et aloita tyhjästä: lataat sen, mitä sinulla jo on.

Suosittelemamme vaiheittainen siirto sopii luonnollisesti Aura-tapaan: aktivoi ensin varasto ja luettelo, sitten myynti, sitten laskutus, jokainen moduuli, kun olet valmis. Ja koska kaikki elää samalla alustalla, heti kun siirrät prosessin, se alkaa muodostaa yhteyttä muihin ilman outoja kokoonpanoja.

Lisäksi 14 päivän kokeilujaksolla voit testata todellista osaa toimintaasi ennen sitoutumista: lataat osan luettelostasi, tallennat myyntiä ja katsot itse, että muutos kannattaa. Ei enää riippuvainen tiedostosta, jonka vain yksi henkilö ymmärtää.