Τι είναι ο τηλεφωνικός διακόπτης και η IP τηλεφωνία;

Τι είναι ο τηλεφωνικός διακόπτης;

Ένας τηλεφωνικός διακόπτης — τεχνικά γνωστός ως PBX, για Private Branch Exchange — είναι το σύστημα που διαχειρίζεται και κατευθύνει τις κλήσεις εντός μιας εταιρείας. Είναι το «κεντρικό» που αποφασίζει πού θα πάει κάθε κλήση: λαμβάνει αυτές που εισέρχονται, τις διανέμει μεταξύ των επεκτάσεων ή των τμημάτων και επιτρέπει την πραγματοποίηση κλήσεων στο εξωτερικό με κοινή χρήση του ίδιου συνόλου γραμμών.

Χωρίς διακόπτη, κάθε τηλέφωνο θα χρειαζόταν τη δική του εξωτερική γραμμή και δεν θα υπήρχε τρόπος να μεταφέρετε κλήσεις ή να έχετε έναν μόνο αριθμό επαφής. Ο διακόπτης είναι αυτό που επιτρέπει σε μια εταιρεία με είκοσι υπαλλήλους να λειτουργεί με έναν μόνο κύριο αριθμό και να διανέμει τις κλήσεις με τάξη.

Τι είναι η IP τηλεφωνία;

Η τηλεφωνία IP—ονομάζεται επίσης VoIP, για Voice over IP—είναι η τεχνολογία που μεταδίδει φωνητικές κλήσεις μέσω Διαδικτύου αντί για παραδοσιακές χάλκινες τηλεφωνικές γραμμές. Με απλά λόγια, μετατρέπει τη φωνή σας σε δεδομένα και τη στέλνει μέσω του ίδιου δικτύου που χρησιμοποιείτε για την περιήγησή σας.

Αυτό άλλαξε τους κανόνες του παιχνιδιού. Παλαιότερα, ένας διακόπτης ήταν ένα ακριβό φυσικό κουτί εγκατεστημένο στα γραφεία, με καλώδια παντού και έναν τεχνικό συντήρησης. Με την τηλεφωνία IP, ο διακόπτης μπορεί να λειτουργεί στο cloud: δεν υπάρχει υλικό για αγορά, διαμορφώνεται από μια οθόνη και η ομάδα σας μπορεί να απαντά στις κλήσεις από φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο, όπου κι αν βρίσκεται.

Τα πλεονεκτήματα της τηλεφωνίας IP έναντι της παραδοσιακής τηλεφωνίας είναι σαφή:

• Κοστίζει πολύ λιγότερο, ειδικά για υπεραστικές κλήσεις.
• Δεν απαιτείται ειδικό υλικό ή καλωδίωση.
• Η ομάδα σας μπορεί να απαντά σε κλήσεις από οπουδήποτε με το διαδίκτυο.
• Ενσωματώνεται με το CRM και τα επιχειρηματικά σας συστήματα.
• Εύκολη κλιμάκωση: Η προσθήκη επέκτασης είναι ένα κλικ, όχι μια εργασία.

Τι είναι το IVR και πώς λειτουργεί;

Το IVR—Interactive Voice Response—είναι αυτό το φωνητικό μενού που σας καλωσορίζει όταν καλείτε μια εταιρεία: "καλέστε 1 για πωλήσεις, 2 για υποστήριξη." Η λειτουργία του είναι να κατευθύνει αυτόματα κάθε κλήση στο σωστό τμήμα ή άτομο χωρίς να χρειάζεται κάποιος να απαντήσει και να μεταφέρει.

Ένα καλά διαμορφωμένο IVR σημαίνει ότι καμία κλήση δεν χάνεται και ο πελάτης προσεγγίζει κάποιον που μπορεί να τον βοηθήσει γρήγορα. Μπορεί να παρέχει βασικές πληροφορίες (χρονοδιαγράμματα, οδηγίες), κλήσεις στην ουρά, προσφορές επανάκλησης, ακόμη και διαδρομή με βάση το χρονοδιάγραμμα. Στα σύγχρονα συστήματα, το IVR μπορεί ακόμη και να καταλάβει τι λέει ο πελάτης και να ανταποκριθεί με τεχνητή νοημοσύνη, όχι μόνο με τονικά μενού.

Γιατί έχει σημασία για την επιχείρησή σας;

Η τηλεφωνία είναι συνήθως η πρώτη πραγματική επαφή μεταξύ ενός πελάτη και της επιχείρησής σας και μια αναπάντητη ή ανεπαρκής απάντηση είναι μια πώληση που καταργείται. Ένας διακόπτης cloud σάς προσφέρει τα εξής πλεονεκτήματα:

• Ένας μοναδικός επαγγελματικός αριθμός με επεκτάσεις ανά περιοχή.
• Καμία κλήση δεν χάνεται: ουρές, γραμματοκιβώτιο και επανάκληση.
• Αναφορές για το πόσες κλήσεις εισέρχονται, απαντώνται και χάνονται.
• Καταγραφή κλήσεων για ποιότητα και εκπαίδευση.
• Προσοχή από οπουδήποτε, ιδανικό για απομακρυσμένες ομάδες.

Πώς το λύνει η Αύρα

Το Aura περιλαμβάνει έναν τηλεφωνικό διακόπτη cloud με τηλεφωνία IP ενσωματωμένη στην ίδια πλατφόρμα όπου ζουν το CRM και τα εισερχόμενά σας. Αυτό σημαίνει ότι όταν έρχεται μια κλήση, η Aura γνωρίζει ήδη ποιος είναι ο πελάτης, δείχνει το ιστορικό του και καταγράφει τη συνομιλία μαζί με τις υπόλοιπες αλληλεπιδράσεις τους μέσω WhatsApp, email ή δικτύων.

Μπορείτε να ρυθμίσετε το IVR σας με μενού και επεκτάσεις χωρίς να αγγίξετε ούτε ένα καλώδιο, να απαντήσετε από τον υπολογιστή ή το κινητό σας τηλέφωνο, να ηχογραφήσετε κλήσεις και να δείτε αναφορές όλης της τηλεφωνικής κίνησης. Και επειδή η τεχνητή νοημοσύνη της Aura βρίσκεται στο παρασκήνιο, μπορεί να μεταγράψει κλήσεις, να συνοψίσει όσα συζητήθηκαν και να δημιουργήσει αυτόματα εργασίες παρακολούθησης. Η τηλεφωνία παύει να είναι νησί και γίνεται απλώς ένα ακόμα μέρος του αρχείου του πελάτη.