Η λογιστική δεν είναι το ίδιο με τους φόρους
Πολλοί ιδιοκτήτες μπερδεύουν την « τήρηση βιβλίων» με την «πληρωμή φόρων». Είναι συγγενείς, αλλά δεν είναι το ίδιο. Η λογιστική είναι η τακτική καταγραφή όλων όσων εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας: πωλήσεις, αγορές, έξοδα, δάνεια, μισθοί. Οι φόροι είναι απλώς συνέπεια αυτής της εγγραφής.
Όταν κάνεις καλά λογιστικά, οι φόροι υπολογίζονται σχεδόν μόνοι τους, γιατί έχεις ήδη οργανώσει όλες τις πληροφορίες. Όταν δεν το έχετε, κάθε δήλωση γίνεται αγώνας της τελευταίας στιγμής που αναζητά τιμολόγια στο ταχυδρομείο, στο WhatsApp και στα συρτάρια. Η διαφορά μεταξύ των δύο σεναρίων δεν είναι το λογιστικό ταλέντο: είναι η συνήθεια να καταγράφονται τα πάντα στην ώρα τους.
Σκεφτείτε το ως εξής: η λογιστική είναι πρώτα για εσάς (για να γνωρίζετε πώς πάει η επιχείρησή σας) και δεύτερον για το SAT. Αν το βλέπεις μόνο ως φορολογική υποχρέωση, χάνεις το μεγαλύτερο όφελος, που είναι η λήψη καλύτερων αποφάσεων.
Πρώτα, προσδιορίστε το φορολογικό σας καθεστώς
Στο Μεξικό, το πόσο και το πώς δηλώνεις εξαρτάται από το καθεστώς σου. Δεν μπορείτε να κάνετε καλά τη λογιστική σας χωρίς να γνωρίζετε σε ποιον βρίσκεστε. Τα πιο συνηθισμένα για τις ΜΜΕ και τους επιχειρηματίες είναι:
- RESICO (Simplified Trust Regime): χαμηλά ποσοστά ISR στο εισόδημα, σχεδιασμένα για άτομα με εισόδημα μέχρι ένα ορισμένο όριο και για ΜΜΕ. Πολύ δημοφιλές για την απλότητά του.
- Επιχειρηματική και Επαγγελματική Δραστηριότητα: για άτομα που αφαιρούν έξοδα. πιο ευέλικτο στις εκπτώσεις αλλά με περισσότερες υποχρεώσεις.
- Καθεστώς Γενικού Δικαίου (νομικά πρόσωπα): για εταιρείες που έχουν συσταθεί ως εταιρείες. Πλήρης ηλεκτρονική λογιστική και περισσότερες απαιτήσεις.
- RIF (σε εξαφάνιση, αλλά μερικά είναι ακόμα σε διαμετακόμιση): καθεστώς φορολογικής ενσωμάτωσης για τους μικρούς φορολογούμενους.
Τα έγγραφα που ΝΑΙ ή ΝΑΙ πρέπει να κρατήσετε
Το SAT λειτουργεί με CFDI (ηλεκτρονικά τιμολόγια). Η λογιστική σας βασίζεται σε αυτές τις αποδείξεις, επομένως η απώλεια τους σημαίνει ότι χάνετε τη φορολογική σας υποστήριξη. Αποθήκευση με τακτικό και εφεδρικό τρόπο:
- CFDI εσόδων: κάθε τιμολόγιο που εκδίδετε στους πελάτες σας (το XML, όχι μόνο το PDF).
- Έξοδα CFDI: κάθε τιμολόγιο που σας δίνουν οι προμηθευτές σας για αυτό που αγοράζετε. Χωρίς αυτό, δεν μπορείτε να συμπεράνετε.
- Μισθοδοσία CFDI: οι σφραγισμένες αποδείξεις των υπαλλήλων σας.
- Κατάσταση τραπεζικών λογαριασμών: υποστήριξη για τις κινήσεις των χρημάτων σας.
- Συμπληρώματα πληρωμής (REP): όταν εισπράττετε ή πληρώνετε σε δόσεις ή μετά την ημερομηνία του τιμολογίου.
Η βασική μέθοδος: καταγραφή, ταξινόμηση, αναθεώρηση
Η λογιστική, στην απλούστερη εκδοχή της, είναι ένας κύκλος τριών βημάτων που επαναλαμβάνετε συνεχώς. Δεν χρειάζεται να κυριαρχήσετε στο double play για να ξεκινήσετε με τη σειρά:
- Καταγράψτε κάθε κίνηση όταν συμβαίνει, όχι μήνες αργότερα. Μια πώληση, μια δαπάνη, μια πληρωμή: μπείτε στο σύστημα την ίδια μέρα.
- Ταξινομήστε κάθε κίνηση σε μια κατηγορία: πωλήσεις, κόστος εμπορευμάτων, εισόδημα, μισθοί, διαφημίσεις, υπηρεσίες. Οι κατηγορίες είναι αυτές που σας λένε πού πηγαίνουν τα χρήματά σας.
- Εξετάζετε περιοδικά τις αναφορές: κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων (κερδισμένοι ή χαμένοι), ισολογισμός (τι έχετε και τι οφείλετε) και ταμειακές ροές (πόσα πραγματικά χρήματα μπήκαν και βγήκαν).
Γιατί η συγκέντρωση των πάντων σε ένα μέρος αλλάζει τα πάντα
Το πιο συνηθισμένο λάθος των ΜΜΕ είναι να έχουν διάσπαρτες πληροφορίες: πωλήσεις στη μία πλευρά, τιμολόγια στο ταχυδρομείο, έξοδα σε σημειωματάριο, τράπεζα στην εφαρμογή. Όταν έρθει η ώρα να δηλώσετε ή να μάθετε πόσα κερδίσατε, το να συνδυάσετε όλα αυτά είναι βασανιστήριο.
Εδώ σας σώζει μια πλατφόρμα διαχείρισης. Στην Aura, η λογιστική δεν ζει μεμονωμένα: τρέφεται από ό,τι ήδη συμβαίνει στην επιχείρησή σας. Κάθε πώληση που καταγράφετε δημιουργεί την καταχώρισή της, κάθε τιμολόγιο CFDI που εκδίδετε συνδέεται, κάθε δαπάνη που καταγράφετε ταξινομείται και η ενότητα τραπεζικής συμφωνίας ισορροπεί αυτόματα την τράπεζα. Όταν έρθει το τέλος του μήνα, δεν φτιάχνεις τη λογιστική σου από την αρχή: είναι ήδη κατασκευασμένη.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δείτε την κατάσταση εισοδήματός σας σε πραγματικό χρόνο αντί να περιμένετε να "κλείσει ο μήνας" ο μετρητής. Και όταν μπει ο λογιστής σας, αντί να καταγράψετε τα πάντα, απλώς ελέγξτε και επικυρώστε. Λιγότερες ώρες λήψης, λιγότερα λάθη, λιγότερο άγχος. Η λογιστική παύει να είναι το τέρας της ντουλάπας και γίνεται ένας πίνακας που συμβουλεύεσαι για να αποφασίσεις.
Σταματήστε να κολλάτε εργαλεία. Λειτουργήστε ολόκληρη την επιχείρησή σας με την Aura.
ERP, CRM, σημείο πώλησης, τιμολόγηση, WhatsApp και πολλά άλλα — σε ένα ενιαίο σύστημα με AI που λειτουργεί για εσάς. Δοκιμάστε 14 ημέρες για 14 $.
Ξεκινήστε τη δοκιμή σας →Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να κάνω τη λογιστική μόνος μου ή χρειάζομαι λογιστή;
Για την καθημερινή εγγραφή και τον έλεγχο, μπορείτε και πρέπει να εμπλακείτε με ένα καλό σύστημα. Για επίσημες δηλώσεις, ειδικά αν είστε νομικό πρόσωπο, καλό είναι να έχετε έναν λογιστή να τις επικυρώσει και να τις υπογράψει. Το ιδανικό είναι ένα μικτό μοντέλο: το λογισμικό οργανώνει τα πάντα και ο λογιστής μόνο παρακολουθεί και κλείνει.
Τι ζητάει η ηλεκτρονική λογιστική από το ΣΑΤ;
Είναι υποχρέωση να διατηρείτε τα λογιστικά σας αρχεία σε ψηφιακή μορφή και, ανάλογα με το καθεστώς σας, να τα στέλνετε στο SAT (λογιστικό σχέδιο, δοκιμαστικό υπόλοιπο και πολιτικές όταν απαιτείται). Ένα σύστημα που δημιουργεί αυτά τα αρχεία σάς εξοικονομεί τη χειρωνακτική εργασία της συναρμολόγησης τους.
Τι θα συμβεί αν δεν αποθηκεύσω το XML των τιμολογίων εξόδων μου;
Δεν μπορείτε να αφαιρέσετε αυτό το κόστος. Το PDF δεν είναι αρκετό πριν από το SAT: η έγκυρη απόδειξη είναι το αρχείο XML. Γι' αυτό είναι βολικό ένα σύστημα που κατεβάζει αυτόματα και αποθηκεύει το CFDI σας από το SAT, ώστε να μην εξαρτάται από τον πάροχο για να σας το στείλει.
Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώνω τη λογιστική μου;
Ιδανικά κάθε μέρα ή τουλάχιστον κάθε εβδομάδα. Όσο πιο φρέσκο είναι, τόσο πιο χρήσιμο είναι για τη λήψη αποφάσεων και τόσο πιο εύκολο είναι να δηλωθεί. Το να αφήνεις τα πάντα μέχρι το τέλος του μήνα ή την ημερομηνία κατάθεσης είναι συνταγή χάους.