Πώς να τιμολογήσετε (CFDI 4.0) χωρίς λάθη ή πρόστιμα από το SAT

Τι άλλαξε με το CFDI 4.0

Το CFDI 4.0 είναι η τρέχουσα έκδοση του ηλεκτρονικού τιμολογίου στο Μεξικό και η μεγάλη του διαφορά σε σχέση με τις προηγούμενες εκδόσεις είναι η απαίτηση να ταιριάζουν τα δεδομένα του αποστολέα και του παραλήπτη 100% με αυτά που έχει καταχωρίσει το SAT. Το "Περισσότερο ή λιγότερο" δεν αρκεί πλέον: το όνομα ή το όνομα της εταιρείας, το RFC και ο ταχυδρομικός κώδικας της φορολογικής διεύθυνσης πρέπει να είναι πανομοιότυποι με το Πιστοποιητικό Φορολογικής Κατάστασης.

Αυτό ακούγεται αυστηρό, και είναι, αλλά έχει μια λογική: μείωση της φοροδιαφυγής και των απόκρυφων τιμολογίων. Η παρενέργεια είναι αυτό το μικρό λάθος - μια επιπλέον προφορά, "S.A. de C.V." λείπει ή λείπει, ένας παλιός ταχυδρομικός κώδικας—αναγκάζει τη σφραγίδα να απορριφθεί ή το τιμολόγιο να πάει στραβά. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι πλέον τόσο σημαντικό να ζητάτε από τον πελάτη το ενημερωμένο Αποδεικτικό Φορολογικής Κατάστασης πριν τον τιμολογήσετε.

Τα δεδομένα που δεν μπορούν να αποτύχουν

Ένα έγκυρο CFDI 4.0 εξαρτάται από το ότι αυτά τα πεδία είναι τέλεια. Αξίζουν να τα γνωρίζετε ακόμα κι αν το σύστημά σας τα συμπληρώνει για εσάς:

• RFC δέκτη: ακριβής, χωρίς κενά ή σφάλματα. Πρέπει να υπάρχει και να είναι ενεργό.
• Επωνυμία ή επωνυμία εταιρείας: πανομοιότυπο με το πιστοποιητικό, με κεφαλαία γράμματα και χωρίς εταιρικό καθεστώς, εάν το πιστοποιητικό δεν το περιλαμβάνει.
• Ταχυδρομικός κώδικας της φορολογικής διεύθυνσης του παραλήπτη: είναι του παραλήπτη, όχι δικός σας και πρέπει να ταιριάζει με το πιστοποιητικό σας.
• Φορολογικό καθεστώς του παραλήπτη: το SAT επικυρώνει ότι είναι συμβατό με τη δηλωμένη χρήση CFDI.
• Χρήση του CFDI: για ποιο σκοπό θα χρησιμοποιήσει ο πελάτης το τιμολόγιο (γενικά έξοδα, απόκτηση εμπορευμάτων κ.λπ.). Πρέπει να είναι συνεπής με το σχήμα σας.
• Κλειδί προϊόντος ή υπηρεσίας και κλειδί μονάδας: Κατάλογοι SAT που περιγράφουν τι πουλάτε.

Τα πιο συνηθισμένα λάθη (και πώς να τα αποφύγετε)

Τα περισσότερα προβλήματα τιμολόγησης δεν είναι σπάνιες περιπτώσεις: είναι τα ίδια λάθη που επαναλαμβάνονται. Η γνώση τους σε γλιτώνει από πονοκεφάλους:

• Παλιά δεδομένα παραλήπτη: ο πελάτης άλλαξε διεύθυνση ή καθεστώς και δεν σας ειδοποίησε. Λύση: ζητήστε το ενημερωμένο πιστοποιητικό σας.
• Χρήση CFDI ασυμβίβαστη με το καθεστώς σας: το σύστημα το απορρίπτει. Λύση: χρησιμοποιήστε ενημερωμένους καταλόγους και επικυρώστε πριν καλέσετε.
• Τιμολόγηση με ποσά που δεν αντιστοιχούν στην πληρωμή: εάν χρεώνετε σε δόσεις, χρειάζεστε το συμπλήρωμα πληρωμής (REP).
• Λανθασμένη ακύρωση: μετά τη μεταρρύθμιση, η ακύρωση ενός CFDI απαιτεί αιτιολόγηση του λόγου και, σε πολλές περιπτώσεις, την αποδοχή του παραλήπτη. Δεν είναι τόσο απλό όσο η διαγραφή.
• Έκδοση εκτός χρόνου: υπάρχουν προθεσμίες για τη σφράγιση και την έκδοση συμπληρωμάτων πληρωμής. Η καθυστέρηση δημιουργεί προβλήματα.

Το συμπλήρωμα πληρωμής: το μεγάλο ξεχασμένο

Μία από τις πιο συνηθισμένες παγίδες είναι η παράβλεψη του πρόσθετου πληρωμής ή REP. Ο κανόνας είναι ο εξής: εάν εκδώσετε ένα τιμολόγιο ως "Πληρωμή εφάπαξ" αλλά στην πραγματικότητα πρόκειται να σας πληρώσουν αργότερα ή εάν εισπράξετε σε δόσεις, πρέπει να εκδίδετε έναν τύπο πληρωμής CFDI κάθε φορά που λαμβάνετε χρήματα.

Πολλές επιχειρήσεις εκδίδουν το τιμολόγιο κατάθεσης και ξεχνούν το συμπλήρωμα όταν τελικά εισπράττουν, και αυτό αφήνει ελλιπή τη λογιστική τους και του πελάτη τους πριν από το SAT. Ένα καλό σύστημα σας υπενθυμίζει —ή δημιουργεί αυτόματα— το συμπλήρωμα κατά την εγγραφή της πληρωμής, κλείνοντας τον κύκλο χωρίς να χρειάζεται να το θυμάστε.

Ο λογαριασμός χωρίς φόβο με την Αύρα

Ο τρόπος για να εξαλειφθούν τα σφάλματα χρέωσης είναι να μην βασίζεστε στη μνήμη ή στη χειροκίνητη λήψη. Στο Aura, η χρέωση CFDI 4.0 είναι ενσωματωμένη με τις πωλήσεις σας και τον κατάλογο πελατών σας: όταν κλείνετε μια πώληση, το CFDI δημιουργείται με τα δεδομένα που έχουν ήδη επικυρωθεί, με τα σωστά κλειδιά προϊόντος και με τους υπολογισμούς ΦΠΑ που γίνονται αυτόματα.

Το σύστημα επικυρώνει τα φορολογικά δεδομένα πριν από τη σφράγιση, επομένως τα σφάλματα RFC ή ταχυδρομικού κώδικα εντοπίζονται πριν από την αποστολή της απόδειξης και όχι μετά. Και δεδομένου ότι οι χρεώσεις ισχύουν επίσης στην πλατφόρμα, τα πρόσθετα πληρωμής δημιουργούνται σε εύθετο χρόνο χωρίς να χρειάζεται να τα κυνηγήσετε. Η τιμολόγηση παύει να αποτελεί πηγή άγχους και προστίμων και γίνεται ένα ακόμη βήμα στη ροή των πωλήσεων που συμβαίνει σχεδόν από μόνη της.