Was ist ein Bankabgleich und wie kann er automatisiert werden?

Was genau ist eine Bankabstimmung?

Beim Abgleich werden zwei Versionen derselben Geschichte verglichen: das, was Sie in Ihren Büchern (Ihrer Buchhaltung) erfasst haben, mit dem, was die Bank auf Ihrem Kontoauszug meldet. Im Idealfall sagen beide Versionen dasselbe. In der Praxis stimmen sie beim ersten Mal fast nie überein, und hier beginnt die Detektivarbeit.

Für die Unterschiede gibt es ganz normale Erklärungen: ein Scheck, den Sie ausgestellt, aber vom Lieferanten noch nicht eingelöst wurden, eine Gebühr, die die Bank abgezogen hat und die Sie nicht abgeschrieben haben, eine Anzahlung eines Kunden, die zwar eingetroffen ist, die Sie aber noch nicht eingelöst haben, oder verdiente Zinsen. Der Abgleich besteht darin, jede dieser Differenzen zu identifizieren, bis beide bereinigten Salden identisch sind.

Wenn Sie fertig sind, haben Sie eine Gewissheit, die Gold wert ist: Das Geld, von dem Ihr System sagt, dass es sich tatsächlich um das Geld auf der Bank handelt. Ohne dies basiert jede Entscheidung, die Sie treffen – Gehaltsabrechnung, Kauf von Lagerbeständen, Investition – auf einer Zahl, die überhöht sein könnte.

Warum es die erste Verteidigung gegen Betrug und Fehler ist

Eine Schlichtung ist kein bloßer Papierkram. Es ist der kostengünstigste und effektivste Mechanismus, um Probleme zu erkennen, bevor sie sich ausbreiten. Eine doppelte Belastung, eine Überweisung, die Sie nie autorisiert haben, ein Mitarbeiter, der Gelder umgeleitet hat, ein Kunde, der angibt, dass er bezahlt hat, das Geld aber nie angekommen ist – all das zeigt sich, wenn Sie Zeile für Zeile vergleichen.

• Erkennen Sie nicht erkannte Gebühren: versteckte Provisionen, doppelte Gebühren oder betrügerische Transaktionen, die andernfalls unbemerkt bleiben würden.
• Bestätigen Sie, dass die Kunden tatsächlich bezahlt haben: Verhindern Sie, dass Sie jemanden weiterhin beliefern, der verschuldet war, weil seine Überweisung nie eingezahlt wurde.
• Gleichen Sie Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten mit der Realität ab: Sie wissen, welche Rechnungen bereits eingezogen sind und welche noch ausstehen.
• Es bereitet Sie auf den SAT und auf Prüfungen vor: Eine abgestimmte Buchhaltung ist eine vertretbare Buchhaltung.

Wie es Schritt für Schritt geht (die manuelle Methode)

Das Verständnis des manuellen Prozesses hilft Ihnen zu verstehen, warum seine Automatisierung lebensverändernd ist. Der klassische Ablauf sieht so aus:

• Stellen Sie den Kontoauszug für den Zeitraum (normalerweise den Monat) und Ihre Buchhaltungsunterlagen für denselben Zeitraum zusammen.
• Nehmen Sie den Endsaldo der Bank als Ausgangspunkt.
• Markieren Sie jede Bewegung, die auf beiden Seiten erscheint: Wenn sie in der Bank und in Ihren Büchern ist, wird sie abgeglichen.
• Identifizieren Sie unterwegs befindliche Posten: Schecks, die ohne Einlösung ausgestellt wurden, Einzahlungen, die ohne Rückbuchung getätigt wurden, und korrigieren Sie sie.
• Tragen Sie in Ihren Büchern ein, was die Bank berechnet hat und was Sie nicht vermerkt haben: Provisionen, Zinsen, Mehrwertsteuer auf Provisionen.
• Addieren und subtrahieren Sie, bis der angepasste Banksaldo dem angepassten Saldo in Ihren Büchern entspricht. Wenn es passt, sind Sie fertig. Wenn nicht, überprüfen Sie es erneut.

Die versteckten Kosten, wenn man es von Hand macht

Für ein Unternehmen mit wenigen Betriebsabläufen ist ein manueller Abgleich in Excel vertretbar. Sobald Sie jedoch über mehrere Konten, ein Zahlungsterminal, tägliche SPEI-Überweisungen und Dutzende oder Hunderte von Transaktionen pro Monat verfügen, wird der manuelle Prozess zur Zeitverschwendung. Schlimmer noch: Es ist anfällig für menschliches Versagen. Eine schlecht erfasste Ziffer und Sie verbringen den Nachmittag damit, nach der Differenz von zweihundert Pesos zu suchen.

Viele Eigentümer schieben die Schlichtung auf, „wenn es Zeit dafür ist“, und diese Zeit kommt nie. Das Ergebnis ist eine Buchhaltung, die um Monate hinter dem Zeitplan zurückbleibt, und bei der endgültigen Durchsicht sind die Fehler bereits so stark angehäuft, dass die Behebung viel mehr kostet.

So automatisieren Sie den Abgleich mit Aura

Bei der Bankabstimmung handelt es sich im Kern um ein Datenabgleichsproblem: den Abgleich jeder Banktransaktion mit dem entsprechenden Datensatz in Ihrem System. Das ist genau die Art von sich wiederholenden Aufgaben, die Sie an Software delegieren sollten.

In Aura importiert das Finanz- und Buchhaltungsmodul die Bewegungen Ihrer Bank und gleicht sie automatisch mit den Verkäufen, Rechnungen und Ausgaben ab, die bereits auf der Plattform vorhanden sind. Da sich Ihre Verkäufe, Ihre Bestellungen und Ihre CFDI-Abrechnung am selben Ort befinden, kann das System erkennen, dass die Anzahlung in Höhe von 4.350 $ mit der Rechnung übereinstimmt, die Sie gestern ausgestellt haben, und gleicht diese automatisch ab. Sie überprüfen nur die Ausnahmen – also das, was nicht zusammenpasste –, anstatt alles zu überprüfen.

Dadurch wird aus einer stundenlangen Aufgabe eine minutenlange Aufgabe und Sie erhalten etwas noch Wertvolleres: einen zuverlässigen Kontostand in Echtzeit, den Sie nicht drei Monate zu spät entdecken. Wenn der Abgleich automatisch erfolgt, ist er keine Aufgabe mehr, die Sie hassen, sondern wird zu einem Dashboard, das Sie konsultieren.