Buchhaltung ist nicht dasselbe wie Steuern
Viele Eigentümer verwechseln „Buchhaltung“ mit „Steuern zahlen“. Sie sind verwandt, aber sie sind nicht gleich. Buchhaltung ist die geordnete Aufzeichnung aller Dinge, die in Ihr Unternehmen ein- und ausgehen: Verkäufe, Einkäufe, Ausgaben, Kredite, Gehälter. Steuern sind nur eine Folge dieser Registrierung.
Wenn Sie eine gute Buchhaltung führen, berechnen sich die Steuern fast von selbst, da Sie bereits alle Informationen organisiert haben. Wenn Sie es nicht haben, wird jede Erklärung zu einem Last-Minute-Wettlauf auf der Suche nach Rechnungen per Post, auf WhatsApp und in Schubladen. Der Unterschied zwischen beiden Szenarien liegt nicht im Buchhaltungstalent, sondern in der Gewohnheit, alles pünktlich aufzuzeichnen.
Stellen Sie sich das so vor: Die Buchhaltung ist in erster Linie für Sie zuständig (um zu wissen, wie Ihr Unternehmen läuft) und dann für den SAT. Wenn Sie es nur als Steuerpflicht betrachten, verpassen Sie den größten Vorteil, der darin besteht, bessere Entscheidungen zu treffen.
Identifizieren Sie zunächst Ihr Steuersystem
Wie viel und wie Sie in Mexiko angeben, hängt von Ihrem Regime ab. Sie können Ihre Buchhaltung nicht gut führen, ohne zu wissen, in welcher Branche Sie tätig sind. Die häufigsten für KMU und Unternehmer sind:
- RESICO (Simplified Trust Regime): niedrige ISR-Sätze auf das Einkommen, konzipiert für Einzelpersonen mit einem Einkommen bis zu einer bestimmten Grenze und für KMU. Wegen seiner Einfachheit sehr beliebt.
- Geschäftliche und berufliche Tätigkeit: für Einzelpersonen, die Ausgaben abziehen; flexibler bei den Abzügen, aber mit mehr Verpflichtungen.
- Allgemeine Rechtsordnung (juristische Personen): für Gesellschaften, die als Gesellschaften eingetragen sind. Vollständige elektronische Buchhaltung und weitere Anforderungen.
- RIF (im Aussterben, aber einige sind noch im Transit): Steuerliche Eingliederungsregelung für kleine Steuerzahler.
Die Dokumente, die Sie mit JA oder JA aufbewahren sollten
Der SAT arbeitet mit CFDI (elektronische Rechnungen). Ihre Buchhaltung basiert auf diesen Belegen. Wenn Sie sie also verlieren, verlieren Sie Ihre steuerliche Unterstützung. Speichern Sie geordnet und gesichert:
- Umsatz-CFDI: jede Rechnung, die Sie Ihren Kunden ausstellen (XML, nicht nur PDF).
- CFDI-Kosten: jede Rechnung, die Ihnen Ihre Lieferanten für das ausstellen, was Sie kaufen. Ohne dies können Sie keine Schlussfolgerungen ziehen.
- Payroll CFDI: die abgestempelten Quittungen Ihrer Mitarbeiter.
- Kontoauszüge: Unterstützung für Ihre Geldbewegungen.
- Zahlungszuschläge (REP): bei Einzug oder Ratenzahlung oder nach dem Rechnungsdatum.
Die grundlegende Methode: Aufzeichnen, Klassifizieren, Überprüfen
Die Buchhaltung ist in ihrer einfachsten Form ein dreistufiger Zyklus, den Sie ständig wiederholen. Sie müssen das Doppelspiel nicht beherrschen, um in der folgenden Reihenfolge zu beginnen:
- Zeichnen Sie jede Bewegung auf, wenn sie passiert, nicht erst Monate später. Ein Verkauf, eine Ausgabe, eine Zahlung: Geben Sie das System noch am selben Tag ein.
- Ordnen Sie jede Bewegung einer Kategorie zu: Umsatz, Warenkosten, Einkommen, Gehälter, Werbung, Dienstleistungen. Anhand der Kategorien erfahren Sie, wohin Ihr Geld fließt.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Berichte: Gewinn- und Verlustrechnung (Gewinn oder Verlust), Bilanz (was Sie haben und was Sie schulden) und Cashflow (wie viel echtes Geld ein- und ausgegangen ist).
Warum die Zentralisierung von allem an einem Ort alles verändert
Der häufigste Fehler von KMU besteht darin, dass Informationen verstreut sind: Verkäufe auf einer Seite, Rechnungen per Post, Ausgaben in einem Notizbuch, die Bank in der App. Wenn es an der Zeit ist, anzugeben oder herauszufinden, wie viel Sie verdient haben, ist es eine Qual, alles zusammenzuzählen.
Hier spart Ihnen eine Verwaltungsplattform. Bei Aura lebt die Buchhaltung nicht isoliert: Sie ernährt sich von dem, was bereits in Ihrem Unternehmen geschieht. Für jeden von Ihnen erfassten Verkauf wird ein Eintrag generiert, jede von Ihnen ausgestellte CFDI-Rechnung wird verknüpft, jede von Ihnen erfasste Ausgabe wird klassifiziert und das Bankabstimmungsmodul gleicht die Bank automatisch aus. Wenn das Monatsende naht, erstellen Sie Ihre Buchhaltung nicht von Grund auf: Sie ist bereits erstellt.
Das bedeutet, dass Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung in Echtzeit einsehen können, anstatt darauf warten zu müssen, dass der Zähler „den Monat abschließt“. Und wenn Ihr Buchhalter hereinkommt, müssen Sie nicht alles erfassen, sondern nur überprüfen und validieren. Weniger Aufnahmestunden, weniger Fehler, weniger Stress. Die Buchhaltung ist nicht mehr das Monster im Verborgenen, sondern wird zu einem Gremium, das Sie zur Entscheidungsfindung konsultieren.
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Kann ich die Buchhaltung selbst durchführen oder benötige ich einen Buchhalter?
Für die tägliche Aufzeichnung und Kontrolle können und sollten Sie sich mit einem guten System befassen. Für formelle Erklärungen, insbesondere wenn Sie eine juristische Person sind, empfiehlt es sich, diese von einem Buchhalter validieren und unterzeichnen zu lassen. Ideal ist ein Mischmodell: Die Software organisiert alles und der Buchhalter überwacht und schließt nur ab.
Was fordert die SAT zur elektronischen Buchhaltung?
Es besteht die Verpflichtung, Ihre Buchhaltungsunterlagen in digitaler Form aufzubewahren und diese je nach Ihrem System an das SAT zu senden (Kontenplan, Saldo und Richtlinien, falls erforderlich). Ein System, das diese Dateien generiert, erspart Ihnen die manuelle Arbeit, sie zusammenzustellen.
Was passiert, wenn ich das XML meiner Spesenabrechnungen nicht speichere?
Diese Kosten können Sie nicht abziehen. Das PDF reicht vor dem SAT nicht aus: Der gültige Beweis ist die XML-Datei. Aus diesem Grund ist ein System, das Ihre CFDI automatisch vom SAT herunterlädt und speichert, praktisch, damit Sie nicht darauf angewiesen sind, dass der Anbieter Ihnen diese zusendet.
Wie oft sollte ich meine Buchhaltung aktualisieren?
Idealerweise jeden Tag oder zumindest jede Woche. Je frischer es ist, desto nützlicher ist es für die Entscheidungsfindung und desto einfacher ist es, es zu deklarieren. Alles bis zum Monatsende oder dem Einreichungsdatum aufzuschieben, ist ein Rezept für Chaos.