Sådan faktureres (CFDI 4.0) uden fejl eller bøder fra SAT

Hvad ændrede sig med CFDI 4.0

CFDI 4.0 er den nuværende version af den elektroniske faktura i Mexico, og dens store forskel i forhold til tidligere versioner er kravet om, at afsender og modtagers data stemmer 100% overens med det, SAT har registreret. "Mere eller mindre" er ikke længere nok: Navnet eller firmanavnet, RFC'en og postnummeret på skatteadressen skal være identisk med skattestatusbeviset.

Dette lyder strengt, og det er det, men det har en logik: reducere unddragelse og apokryfe fakturaer. Bivirkningen er den ene lille fejl - en ekstra accent, "S.A. de C.V." mangler eller mangler, et gammelt postnummer – får stemplet til at blive afvist eller fakturaen går galt. Derfor er det nu så vigtigt at bede kunden om deres opdaterede bevis for skattestatus, før de faktureres.

De data, der ikke kan fejle

En gyldig CFDI 4.0 afhænger af, at disse felter er perfekte. De er værd at vide, selvom dit system udfylder dem for dig:

• Modtager RFC: nøjagtig, ingen huller eller fejl. Den skal eksistere og være aktiv.
• Navn eller firmanavn: identisk med certifikatet, med respekt for store bogstaver og uden selskabsordningen, hvis certifikatet ikke indeholder det.
• Postnummer på modtagerens skatteadresse: det er modtagerens, ikke din, og skal matche dit certifikat.
• Modtagerens skattesystem: SAT validerer, at det er kompatibelt med den erklærede brug af CFDI.
• Brug af CFDI: hvad kunden vil bruge fakturaen til (generelle udgifter, anskaffelse af merchandise osv.). Det skal være i overensstemmelse med din kur.
• Produkt- eller servicenøgle og enhedsnøgle: SAT-kataloger, der beskriver, hvad du sælger.

De mest almindelige fejl (og hvordan man undgår dem)

De fleste faktureringsproblemer er ikke sjældne tilfælde: de er de samme fejl, der gentages. At kende dem sparer dig for hovedpine:

• Forældede modtagerdata: klienten ændrede adresse eller regime og underrettede dig ikke. Løsning: Bed om dit opdaterede certifikat.
• Brug af CFDI uforenelig med dit regime: systemet afviser det. Løsning: Brug opdaterede kataloger og valider før du ringer.
• Fakturering med beløb, der ikke stemmer overens med betalingen: Opkræver du i rater, skal du bruge betalingstillægget (REP).
• Annullering forkert: Siden reformen kræver annullering af en CFDI begrundelse og, i mange tilfælde, accept af modtageren. Det er ikke så nemt som at slette.
• Udstedelse for sent: der er frister for stempling og udstedelse af betalingstillæg. At komme for sent skaber problemer.

Betalingskomplementet: det store glemte

En af de mest almindelige faldgruber er at ignorere betalingstillægget eller REP. Reglen er denne: Hvis du udsteder en faktura som "Betaling i ét engangsbeløb", men i virkeligheden kommer de til at betale dig senere, eller hvis du opkræver i rater, skal du udstede en betalingstype CFDI, hver gang du modtager penge.

Mange virksomheder udsteder depositumsfakturaen og glemmer tillægget, når de endelig indsamler, og det efterlader deres regnskab og deres klient ufuldstændigt før SAT. Et godt system minder dig om – eller genererer automatisk – tillægget, når du registrerer betalingen, og lukker cirklen uden at du behøver at huske det.

Bill uden frygt med Aura

Måden at eliminere faktureringsfejl på er ikke at stole på hukommelse eller manuel registrering. I Aura er CFDI 4.0-fakturering integreret med dit salg og dit kundekatalog: Når du lukker et salg, genereres CFDI'en med de data, der allerede er valideret, med de korrekte produktnøgler og med momsberegninger, der udføres automatisk.

Systemet validerer skattedataene før stempling, så RFC- eller postnummerfejl opdages før afsendelse af kvitteringen, ikke efter. Og da gebyrer også lever på platformen, genereres betalingstillæg med tiden, uden at du behøver at jage dem ned. Fakturering holder op med at være en kilde til stress og bøder, og bliver endnu et skridt i salgsflowet, der næsten sker af sig selv.