Jak vést účetnictví vaší společnosti, aniž byste se zbláznili

Účetnictví není totéž co daně

Mnoho majitelů si plete „účetnictví“ s „placením daní“. Jsou příbuzné, ale nejsou stejné. Účetnictví je řádná evidence všeho, co vstupuje do vašeho podnikání a opouští ho: prodeje, nákupy, výdaje, půjčky, platy. Daně jsou jen důsledkem té registrace.

Když vedete dobré účetnictví, daně se spočítají téměř samy, protože všechny informace již máte uspořádané. Když ho nemáte, každé prohlášení se stává závodem na poslední chvíli při hledání faktur na poště, na WhatsApp a v zásuvkách. Rozdíl mezi oběma scénáři není účetní talent: je to zvyk zaznamenávat vše včas.

Představte si to takto: účetnictví je na prvním místě pro vás (aby jste věděli, jak si vaše firma vede) a na druhém místě pro SAT. Pokud to vnímáte pouze jako daňovou povinnost, přicházíte o její největší přínos, kterým je lepší rozhodování.

Nejprve určete svůj daňový režim

V Mexiku, kolik a jak deklarujete, závisí na vašem režimu. Nemůžete dobře vést účetnictví, aniž byste věděli, ve kterém z nich jste. Nejběžnější pro malé a střední podniky a podnikatele jsou:

• RESICO (Simplified Trust Regime): nízké sazby ISR na příjem, určené pro jednotlivce s příjmem do určité hranice a pro malé a střední podniky. Velmi oblíbený pro svou jednoduchost.
• Obchodní a profesní činnost: pro jednotlivce, kteří odečítají výdaje; flexibilnější v odpočtech, ale s více povinnostmi.
• Obecný právní režim (právnické osoby): pro společnosti založené jako společnosti. Kompletní elektronické účetnictví a další požadavky.
• RIF (v zániku, ale některé jsou stále v tranzitu): režim daňové inkorporace pro malé daňové poplatníky.

Dokumenty, které ANO nebo ANO byste si měli uschovat

SAT pracuje s CFDI (elektronické faktury). Vaše účetnictví je postaveno na těchto účtenkách, takže jejich ztrátou ztrácíte daňovou podporu. Uložte uspořádaně a zálohovaně:

• Výnosy CFDI: každá faktura, kterou vystavíte svým klientům (v XML, nejen ve formátu PDF).
• Náklady CFDI: každá faktura, kterou vám vaši dodavatelé dají za to, co kupujete. Bez toho nemůžete vyvozovat.
• Mzdy CFDI: orazítkované účtenky vašich zaměstnanců.
• Výpisy z bankovního účtu: podpora pro pohyb vašich peněz.
• Platební dodatky (REP): když vybíráte nebo platíte na splátky nebo po datu faktury.

Základní metoda: záznam, klasifikace, kontrola

Účetnictví je ve své nejjednodušší verzi tříkrokový cyklus, který neustále opakujete. Nemusíte ovládat dvojitou hru, abyste mohli začít v pořadí:

• Zaznamenejte každý pohyb, když k němu dojde, ne o měsíce později. Prodej, výdaj, platba: zadejte do systému tentýž den.
• Zařaďte každý pohyb do kategorie: tržby, náklady na zboží, příjem, platy, reklama, služby. Kategorie jsou to, co vám řekne, kam jdou vaše peníze.
• Pravidelně kontrolujte zprávy: výkaz zisku a ztráty (výhra nebo ztráta), rozvaha (co máte a co dlužíte) a cash flow (kolik skutečných peněz přišlo a odešlo).

Proč centralizace všeho na jednom místě všechno mění

Nejčastější chybou malých a středních podniků je rozházené informace: tržby na jedné straně, faktury na poště, výdaje v poznámkovém bloku, banka v aplikaci. Když přijde čas prohlásit nebo zjistit, kolik jste vydělali, dát to dohromady je mučení.

To je místo, kde vás zachrání platforma pro správu. Účetnictví ve společnosti Aura nežije izolovaně: živí se tím, co se již ve vašem podnikání děje. Každý prodej, který zaznamenáte, generuje svůj záznam, každá faktura CFDI, kterou vystavíte, je propojena, každý zaznamenaný výdaj je klasifikován a modul pro odsouhlasení bank automaticky vyrovnává banku. Když přijde konec měsíce, nestavíte své účetnictví od nuly: už je postaveno.

To znamená, že můžete vidět svůj výkaz zisku a ztráty v reálném čase, místo abyste čekali, až přepážka „uzavře měsíc“. A když přijde váš účetní, místo toho, abyste vše zachytili, jen to zkontrolujte a ověřte. Méně hodin snímání, méně chyb, méně stresu. Účetnictví přestává být monstrem ve skříni a stává se radou, se kterou se rozhodujete.