El sueldo bruto no es lo que el empleado recibe
El primer concepto que hay que interiorizar es la diferencia entre sueldo bruto y sueldo neto. El bruto es lo que pactas con el empleado; el neto es lo que efectivamente cae en su cuenta después de restarle las retenciones de ley. En medio están el ISR y las cuotas del IMSS que le corresponden al trabajador.
Y hay un segundo número que a muchos dueños los toma por sorpresa: el costo total para el patrón. Además del sueldo, tú como empleador pagas tu parte de las cuotas al IMSS, al Infonavit y al SAR, más las prestaciones de ley. Por eso se dice que un empleado cuesta más que su sueldo: el costo real suele estar entre un 20% y un 35% por encima del bruto, según el nivel salarial y las prestaciones que ofrezcas.
Entender estos tres números —bruto, neto y costo patronal— es lo que te permite presupuestar bien y no llevarte sorpresas cuando llegue el momento de pagar cuotas.
El IMSS: qué es y quién paga qué
El Instituto Mexicano del Seguro Social da a tus empleados atención médica, incapacidades, guardería y base para su pensión. Inscribir a tus trabajadores al IMSS no es opcional: es obligación legal desde el día uno, y no hacerlo expone al negocio a multas fuertes y a demandas.
Las cuotas al IMSS se calculan sobre el Salario Base de Cotización (SBC), que incluye el sueldo más ciertas prestaciones. Ese costo se reparte: una parte la retienes al trabajador de su sueldo, y otra parte —la mayor— la pagas tú como patrón. Cada mes y cada bimestre debes enterar (pagar) esas cuotas al IMSS y al Infonavit.
El ISR de nómina: la retención que haces por tu empleado
El ISR (Impuesto Sobre la Renta) sobre sueldos funciona por retención: tú, como patrón, calculas cuánto ISR le corresponde pagar al empleado según tabla, se lo descuentas de su sueldo y lo entregas al SAT en su nombre. El empleado no hace ese trámite; tú eres el intermediario obligado.
El cálculo usa las tablas y tarifas del SAT, que son progresivas: quien gana más, retiene un porcentaje mayor. También existe el subsidio para el empleo en ciertos rangos salariales, que reduce la retención de los trabajadores de menores ingresos. Hacer este cálculo a mano cada quincena para varios empleados es donde se cuelan la mayoría de los errores.
- Retienes el ISR según la tabla vigente del SAT para el periodo (semanal, quincenal o mensual).
- Aplicas el subsidio para el empleo cuando corresponde.
- Enteras (pagas) al SAT lo retenido en los plazos establecidos.
- Al cierre del año haces el cálculo anual para ajustar diferencias.
El recibo CFDI de nómina: obligatorio en cada pago
Cada vez que pagas a un empleado, debes emitir un recibo de nómina timbrado, que es un CFDI con complemento de nómina. No es un papel informal: es un comprobante fiscal que detalla percepciones (sueldo, bonos, horas extra), deducciones (ISR, IMSS, préstamos) y el neto pagado.
Este recibo es tu soporte para deducir el gasto de sueldos, y es el comprobante del trabajador ante el SAT y para trámites como créditos. Emitirlo mal o no emitirlo te cuesta la deducción y te expone a sanciones. Como el CFDI de nómina se alimenta del cálculo, cualquier error en el cálculo se arrastra al recibo.
Automatizar la nómina con Aura
La nómina es probablemente el proceso donde más conviene dejar de calcular a mano, porque combina reglas cambiantes (tablas de ISR, SBC, subsidios) con la obligación de timbrar cada recibo. Un error se multiplica por cada empleado y por cada periodo.
El módulo de nómina de Aura calcula automáticamente el ISR según las tablas vigentes, las cuotas del IMSS sobre el Salario Base de Cotización, y las prestaciones de ley, para luego generar y timbrar el recibo CFDI de cada empleado en cada periodo. Tú defines los sueldos y las incidencias del periodo (faltas, horas extra, bonos), y el sistema hace el resto: cálculo, recibo y registro contable, todo en un solo lugar.
Como la nómina vive dentro de la misma plataforma que tu contabilidad, el gasto de sueldos queda registrado y clasificado automáticamente, y el flujo de efectivo ya considera el costo patronal completo. Pagar la nómina deja de ser una operación de riesgo cada quincena y se vuelve un proceso confiable que corres en minutos.
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¿Estoy obligado a inscribir a mi empleado al IMSS desde el primer día?
Sí. La ley exige registrar al trabajador ante el IMSS desde que inicia la relación laboral. No hacerlo expone al negocio a multas, al pago retroactivo de cuotas con recargos y a riesgos legales si el empleado sufre un accidente. No es opcional ni negociable.
¿Cuánto me cuesta realmente un empleado además de su sueldo?
Como regla general, entre un 20% y un 35% adicional al sueldo bruto, dependiendo del nivel salarial y de las prestaciones. Ese porcentaje cubre tu parte de cuotas IMSS, Infonavit, SAR y prestaciones de ley como aguinaldo, vacaciones y prima vacacional. Conviene presupuestarlo desde antes de contratar.
¿Qué pasa si no timbro el recibo de nómina?
No puedes deducir el gasto de ese sueldo y quedas expuesto a sanciones del SAT. El recibo CFDI de nómina es obligatorio en cada pago; es el comprobante fiscal tanto para ti como para el trabajador. Un sistema que lo timbra automáticamente elimina el riesgo de olvidarlo.
¿El ISR de nómina lo paga el empleado o yo?
El ISR es del empleado, pero tú tienes la obligación de retenerlo de su sueldo y enterarlo al SAT en su nombre. Funcionas como intermediario: si no retienes o no pagas lo retenido, la responsabilidad y la sanción recaen sobre ti como patrón.