ما هي التسوية المصرفية وكيفية أتمتتها؟

ما هي التسوية المصرفية بالضبط؟

التوفيق هو مقارنة نسختين من نفس القصة: ما قمت بتسجيله في دفاترك (حسابك) مقابل ما أبلغ عنه البنك في كشف حسابك. من الناحية المثالية، كلا الإصدارين يقولان نفس الشيء. من الناحية العملية، فإنهم تقريبًا لا يتطابقون أبدًا في المرة الأولى، وهنا يبدأ العمل البوليسي.

الاختلافات لها تفسيرات عادية: شيك كتبته لكن المورد لم يصرفه بعد، أو رسم خصمه البنك ولم تدونه، أو وديعة من عميل وصل ولكنك لم تقبضها بعد، أو فائدة مكتسبة. وتتكون التسوية من تحديد كل من هذه الاختلافات حتى يصبح كلا الرصيدين، المعدلين، متطابقين.

عندما تنتهي، يكون لديك يقين يساوي الذهب: المال الذي يقول نظامك هو المال الموجود بالفعل في البنك. وبدون ذلك، فإن أي قرار تتخذه – دفع الرواتب، أو شراء المخزون، أو الاستثمار – يعتمد على رقم يمكن تضخيمه.

لماذا هو الدفاع الأول ضد الاحتيال والأخطاء

المصالحة ليست أوراقا من أجل ذلك. إنها الآلية الأرخص والأكثر فعالية لاكتشاف المشاكل قبل أن تتفاقم. رسوم مكررة، أو تحويل لم تسمح به مطلقًا، أو موظف قام بتحويل الأموال، أو عميل يقول إنه دفع ولكن الأموال لم تصل أبدًا - كل ذلك يظهر عند المقارنة سطرًا بسطر.

• اكتشف الرسوم غير المعروفة: العمولات المخفية، أو الرسوم المكررة، أو المعاملات الاحتيالية التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد.
• تأكد من أن العملاء دفعوا بالفعل: منعك من الاستمرار في إمداد شخص كان مدينًا لأنه لم يتم إيداع تحويلاته مطلقًا.
• قم بموازنة حساباتك المدينة والدائنة مع الواقع: أنت تعرف الفواتير التي تم تحصيلها بالفعل والتي لا تزال معلقة.
• إنه يؤهلك لامتحان SAT ولعمليات التدقيق: المحاسبة المطابقة هي محاسبة يمكن الدفاع عنها.

كيفية القيام بذلك خطوة بخطوة (الطريقة اليدوية)

يساعدك فهم العملية اليدوية على تقدير سبب تغيير التشغيل الآلي للحياة. التدفق الكلاسيكي هو مثل هذا:

• قم بتجميع كشف الحساب البنكي للفترة (الشهر عادةً) وسجلك المحاسبي لنفس الفترة.
• خذ الرصيد الختامي للبنك كنقطة بداية.
• ضع علامة على كل حركة تظهر على الجانبين: إذا كانت في البنك وعلى دفاترك، فقد تم التوفيق.
• تحديد العناصر قيد النقل: الشيكات الصادرة بدون صرف، والإيداعات التي تمت دون عكسها، وتعديلها.
• سجل في دفاترك ما فرضه البنك عليك ولم تسجله: العمولات والفوائد وضريبة القيمة المضافة على العمولات.
• قم بالجمع والطرح حتى يساوي الرصيد البنكي المعدل الرصيد المعدل في كتبك. إذا كان مناسبًا، فقد انتهيت. إذا لم يكن الأمر كذلك، تحقق مرة أخرى.

التكلفة الخفية للقيام بذلك باليد

بالنسبة للأعمال التجارية التي لديها عدد قليل من العمليات، فإن التسوية اليدوية في برنامج Excel أمر مقبول. ولكن بمجرد أن يكون لديك عدة حسابات، ومحطة دفع، وتحويلات SPEI يومية وعشرات أو مئات المعاملات شهريًا، تصبح العملية اليدوية مضيعة للساعات. والأسوأ من ذلك: أنها عرضة للخطأ البشري. رقم واحد لم يتم التقاطه بشكل جيد، وتقضي فترة ما بعد الظهر في البحث عن فرق قدره مائتي بيزو.

كثير من الملاك يؤجلون المصالحة "إلى حين وجود وقت"، وهذا الوقت لا يأتي أبدًا. والنتيجة هي المحاسبة التي تأخرت أشهراً عن الجدول الزمني، وعندما قاموا بمراجعتها أخيراً، تراكمت الأخطاء بالفعل لدرجة أن إصلاحها يكلف أكثر بكثير.

كيفية أتمتة المصالحة مع Aura

التسوية المصرفية هي، في جوهرها، مشكلة مطابقة البيانات: مطابقة كل معاملة مصرفية مع السجل المقابل لها في نظامك. هذا مجرد نوع من المهام المتكررة التي يجب عليك تفويضها إلى البرنامج.

في Aura، تقوم وحدة المالية والمحاسبة باستيراد تحركات البنك الذي تتعامل معه وتقوم تلقائيًا بإسنادها إلى المبيعات والفواتير والنفقات الموجودة بالفعل على المنصة. نظرًا لأن مبيعاتك وطلباتك وفواتير CFDI الخاصة بك موجودة في نفس المكان، فيمكن للنظام التعرف على أن إيداع 4350 دولارًا أمريكيًا يتوافق مع الفاتورة التي أصدرتها بالأمس، ويطابقها من تلقاء نفسه. ما عليك سوى التحقق من الاستثناءات - ما لم يتم إضافته - بدلاً من التحقق من كل شيء.

وهذا يحول مهمة من ساعات إلى دقيقة واحدة، ويمنحك شيئًا أكثر قيمة: رصيد مصرفي موثوق به في الوقت الفعلي، وليس رصيدًا تكتشفه بعد ثلاثة أشهر. عندما تكون التسوية تلقائية، فإنها تتوقف عن كونها مهمة تكرهها وتصبح لوحة معلومات ترجع إليها.