كيفية التحكم في المخزون الخاص بك والتوقف عن خسارة المال

لماذا يكلفك المخزون السيئ المال الآن؟

كل منتج موجود في مستودعك هو رأس مال مجمد: أموال أنفقتها ولا تعود حتى تبيعها. وكل منتج يتم بيعه عندما يريده العميل هو عملية بيع خاسرة، غالبًا إلى الأبد، لأن العميل يذهب إلى المنافسة.

يؤدي الافتقار إلى مراقبة المخزون إلى الإضرار بأجزاء لا تراها حتى: رأس المال المحاصر في أشياء لا يتم تدويرها، والمبيعات المفقودة بسبب النقص، والخسائر الناجمة عن المنتجات منتهية الصلاحية أو التالفة، وساعات من قيام فريقك بالعد اليدوي لما سيفعله النظام بمفرده. بالإضافة إلى ذلك، فهي واحدة من أكبر وأهدأ عمليات تسريب الأموال للشركات الصغيرة والمتوسطة.

الخطوة الأولى: احصل على بيانات حقيقية وليست تقريبية

لا يمكنك التحكم في ما لا تقيسه جيدًا. الخطوة الأولى هي التوقف عن العمل بـ "أعتقد أن لدي حوالي عشرة" والبدء في معرفة ما لديك بالضبط، وكم وأين. وبدون بيانات موثوقة، كل شيء آخر هو مجرد تخمين.

• قم بتسجيل كل إدخال وخروج فور حدوثه، وليس في نهاية اليوم أو من الذاكرة.
• استخدم الرموز (SKU والرموز الشريطية) للتعرف على كل منتج دون أي لبس.
• قم بإجراء عمليات إحصاء دورية: بدلاً من إجراء جرد سنوي ضخم، قم بإحصاء جزء كل أسبوع وحافظ على الأرقام محدثة.
• إذا كان لديك عدة نقاط، فاحتفظ بالسهم منفصلاً حسب الموقع ولكن مرئيًا في مكان واحد.

الخطوة 2: تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى وإعادة ترتيب النقاط

مراقبة المخزون لا تعد من أجل العد، بل هي اتخاذ قرارات شراء أفضل. ولهذا تحتاج إلى قواعد واضحة لكل منتج تخبرك بموعد الطلب وكميته، حتى لا تبالغ أو تقصر.

• الحد الأدنى للمخزون: الكمية التي تكون تحتها خطر النقص. أدناه هنا، عليك إعادة الترتيب.
• نقطة إعادة الطلب: ضع في اعتبارك المدة التي يستغرقها المورد الخاص بك للتوريد. إذا استغرق الأمر أسبوعًا، أعد الطلب قبل نفاد أي شيء.
• الحد الأقصى للمخزون: الحد الأقصى الذي لا ينبغي تجاوزه حتى لا يتم تجميد رأس المال أو المخاطرة بالخسارة.
• قم بتصنيف منتجاتك: تلك التي تبيع أكثر وتترك أكبر هامش (المنتجات النجمية) تستحق اهتمامًا أكبر من تلك ذات معدل دوران منخفض.

الخطوة 3: قم بمهاجمة عمليات الهروب الكلاسيكية الثلاثة

هناك ثلاث طرق ينزف بها المخزون أموالك. السيطرة الجيدة تحارب الثلاثة في نفس الوقت:

• التكدس: المال المحبوس في الأشياء التي لا تدور. يتم خوضها بحدود قصوى واضحة ومراجعة المنتجات التي لم يتم نقلها منذ أشهر.
• نفاذ المخزون: خسارة المبيعات بسبب نفاد ما يريده الناس. يتم خوضها بالحد الأدنى ونقاط إعادة الترتيب في وضع جيد.
• النفايات: المنتج الذي يفسد أو ينكسر أو يضيع. تتم مكافحته بالتناوب بسبب انتهاء الصلاحية (ما يأتي أولاً يغادر أولاً) والعد المتكرر الذي يكشف عن النقص في الوقت المناسب.

الخطوة 4: ربط المخزون بمبيعاتك

هذا هو المفتاح الذي يفصل بين الشركات التي تتحكم في مخزونها وتلك التي تعاني منه: لا ينبغي أن يكون المخزون عبارة عن برنامج Excel منفصل، بل يجب أن يكون متصلاً بمبيعاتك في الوقت الفعلي. يجب أن تقوم كل عملية بيع بخصم المخزون تلقائيًا في جميع قنواتك في نفس الوقت.

عند ربط المخزون بالمبيعات، يحذرك النظام قبل نفاذ شيء ما، ويوضح لك ما يتحرك وما لا يتحرك، ويمنعك من بيع ما لم يعد لديك. عندما ينفصلان، تكون دائمًا متخلفًا بخطوة واحدة، وتقوم بتصحيح الأخطاء بدلاً من منعها.

كيف تساعدك هالة

في Aura، يتم ربط المخزون ببقية عملياتك منذ اليوم الأول. كل عملية بيع، بغض النظر عما إذا كانت تتم من خلال متجرك أو Mercado Libre أو نقطة البيع، تقوم بخصم المخزون على الفور وفي جميع قنواتك، لذلك ترى دائمًا مخزونًا حقيقيًا.

يمكنك تحديد الحد الأدنى وإعادة ترتيب النقاط لكل منتج، ويقوم النظام بإعلامك عندما يكون هناك شيء ما على وشك النفاد حتى تتمكن من إعادة الطلب في الوقت المحدد. توضح لك التقارير المنتجات التي يتم تدويرها بشكل جيد، والمنتجات التي تم إيقافها لعدة أشهر، مما أدى إلى تجميد رأس المال الخاص بك، والأماكن التي تعاني من نقص فيها، حتى تتمكن من الشراء بشكل أفضل. إذا كنت تدير عدة مستودعات أو متاجر، فسترى مخزون كل منها في لوحة معلومات واحدة.

الفكرة الأساسية بسيطة: توقف عن خسارة الأموال على كلا الجانبين. لا تبالغ في شراء ما لا يُباع، ولا تنفد مما هو موجود. بفضل البيانات الحقيقية والتنبيهات التلقائية، يتحول مخزونك من صداع إلى أصل.