Cách rời Excel và di chuyển sang ERP mà không cần cố gắng

Dấu hiệu cho thấy bạn đã vượt xa Excel

Excel là một công cụ tuyệt vời nhưng nó không được tạo ra để điều hành toàn bộ doanh nghiệp. Nếu bạn xác định được một số dấu hiệu này, bạn đã vượt qua điểm mà Excel có thể giúp bạn và bạn đã đạt đến điểm mà nó ngăn cản bạn:

• Bạn có nhiều phiên bản của cùng một tệp và không ai biết phiên bản nào tốt nữa.
• Chỉ có một người hiểu cách thức hoạt động của các công thức, và nếu thiếu anh ta, mọi thứ sẽ dừng lại.
• Bạn sao chép cùng một dữ liệu từ tệp này sang tệp khác nhiều lần trong ngày.
• Bạn bán thứ gì đó mà bạn không có trong kho vì Excel chưa được cập nhật.
• Để có được một báo cáo, bạn phải mất nhiều giờ tập hợp và bình phương bằng tay.
• Bạn không thể xem thông tin theo thời gian thực hoặc từ điện thoại di động khi bạn không ở văn phòng.

Bước 1: sắp xếp dữ liệu của bạn TRƯỚC KHI di chuyển

Sai lầm số một là di chuyển lộn xộn. Nếu bạn chuyển Excel hỗn loạn của mình sang ERP, bạn sẽ gặp phải tình trạng hỗn loạn tương tự nhưng trong một hệ thống mới. Di cư là cơ hội hoàn hảo để dọn dẹp. Hãy dành thời gian cho việc này, nó là phần quyết định thành công nhất.

• Gỡ lỗi trùng lặp: cùng một sản phẩm có hai tên, cùng một khách hàng đã đăng ký ba lần.
• Chuẩn hóa các định dạng: tất cả ngày tháng, giá cả và mã đều tuân theo cùng một tiêu chí.
• Hoàn thành những gì còn thiếu: SKU, giá mua, dữ liệu thuế khách hàng. ERP hoạt động tốt với dữ liệu đầy đủ.
• Loại bỏ người chết: sản phẩm ngừng sản xuất, khách hàng lâu năm không mua. Đừng kéo rác.

Bước 2: Di chuyển theo từng giai đoạn, không phải tất cả cùng một lúc

Đừng tắt Excel vào thứ Hai và bật ERP với mọi thứ vào thứ Ba. Sự chuyển đổi đột ngột đó là nguyên nhân khiến mọi người hoảng sợ và dự án thất bại. Di chuyển từng mô-đun một, theo thứ tự hợp lý và chạy song song cả hai mô-đun trong một thời gian ngắn để bạn có được sự tự tin.

• Giai đoạn 1 - Danh mục và kho hàng: tải sản phẩm của bạn lên cùng với kho hàng của chúng. Nó là nền tảng của mọi thứ khác.
• Giai đoạn 2 - Khách hàng và nhà cung cấp: gửi danh mục đã được tinh chỉnh của bạn.
• Giai đoạn 3 - Bán hàng và điểm bán hàng: bắt đầu ghi nhận doanh số bán hàng mới trực tiếp vào hệ thống.
• Giai đoạn 4 - Thanh toán và tài chính: kết nối việc dán tem CFDI và báo cáo tài chính.
• Giai đoạn 5 - Tắt Excel: chỉ khi ERP đã chạy ổn định và nhóm tin tưởng vào nó.

Bước 3: Mang theo nhóm của bạn

Việc chống lại sự thay đổi là có thật. Nhân viên của bạn đã sử dụng Excel trong nhiều năm và điều đó mang lại cho họ sự bảo mật. Nếu bạn không đưa họ lên tàu, họ sẽ tiếp tục sử dụng các tập tin của họ một cách lén lút và bạn sẽ có hai hệ thống song song mãi mãi.

• Giải thích “tại sao” chứ không chỉ “làm thế nào”. Hãy để họ hiểu nó giải quyết được vấn đề gì cho họ.
• Đào tạo bằng các nhiệm vụ thực tế của họ chứ không phải bằng các ví dụ chung chung.
• Chỉ định người mà bạn tin tưởng làm người tham khảo nội bộ cho những nghi ngờ hàng ngày.
• Kỷ niệm những thành tựu đầu tiên: báo cáo đầu tiên xuất hiện trong vài giây, lần bán hàng đầu tiên không có lỗi.

Cách Aura làm cho mọi việc trở nên dễ dàng

Aura được thiết kế chỉ dành cho các doanh nghiệp sắp rời bỏ Excel, không dành cho các tập đoàn có bộ phận hệ thống. Bạn có thể nhập sản phẩm, khách hàng và kho hàng từ các tệp của riêng mình để không phải bắt đầu lại từ đầu: bạn tải lên những gì bạn đã có.

Di chuyển theo giai đoạn mà chúng tôi đề xuất là phù hợp tự nhiên với cách Aura: trước tiên hãy kích hoạt kho hàng và danh mục, sau đó là bán hàng, sau đó là thanh toán, từng mô-đun khi bạn sẵn sàng. Và vì mọi thứ đều tồn tại trên cùng một nền tảng nên ngay khi bạn di chuyển một quy trình, nó sẽ bắt đầu kết nối với các quy trình khác mà không cần cấu hình lạ.

Hơn nữa, với bản dùng thử 14 ngày, bạn có thể kiểm tra một phần hoạt động thực tế của mình trước khi cam kết: bạn tải lên một phần danh mục của mình, ghi lại một số doanh số bán hàng và tự mình thấy rằng sự thay đổi đó là xứng đáng. Không còn phụ thuộc vào một tập tin mà chỉ một người hiểu được.