Cách chọn ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn (hướng dẫn thực hành)

Đầu tiên: hiểu vấn đề bạn muốn giải quyết

Trước khi bạn xem các bản demo và yêu cầu báo giá, hãy dừng lại và trả lời một câu hỏi trung thực: hôm nay bạn mất bao nhiêu tiền? Một ERP được mua không phải vì nó có vẻ hiện đại, nó được mua để che một lỗ hổng cụ thể. Nếu bạn không biết lỗ hổng đó là gì thì bất kỳ nhân viên bán hàng nào cũng sẽ thuyết phục bạn rằng sản phẩm của họ chính là giải pháp.

Thực hiện bài tập này với nhóm của bạn trước khi nói chuyện với bất kỳ ai:

• Viết ra 3 quy trình chiếm nhiều thời gian nhất mỗi tuần (lập hóa đơn, cân đối tồn kho, thu tiền, v.v.).
• Xác định vị trí thông tin bị mất: trong Excel mà chỉ một người hiểu? trên WhatsApp? trong đầu chủ nhân?
• Tính toán, thậm chí bằng mắt, mỗi sai lầm khiến bạn phải trả giá bao nhiêu: bán hàng không có hàng, hết hóa đơn, khách hàng không trả lại.
• Xác định ai sẽ sử dụng hệ thống hàng ngày. Một ERP chỉ sử dụng kế toán sẽ không làm thay đổi hoạt động của bạn.

Tiêu chí thực sự quan trọng

Tất cả các ERP đều hứa hẹn điều tương tự trên trang của họ. Sự khác biệt nằm ở những chi tiết hiếm khi xuất hiện trong tờ rơi quảng cáo. Đánh giá từng ứng viên theo danh sách này và cho họ đánh giá trung thực:

• Các mô-đun mà bạn cần HÔM NAY, không phải 200 mô-đun mà bạn sẽ không bao giờ chạm tới. Một hệ thống có ít tính năng hơn nhưng bạn vẫn sử dụng sẽ có giá trị hơn một hệ thống khổng lồ, được cấu hình một nửa.
• Thanh toán và dán tem CFDI 4.0 gốc với SAT. Ở Mexico đây không phải là tùy chọn; Nếu ERP không đi kèm với nó, bạn sẽ phải trả tiền cho một bản vá bên ngoài.
• Đường cong học tập. Yêu cầu bản demo và giao nó cho ai đó trong nhóm của bạn chứ không phải người bán. Nếu bạn không thể bán được hàng trong 15 phút thì thật tệ.
• Tổng giá thực tế: giấy phép + người dùng bổ sung + triển khai + hỗ trợ + tín dụng AI hoặc nhắn tin. Con số trên trang bìa gần như không bao giờ là con số bạn phải trả.
• Hỗ trợ bằng tiếng Tây Ban Nha và theo múi giờ của bạn. Một vé được trả lời trong 3 ngày sẽ dừng hoạt động.
• Hãy để nó phát triển cùng bạn: để bạn có thể bắt đầu với doanh số bán hàng và hàng tồn kho, sau đó bật CRM, thương mại điện tử hoặc tính lương mà không cần thay đổi hệ thống.

Quá trình đánh giá từng bước

Đừng chỉ mua cái đầu tiên bạn nhìn thấy hoặc cái mà bạn bè giới thiệu cho bạn. Thực hiện theo một quy trình có trật tự và bạn sẽ quyết định bằng cái đầu của mình chứ không phải bằng cảm xúc của bản demo đẹp mắt.

• Bước 1: Tập hợp một danh sách ngắn gồm 3-5 tùy chọn bao gồm các mô-đun chính của bạn.
• Bước 2: Yêu cầu bản demo thực sự với dữ liệu CỦA BẠN chứ không phải cửa hàng mẫu của người bán. Tải lên 10 sản phẩm và bán hàng thực sự.
• Bước 3: Kiểm tra hỗ trợ trước khi ký. Gửi một câu hỏi khó và đo xem mất bao lâu cũng như mức độ họ trả lời bạn.
• Bước 4: Yêu cầu tài liệu tham khảo từ các doanh nghiệp tương tự như doanh nghiệp của bạn, cùng ngành nghề và quy mô. Nói chuyện với họ mà không có mặt nhân viên bán hàng.
• Bước 5: Thí điểm 2-4 tuần với một phần hoạt động thực tế của bạn trước khi di chuyển mọi thứ.
• Bước 6: Đọc hợp đồng. Hãy xem xét tính lâu dài, chi phí để có được dữ liệu của bạn nếu bạn rời đi và điều gì sẽ xảy ra nếu họ tăng giá.

Những lỗi thường gặp gây tốn kém

Hầu hết các dự án ERP thất bại không phải vì phần mềm mà thất bại vì cách lựa chọn và triển khai nó. Đây là những vấp ngã mà chúng ta thấy đi gặp lại:

• Hãy mua những tính năng gây ấn tượng trong bản demo nhưng bạn sẽ không bao giờ sử dụng.
• Không liên quan đến nhóm sẽ vận hành nó. Nếu người thủ kho không đưa ra ý kiến ​​của mình thì anh ta sẽ không sử dụng nó.
• Đánh giá thấp việc di chuyển dữ liệu. Để có được hàng tồn kho và khách hàng phù hợp cần có thời gian; lên kế hoạch cho nó.
• Chọn cái rẻ nhất mà không xem xét chi phí thực hiện, hoặc nghĩ đắt nhất là đắt đồng nghĩa với tốt.
• Không xác định người nội bộ chịu trách nhiệm cho dự án. Không có chủ sở hữu, việc triển khai bị đình trệ.

Aura giải quyết nó như thế nào

Aura được sinh ra dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cảm thấy mệt mỏi khi mua năm hệ thống không tương tác với nhau. Ở một nơi, bạn có doanh số bán hàng, hàng tồn kho, CRM, thanh toán CFDI 4.0, thương mại điện tử, điểm bán hàng và hơn 120 mô-đun mà bạn chỉ có thể bật khi cần.

Logic rất đơn giản: bạn bắt đầu với những điều khiến bạn tổn thương ngày hôm nay (ví dụ: sắp xếp tốt hàng tồn kho và lập hoá đơn) và bạn kích hoạt các mô-đun khi bạn phát triển mà không cần thay đổi nền tảng hoặc đào tạo lại nhân viên của mình từ đầu. Gói Aura One là gói duy nhất và minh bạch, có thời gian dùng thử 14 ngày để bạn có thể dùng thử với dữ liệu thực của mình trước khi quyết định.

Và vì mọi thứ đều tồn tại trong cùng một hệ thống nên thông tin chỉ được lưu chuyển: việc bán hàng giảm giá hàng tồn kho, kích hoạt hóa đơn và cập nhật báo cáo tài chính mà không cần ai sao chép và dán bất kỳ thứ gì. Đó là thứ thực sự thay đổi thao tác của bạn chứ không phải số lượng nút.