Cách số hóa doanh nghiệp của bạn từng bước

Số hóa thực sự có ý nghĩa gì

Số hóa không phải là có một trang đẹp hay một Instagram hoạt động. Điều đó có nghĩa là thông tin doanh nghiệp của bạn không còn tồn tại trên giấy, trong đầu một người hoặc trong Excel rời rạc mà chuyển sang một hệ thống nơi mọi thứ được kết nối và có thể được tư vấn trong vài giây.

Phép thử rất đơn giản: nếu ngày mai người "biết mọi chuyện sẽ ra sao" vắng mặt, liệu doanh nghiệp của bạn có còn hoạt động được không? Nếu câu trả lời là không thì bạn chưa được số hóa, bạn đang phụ thuộc vào trí nhớ của ai đó. Mục tiêu là để kiến ​​thức sống trong hệ thống chứ không phải trong con người.

Bước 1: Lập bản đồ các quy trình hiện tại của bạn

Bạn không thể số hóa những gì bạn không hiểu. Trước khi mua bất cứ thứ gì, hãy vẽ ra cách thức hoạt động của công việc kinh doanh của bạn ngày hôm nay, với những khúc mắc và khúc mắc của nó. Bản đồ này là cơ sở của mọi thứ.

• Viết toàn bộ hành trình bán hàng: từ lúc khách hàng đến cho đến khi bạn thu thập và giao hàng.
• Đánh dấu màu đỏ mỗi bước khi ai đó sao chép thông tin từ nơi này sang nơi khác (từ WhatsApp sang Excel, từ Excel sang hóa đơn).
• Đánh dấu màu vàng ở những chỗ lãng phí thời gian chờ phê duyệt hoặc tìm kiếm dữ liệu.
• Xác định các quy trình phụ thuộc vào một người. Đó là những điểm yếu của bạn.

Bước 2: Bắt đầu với điều khiến bạn tổn thương nhất

Sai lầm kinh điển là muốn số hóa mọi thứ cùng một lúc. Nó kết thúc trong sự hỗn loạn và một hệ thống được cấu hình một nửa mà không ai sử dụng. Chiến lược hiệu quả là bắt đầu một quy trình tại một thời điểm, bắt đầu với quy trình khiến bạn tốn nhiều tiền hoặc thời gian nhất.

Một đơn đặt hàng phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp:

• Hàng tồn kho và danh mục: biết bạn có gì, số lượng bao nhiêu và ở đâu. Không có điều này thì mọi thứ khác đều khập khiễng.
• Bán hàng và điểm bán hàng: ghi chép từng lần bán hàng vào hệ thống, không ghi vào sổ.
• Thanh toán CFDI: tự động đóng dấu để tránh lãng phí thời gian (và tiền phạt) với SAT.
• Khách hàng (CRM): ngừng mất liên hệ và theo dõi từng cơ hội.
• Các khoản thu và tài chính: xem nhanh bạn nợ bao nhiêu, nợ bao nhiêu và tháng đó diễn ra như thế nào.

Bước 3: Chọn các công cụ có thể nói chuyện với nhau

Đây là sai lầm đắt giá nhất của quá trình số hóa: mua một ứng dụng cho mọi thứ. Một dành cho kho hàng, một dành cho thanh toán, một dành cho CRM, một dành cho cửa hàng trực tuyến. Cuối cùng, bạn có sáu hệ thống không kết nối được và nhóm của bạn dành cả ngày để sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Đó không phải là số hóa mà là nhân rộng công việc thủ công.

Nguyên tắc vàng: ưu tiên các công cụ chia sẻ thông tin của bạn. Khi giảm giá hàng tồn kho, tạo hóa đơn và cập nhật báo cáo tài chính mà không cần ai động tay, bạn đã thực sự được số hóa.

Bước 4: Đào tạo và đo lường

Công nghệ tốt nhất trên thế giới sẽ vô dụng nếu nhóm của bạn không sử dụng nó. Việc chấp nhận là một nửa của dự án. Dành thời gian để mọi người hiểu không chỉ “như thế nào” mà cả “tại sao”.

• Đào tạo bằng các trường hợp thực tế của doanh nghiệp bạn chứ không phải bằng các sách hướng dẫn chung chung.
• Bổ nhiệm một người phụ trách nội bộ để giải quyết những nghi ngờ và thúc đẩy việc áp dụng.
• Xác định 2 hoặc 3 số liệu để biết liệu nó có hoạt động hay không: thời gian lập hóa đơn, lỗi tồn kho, doanh số được ghi nhận đúng hạn.
• Cho thời gian. Những tuần đầu tiên thật khó khăn; Sau một tháng, sự thay đổi sẽ thấy rõ.

Cách Aura làm cho mọi việc trở nên đơn giản

Aura giải quyết vấn đề gốc rễ của các công cụ rời: thay vì mua sáu hệ thống, bạn chỉ có một hệ thống với hơn 120 mô-đun cùng tồn tại trong cùng một cơ sở dữ liệu. Bạn bật tính năng kiểm kê hàng tồn kho hôm nay, doanh số bán hàng vào tuần tới và lập hóa đơn khi bạn sẵn sàng, tất cả đều được kết nối ngay từ ngày đầu tiên.

Điều đó có nghĩa là bạn không phải tích hợp bất cứ thứ gì hoặc trả tiền cho các đầu nối. Việc bán hàng bạn đăng ký tại điểm bán hàng sẽ giảm giá hàng tồn kho, kích hoạt hóa đơn CFDI và xuất hiện ngay lập tức trong báo cáo tài chính của bạn. Đó là quá trình số hóa mà không có phần khó khăn trong việc ràng buộc các hệ thống không được tạo ra để giao tiếp với nhau.

Và vì nó ở trên đám mây nên thông tin của bạn không còn tồn tại trên máy tính hoặc trong đầu ai đó: nó tồn tại trong một hệ thống mà bạn truy cập từ mọi nơi, với các bản sao lưu tự động. Bạn bắt đầu bằng việc thử và tiến lên theo tốc độ của riêng bạn.