Як залишити Excel і перейти на ERP, не вмираючи від спроб

Ознаки того, що ви переросли Excel

Excel — чудовий інструмент, але він створений не для ведення всього бізнесу. Якщо ви ідентифікуєте себе за кількома з цих ознак, ви вже пройшли ту точку, де Excel вам допомагає, і ви досягли точки, де він вас зупиняє:

• У вас є кілька версій одного файлу, і ніхто більше не знає, яка з них хороша.
• Тільки одна людина розуміє, як працюють формули, і якщо він відсутній, все зупиняється.
• Ви копіюєте ті самі дані з одного файлу в інший кілька разів на день.
• Ви продаєте щось, чого не було в наявності, оскільки Excel не оновлювався.
• Отримання звіту займає години збирання та збирання вручну.
• Ви не можете бачити інформацію в режимі реального часу або зі свого мобільного телефону, коли ви не в офісі.

Крок 1: упорядкуйте свої дані ПЕРЕД міграцією

Помилка номер один – перенесення безладу. Якщо ви перенесете свої хаотичні Excels як є в ERP, ви матимете той самий хаос, але в новій системі. Міграція – це ідеальна можливість очиститися. Витратьте на це час, це та частина, яка найбільше визначає успіх.

• Налагодити дублікати: той самий продукт із двома назвами, той самий клієнт зареєстрований тричі.
• Стандартизуйте формати: усі дати, ціни та коди відповідають однаковим критеріям.
• Доповніть те, чого не вистачає: SKU, закупівельні ціни, податкові дані клієнтів. ERP добре працює з повними даними.
• Усуньте мертві продукти: зняті з виробництва продукти, клієнтів, які не купували роками. Не тягайте сміття.

Крок 2: переходьте поетапно, а не відразу

Не вимикайте Excel у понеділок і вмикайте ERP з усім у вівторок. Саме цей раптовий перехід викликає у людей паніку та провал проекту. Переносьте один модуль за один раз у логічній послідовності та запускайте обидва паралельно протягом короткого часу, поки ви набудете впевненості.

• Етап 1 — Каталог та інвентаризація: завантажте свої товари з їх наявністю. Це основа всього іншого.
• Етап 2 — Клієнти та постачальники: надішліть свій уже уточнений каталог.
• Етап 3 — Продажі та точка продажу: починайте реєструвати нові продажі безпосередньо в системі.
• Етап 4 — Виставлення рахунків і фінанси: поєднує штампування CFDI та фінансові звіти.
• Етап 5 — Вимкніть Excel: лише тоді, коли ERP вже працює стабільно і команда йому довіряє.

Крок 3: візьміть із собою свою команду

Опір змінам реальний. Ваші співробітники роками користуються Excel, і це забезпечує їм безпеку. Якщо ви не отримаєте їх на кораблі, вони продовжуватимуть потай використовувати свої файли, і у вас назавжди будуть дві паралельні системи.

• Поясніть «чому», а не просто «як». Нехай вони зрозуміють, яку проблему це для них вирішує.
• Тренуйтеся з реальними завданнями, а не з загальними прикладами.
• Призначте людину, якій ви довіряєте, як внутрішню довідку щодо повсякденних сумнівів.
• Святкуйте перші досягнення: перший звіт, який вийшов за секунди, перший продаж без помилок.

Як Aura полегшує це

Aura розроблено лише для компаній, які залишають Excel, а не для корпорацій із системним відділом. Ви можете імпортувати свої продукти, клієнтів і запаси з власних файлів, тож не починайте з нуля: ви завантажуєте те, що вже маєте.

Поетапна міграція, яку ми рекомендуємо, природно підходить для способу Aura: спочатку активуйте інвентар і каталог, потім продажі, потім виставлення рахунків, кожен модуль, коли будете готові. І оскільки все живе на одній платформі, щойно ви переносите процес, він починає з’єднуватися з іншими без дивних конфігурацій.

Крім того, за допомогою 14-денної пробної версії ви можете перевірити реальну частину своєї операції перед тим, як почати: ви завантажуєте частину свого каталогу, фіксуєте деякі продажі та самі переконаєтеся, що зміна того варта. Більше немає залежності від файлу, який розуміє лише одна особа.