Denemeden ölmeden Excel'den nasıl ayrılıp bir ERP'ye geçme

Excel'i aştığınızı gösteren işaretler

Excel harika bir araçtır ancak bir işletmenin tamamını yönetmek için tasarlanmamıştır. Eğer bu işaretlerden birkaçıyla özdeşleşiyorsanız, Excel'in size yardım ettiği noktayı geçmiş, sizi durdurduğu noktaya ulaşmışsınız demektir:

• Aynı dosyanın birden fazla sürümü var ve artık kimse hangisinin iyi olduğunu bilmiyor.
• Formüllerin nasıl çalıştığını yalnızca bir kişi anlar ve o eksikse her şey durur.
• Aynı verileri bir dosyadan diğerine günde birkaç kez kopyalarsınız.
• Excel güncel olmadığı için stokta olmayan bir şeyi satıyorsunuz.
• Bir rapor almak saatler süren bir araya getirme ve el ele tutuşma gerektirir.
• Ofiste olmadığınızda bilgileri gerçek zamanlı olarak veya cep telefonunuzdan göremezsiniz.

1. Adım: Taşımadan ÖNCE verilerinizi düzenleyin

Bir numaralı hata dağınıklığı taşımaktır. Kaotik Excel'lerinizi olduğu gibi ERP'ye aktarırsanız aynı kaosu yeni bir sistemde yaşarsınız. Göç, temizlik için mükemmel bir fırsattır. Buna vakit ayırın, başarıyı en çok belirleyen kısımdır.

• Kopyalarda hata ayıklama: aynı ürün iki adla, aynı müşteri üç kez kaydoldu.
• Formatları standartlaştırın: tüm tarihlerin, fiyatların ve kodların aynı kriterleri takip etmesi.
• Eksik olanı tamamlayın: SKU'lar, satın alma fiyatları, müşteri vergi verileri. Bir ERP eksiksiz verilerle iyi çalışır.
• Ölüleri ortadan kaldırın: Üretimi durdurulan ürünler, yıllardır alışveriş yapmayan müşteriler. Çöpü sürüklemeyin.

2. Adım: Tek seferde değil, aşamalı olarak geçiş yapın

Pazartesi günü Excel'i kapatmayın ve Salı günü ERP'yi her şeyle birlikte açmayın. Bu ani geçiş, insanların paniğe kapılmasına ve projenin başarısız olmasına neden oluyor. Mantıksal bir sırayla tek seferde bir modülü taşıyın ve güven kazanırken her ikisini de kısa bir süre paralel olarak çalıştırın.

• 1. Aşama — Katalog ve envanter: ürünlerinizi stoklarıyla birlikte yükleyin. Diğer her şeyin temelidir.
• Aşama 2 – Müşteriler ve tedarikçiler: önceden hazırlanmış rehberinizi gönderin.
• Aşama 3 — Satış ve satış noktası: Yeni satışları doğrudan sisteme kaydetmeye başlayın.
• Aşama 4 — Faturalandırma ve finans: CFDI damgası ile mali raporları birbirine bağlar.
• 5. Aşama — Excel'i kapatın: yalnızca ERP zaten kararlı çalıştığında ve ekip ona güvendiğinde.

3. Adım: Ekibinizi yanınıza alın

Değişime direnç gerçektir. Çalışanlarınız Excel'lerini yıllardır kullanıyor ve bu onlara güvenlik sağlıyor. Eğer onları gemiye almazsanız, dosyalarını gizlice kullanmaya devam edecekler ve sonsuza kadar paralel iki sisteminiz olacak.

• Sadece “nasıl”ı değil, “nedenini” de açıklayın. Bunun kendileri için hangi sorunu çözdüğünü anlamalarına izin verin.
• Genel örneklerle değil, gerçek görevlerle eğitim alın.
• Günlük şüpheleriniz için güvendiğiniz birini şirket içi referans olarak atayın.
• İlk başarıları kutlayın: Saniyeler içinde çıkan ilk rapor, hatasız ilk satış.

Aura bunu nasıl kolaylaştırıyor?

Aura, sistem departmanı olan şirketler için değil, yalnızca Excel'den ayrılan işletmeler için tasarlanmıştır. Ürünlerinizi, müşterilerinizi ve stoklarınızı kendi dosyalarınızdan içe aktarabilirsiniz, böylece sıfırdan başlamazsınız: elinizde olanı yüklersiniz.

Önerdiğimiz aşamalı geçiş, Aura yöntemine doğal bir uyumdur: hazır olduğunuzda önce envanteri ve kataloğu, ardından satışları, ardından faturalamayı etkinleştirin. Ve her şey aynı platformda yaşadığı için, bir süreci taşıdığınız anda süreç diğerleriyle garip konfigürasyonlar olmaksızın bağlantı kurmaya başlar.

Ayrıca, 14 günlük deneme süresiyle, taahhütte bulunmadan önce operasyonunuzun gerçek bir bölümünü test edebilirsiniz: kataloğunuzun bir bölümünü yüklersiniz, bazı satışları kaydedersiniz ve değişikliğin buna değip değmediğini kendiniz görürsünüz. Artık yalnızca bir kişinin anlayabileceği bir dosyaya bağlı kalmak yok.