กระบวนการอัตโนมัติ: วิธีหยุดการทำงานด้วยตนเอง

การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติคืออะไร?

การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติคือการกำหนดค่าซอฟต์แวร์ให้ดำเนินการเฉพาะลำดับงานที่คุณทำด้วยตนเองในวันนี้ ซึ่งถูกทริกเกอร์โดยเหตุการณ์และตามกฎที่คุณกำหนด โครงสร้างจะเหมือนเดิมเสมอ เมื่อ "สิ่งนี้" เกิดขึ้น ให้ทำ "สิ่งนั้น" เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้น เมื่อลูกค้าไม่ชำระเงินภายในสามวัน ให้ส่งการแจ้งเตือนไปให้พวกเขา เมื่อสินค้าคงคลังลดลงต่ำกว่าระดับหนึ่ง ระบบจะส่งคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์

สิ่งสำคัญคือการแยกแยะระหว่างงานที่ต้องใช้วิจารณญาณของมนุษย์และงานที่ต้องทำตามขั้นตอนเท่านั้น การตัดสินใจเลือกกลยุทธ์การกำหนดราคาสำหรับธุรกิจของคุณต้องใช้คนที่มีความคิดสร้างสรรค์ ส่งอีเมลต้อนรับไปยังลูกค้าใหม่แต่ละราย ไม่ใช่: เป็นอีเมลเดียวกัน โดยมีขั้นตอนเดียวกันทุกครั้ง งานประเภทที่สองนี้เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับระบบอัตโนมัติ และโดยปกติแล้วจะเป็นช่วงที่เวลาส่วนใหญ่หลุดลอยไปโดยที่เราไม่รู้ตัว

จะรู้ได้อย่างไรว่าอะไรดีที่สุดสำหรับคุณในการทำให้เป็นอัตโนมัติ

ไม่ใช่ทุกอย่างที่เป็นไปโดยอัตโนมัติและไม่สะดวกในการทำเช่นนั้น ตัวเลือกระบบอัตโนมัติที่ดีมีคุณสมบัติตรงตามสัญญาณหลายประการเหล่านี้:

• มันเกิดขึ้นซ้ำๆ: คุณทำเหมือนเดิมหลายๆ ครั้งต่อวัน สัปดาห์หรือเดือน
• เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน: สามารถอธิบายได้ว่า "หากสิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ทำสิ่งนั้น" โดยไม่ต้องขึ้นอยู่กับอารมณ์ขันหรือการตัดสิน
• มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ เช่น การเก็บข้อมูล การคัดลอกตัวเลข และไม่ลืมการติดตามผล แค่ที่คนทำผิดเพราะเหนื่อย
• มันไม่ได้ให้คุณค่าด้วยตัวเอง: ไม่มีใครจ่ายเงินให้คุณเพื่อพิมพ์ข้อมูลเดียวกันลงในสามระบบ พวกเขาจ่ายเงินให้คุณสำหรับผลลัพธ์
• มันเกิดจากการหลงลืม: การติดตามผลที่ยังไม่เสร็จสิ้น, การแจ้งเตือนที่ไม่ได้ส่ง, การเรียกเก็บเงินที่หายไป

ตัวอย่างของกระบวนการที่เกือบทุกธุรกิจสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้

หากต้องการลดขั้นตอนลง กระบวนการเหล่านี้เป็นกระบวนการทั่วไปที่ระบบอัตโนมัติให้ผลตอบแทนอย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงถึงการหมุน:

• ฝ่ายขาย: ส่งลิงค์ชำระเงิน ยืนยันการสั่งซื้อ แจ้งเมื่อสินค้าออกและกู้คืนรถเข็นที่ถูกทิ้งร้าง
• ข้อควรสนใจ: ตอบคำถามที่พบบ่อยทันที ติดตามตั๋ว และขอคะแนนหลังจากแก้ไขได้
• การเงิน: สร้างใบแจ้งหนี้เมื่อปิดการขาย กระทบยอดการชำระเงินที่มาถึงธนาคาร และแจ้งลูกหนี้ที่ค้างชำระ
• สินค้าคงคลัง: สั่งซื้อผลิตภัณฑ์ใหม่เมื่อต่ำกว่าขั้นต่ำและเตือนถึงการขาดแคลนก่อนที่คุณจะขายของหมด
• การตลาด: ส่งลำดับการต้อนรับ เปิดใช้งานลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งานอีกครั้ง และกำหนดเวลาการเผยแพร่โดยไม่ต้องรอดำเนินการ

เริ่มต้นยังไงให้ไม่พัง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือต้องการทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในคราวเดียว วิธีที่สมเหตุสมผลเป็นแบบค่อยเป็นค่อยไปและตรวจสอบได้:

• เริ่มต้นด้วยงานเดียว ซึ่งเป็นงานที่ซ้ำซากและน่าเบื่อที่สุดเท่าที่คุณจะคิดได้ ชัยชนะที่รวดเร็วนั้นน่าเชื่อมากกว่าการวางแผนที่ยอดเยี่ยม
• ดำเนินการอัตโนมัติในโหมดกำกับดูแลก่อน: ให้ระบบเตรียมการดำเนินการและให้เจ้าหน้าที่อนุมัติ จนกว่าคุณจะเชื่อถือ
• วัดผลลัพธ์: ส่งคืนให้คุณกี่ชั่วโมง, หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้กี่ครั้ง สิ่งที่วัดได้ก็ดีขึ้น
• ปล่อยสายจูง: เมื่อระบบอัตโนมัติแสดงให้เห็นว่าทำงานได้ดี ให้ปล่อยให้มันทำงานด้วยตัวเองแล้วเดินหน้าต่อไป
• ปล่อยเบรกไว้เสมอ: กฎเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าเมื่อใดที่ระบบควรหยุดและแจ้งให้บุคคลทราบ

ระบบอัตโนมัติด้วยความชาญฉลาด: ออร่าก้าวกระโดด

ระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิมเป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นจริงๆ ให้ทำอย่างนั้น ทำงานได้ดีมากสำหรับกระบวนการที่คาดการณ์ได้ แต่กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากมีความแตกต่างซึ่งกฎคงที่ไม่ครอบคลุม: ลูกค้าที่เขียนแตกต่างออกไป สถานการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้ นั่นคือจุดที่ AI ยกระดับระบบอัตโนมัติขึ้นไปอีกระดับ เนื่องจากสามารถเข้าใจบริบทและตัดสินใจได้ ไม่ใช่แค่ทำตามสคริปต์เท่านั้น

ออร่าผสมผสานโลกทั้งสองเข้าด้วยกัน มีโฟลว์อัตโนมัติสำหรับลำดับที่ชัดเจน (เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา ให้ดำเนินการตามขั้นตอนนี้) และตัวแทน AI สำหรับสิ่งที่ต้องใช้วิจารณญาณ (ทำความเข้าใจการสนทนาและตอบสนองได้ดี) เนื่องจากทุกอย่างอยู่ในระบบเดียวกัน ระบบอัตโนมัติจึงข้ามแผนกต่างๆ ได้โดยไม่มีปัญหา กล่าวคือ การขายจะเรียกใช้ใบแจ้งหนี้ อัปเดตสินค้าคงคลัง ลงทะเบียนลูกค้า และกำหนดเวลาการติดตามผล โดยไม่มีใครย้ายข้อมูลด้วยมือ Aura Pilot สามารถประสานงานการดำเนินการส่วนใหญ่ได้โดยอัตโนมัติภายในขอบเขตที่คุณอนุมัติ เป้าหมายนั้นเรียบง่ายและตรงไปตรงมา: เพื่อให้ทีมของคุณหยุดทำงานหุ่นยนต์และอุทิศตนให้กับสิ่งที่มนุษย์เท่านั้นที่สามารถทำได้