Hur man lämnar Excel och migrerar till ett ERP utan att behöva dö

Tecken på att du har vuxit ur Excel

Excel är ett underbart verktyg, men det gjordes inte för att driva ett helt företag. Om du identifierar dig med flera av dessa tecken har du redan passerat punkten där Excel hjälper dig och du har nått den punkt där det stoppar dig:

• Du har flera versioner av samma fil och ingen vet vilken som är bra längre.
• Bara en person förstår hur formlerna fungerar, och om han saknas stannar allt.
• Du kopierar samma data från en fil till en annan flera gånger om dagen.
• Du säljer något som du inte hade i lager eftersom Excel inte uppdaterades.
• Att få en rapport tar timmar av att sätta ihop och kvadrera upp för hand.
• Du kan inte se informationen i realtid eller från din mobiltelefon när du inte är på kontoret.

Steg 1: organisera dina data INNAN du migrerar

Det största misstaget är att migrera röran. Om du överför dina kaotiska Excels som de är till ERP:n kommer du att ha samma kaos men i ett nytt system. Migration är det perfekta tillfället att städa upp. Lägg tid på detta, det är den del som mest avgör framgången.

• Felsökning av dubbletter: samma produkt med två namn, samma kund registrerad tre gånger.
• Standardisera format: att alla datum, priser och koder följer samma kriterier.
• Fyll i det som saknas: SKU:er, inköpspriser, kundskattedata. Ett affärssystem fungerar bra med kompletta data.
• Eliminera de döda: utgående produkter, kunder som inte har köpt på flera år. Dra inte skräp.

Steg 2: Migrera i etapper, inte allt på en gång

Stäng inte av Excel på måndag och slå på ERP med allt på tisdag. Den plötsliga övergången är det som gör att människor får panik och att projektet misslyckas. Migrera en modul i taget, i en logisk ordning, och kör båda parallellt under en kort stund samtidigt som du får självförtroende.

• Steg 1 — Katalog och inventering: ladda upp dina produkter med deras lager. Det är grunden för allt annat.
• Steg 2 — Kunder och leverantörer: skicka din redan förfinade katalog.
• Steg 3 — Försäljning och försäljningsställe: börja registrera nyförsäljning direkt i systemet.
• Steg 4 — Fakturering och ekonomi: kopplar samman CFDI-stämpling och finansiella rapporter.
• Steg 5 — Stäng av Excel: endast när ERP:n redan körs stabilt och teamet litar på det.

Steg 3: Ta ditt team med dig

Motståndet mot förändring är verkligt. Dina medarbetare har använt sina Excel i flera år och det ger dem säkerhet. Om du inte får dem på skeppet kommer de att fortsätta använda sina filer i smyg och du kommer att ha två system parallellt för alltid.

• Förklara "varför", inte bara "hur". Låt dem förstå vilket problem det löser för dem.
• Träna med sina verkliga uppgifter, inte med generiska exempel.
• Utse någon du litar på som intern referens för dagliga tvivel.
• Fira de första prestationerna: den första rapporten som kom ut på några sekunder, den första rean utan fel.

Hur Aura gör det enkelt

Aura är designad bara för företag som lämnar Excel, inte för företag med en systemavdelning. Du kan importera dina produkter, kunder och lager från dina egna filer, så att du inte börjar om från början: du laddar upp det du redan har.

Den stegvisa migreringen vi rekommenderar är en naturlig passform för Aura-sättet: aktivera inventering och katalog först, sedan försäljning, sedan fakturering, varje modul när du är redo. Och eftersom allting lever på samma plattform, så fort du migrerar en process börjar den ansluta till de andra utan konstiga konfigurationer.

Dessutom kan du med den 14-dagars testperioden testa en verklig del av din verksamhet innan du bestämmer dig: du laddar upp en del av din katalog, registrerar en del försäljning och ser själv att förändringen är värd det. Inte mer beroende på en fil som bara en person förstår.