Hur du digitaliserar ditt företag steg för steg

Vad det egentligen innebär att digitalisera

Digitalisering är inte att ha en vacker sida eller en aktiv Instagram. Det innebär att din företagsinformation slutar leva på papper, i en persons huvud eller i lösa Excel, och flyttas till ett system där allt hänger ihop och kan konsulteras på några sekunder.

Lackmustestet är enkelt: om personen som "vet hur allt går" saknas i morgon, kommer ditt företag fortfarande att fungera? Om svaret är nej är du inte digitaliserad än, du är beroende av någons minne. Målet är att kunskap ska leva i systemet, inte i människorna.

Steg 1: Kartlägg dina nuvarande processer

Man kan inte digitalisera det man inte förstår. Innan du köper något, rita hur ditt företag fungerar idag, som det är, med dess vändningar. Den här kartan är grunden till allt.

• Skriv hela försäljningsresan: från det ögonblick kunden anländer tills du hämtar och levererar.
• Markera i rött varje steg där någon kopierar information från en plats till en annan (från WhatsApp till Excel, från Excel till fakturan).
• Markera med gult var tid slösas bort på att vänta på godkännanden eller söka efter data.
• Identifiera processer som är beroende av en enda person. Det är dina svaga punkter.

Steg 2: Börja med det som gör mest ont

Det klassiska misstaget är att vilja digitalisera allt på en gång. Det slutar i kaos och ett halvkonfigurerat system som ingen använder. Strategin som fungerar är att starta en process i taget, börja med den som kostar dig mest pengar eller tid.

En beställning som fungerar för de flesta företag:

• Inventering och katalog: vet vad du har, hur mycket och var. Utan detta haltar allt annat.
• Försäljning och försäljningsställe: registrera varje försäljning i systemet, inte i en anteckningsbok.
• CFDI-fakturering: automatisera stämplingen för att inte slösa tid (och böter) med SAT.
• Kunder (CRM): sluta tappa kontakter och följ upp varje tillfälle.
• Inkasso och ekonomi: se med ett ögonkast hur mycket du är skyldig, hur mycket du är skyldig och hur månaden går.

Steg 3: Välj verktyg som talar med varandra

Här är digitaliseringens dyraste misstag: att köpa en app för allt. En för inventering, en för fakturering, en för CRM, en för onlinebutiken. I slutändan har du sex system som inte ansluter och ditt team ägnar dagen åt att kopiera data från en till en annan. Det är inte digitalisering, det multiplicerar manuellt arbete.

Den gyllene regeln: prioritera dina verktyg för att dela information. När en rea rabatterar lagret, genererar fakturan och uppdaterar den ekonomiska rapporten utan att någon lyfter ett finger är du verkligen digitaliserad.

Steg 4: Träna och mät

Den bästa tekniken i världen är värdelös om ditt team inte använder den. Adoption är hälften av projektet. Lägg tid på att låta människor förstå inte bara "hur" utan "varför".

• Träna med verkliga fall av ditt företag, inte med allmänna manualer.
• Utse en intern person som ansvarar för att lösa tvivel och främja adoption.
• Definiera 2 eller 3 mätvärden för att veta om det fungerar: tid att fakturera, lagerfel, försäljning registrerad i tid.
• Ge tid. De första veckorna är svåra; Efter en månad är förändringen märkbar.

Hur Aura gör det enkelt

Aura löser rotproblemet med lösa verktyg: istället för att köpa sex system har du bara ett med mer än 120 moduler som samexisterar i samma databas. Du aktiverar lager idag, försäljning nästa vecka och fakturering när du är redo, allt anslutet från dag ett.

Det betyder att du inte behöver integrera något eller betala för kontakter. Försäljningen du registrerar vid försäljningsstället ger rabatt på lagret, utlöser CFDI-fakturan och visas i din ekonomiska rapport direkt. Det är digitalisering utan den smärtsamma delen av att binda upp system som inte gjorts för att prata med varandra.

Och eftersom den finns i molnet, slutar din information att leva på en dator eller i någons huvud: den lever i ett system som du kommer åt var som helst, med automatisk säkerhetskopiering. Du börjar med ett prov och avancerar i din egen takt.