Автоматизация процессов: как перестать выполнять ручную работу

Что такое автоматизация процесса?

Автоматизация процесса — это настройка программного обеспечения для выполнения только последовательности задач, которые вы выполняете сегодня вручную, инициируемых событием и следуя заданным вами правилам. Структура всегда одна и та же: когда случается «это», делай «то». При поступлении заказа выставляется счет. Если клиент не платит в течение трех дней, отправьте ему напоминание. Когда запасы падают ниже определенного уровня, он размещает заказ поставщику.

Ключевым моментом является различие между задачами, требующими человеческого суждения, и задачами, требующими только соблюдения определенной процедуры. Для принятия решения о ценовой стратегии вашего бизнеса нужен думающий человек. Отправляйте приветственное письмо каждому новому клиенту, нет: каждый раз это одно и то же письмо с одними и теми же шагами. Этот второй тип задач является идеальным кандидатом на автоматизацию, и обычно именно на него уходит большая часть времени, а мы даже не осознаем этого.

Как узнать, что вам лучше всего автоматизировать

Не все автоматизировано и это неудобно. Хороший кандидат на автоматизацию отвечает нескольким из этих признаков:

• Это повторяется: вы делаете одно и то же много раз в день, неделю или месяц.
• Оно следует четким правилам: его можно описать как «если это произойдет, сделай то», вне зависимости от юмора или суждений.
• Он подвержен человеческим ошибкам: собирает данные, копирует цифры, не забывает о дальнейших действиях. Просто люди совершают ошибки, потому что устали.
• Само по себе оно не представляет ценности: никто не платит вам за ввод одних и тех же данных в три системы; Вам платят за результат.
• Выпадает из-за забывчивости: не выполненные последующие действия, не отправленные напоминания, потерянные заряды.

Примеры процессов, которые можно автоматизировать практически в любом бизнесе

Если коротко, то это распространенные процессы, в которых автоматизация быстро окупается, независимо от направления:

• Продажи: отправьте ссылку для оплаты, подтвердите заказ, уведомите об отправке груза и заберите брошенные тележки.
• Внимание: мгновенно отвечайте на часто задаваемые вопросы, отслеживайте заявки и запрашивайте оценку после решения.
• Финансы: формируйте счет при закрытии продажи, сверяйте платежи, поступающие в банк, и уведомляйте о просроченной дебиторской задолженности.
• Инвентаризация: заказывайте товары повторно, когда они падают ниже минимума, и предупреждайте о нехватке, прежде чем у вас закончится что-либо для продажи.
• Маркетинг: отправьте приветственную последовательность, повторно активируйте неактивных клиентов и запланируйте публикации без ожидания.

Как начать, ничего не сломав

Самая распространенная ошибка — желание автоматизировать все сразу. Разумный путь постепенный и проверяемый:

• Начните с одной задачи, самой повторяющейся и утомительной, которую вы только можете придумать. Быстрая победа более убедительна, чем отличный план.
• Сначала автоматизируйте контролируемый режим: позвольте системе подготовить действие и попросить человека одобрить его, пока вы не поверите ему.
• Измерьте результат: сколько часов он вам вернул, скольких ошибок удалось избежать. То, что измеряется, улучшается.
• Отпустите поводок: когда автоматизация показывает, что она работает хорошо, позвольте ей работать самостоятельно и переходите к следующему.
• Всегда оставляйте тормоз: четкие правила, когда система должна остановиться и оповестить человека.

Автоматизация с интеллектом: скачок Ауры

Традиционная автоматизация подчиняется жестким правилам: если происходит именно это, делайте именно это. Очень хорошо работает для предсказуемых процессов. Но у многих бизнес-процессов есть нюансы, которые не охватывает фиксированное правило: клиент, который пишет по-другому, непредвиденная ситуация. Именно здесь ИИ выводит автоматизацию на новый уровень, поскольку он может понимать контекст и принимать решения, а не просто следовать сценарию.

Аура объединяет оба мира. У него есть автоматизированные процессы для четких последовательностей (когда поступает заказ, выполните эту цепочку шагов) и агенты ИИ для того, что требует суждения (понимание разговора и хорошее реагирование). Поскольку все находится в одной системе, автоматизация без проблем пересекает отделы: продажа вызывает выставление счета, обновление инвентаря, регистрацию клиента и планирование его последующих действий, при этом никто не перемещает часть данных вручную. Aura Pilot может автономно координировать большую часть этой операции в пределах, которые вы утвердите. Цель проста и честна: чтобы ваша команда перестала выполнять работу роботов и посвятила себя тому, что может сделать только человек.