Cum să părăsiți Excel și să migrați la un ERP fără să încercați

Semne că ai depășit Excel

Excel este un instrument minunat, dar nu a fost creat pentru a conduce o întreagă afacere. Dacă te identifici cu mai multe dintre aceste semne, ai trecut deja de punctul în care Excel te ajută și ai ajuns în punctul în care te oprește:

• Aveți mai multe versiuni ale aceluiași fișier și nimeni nu mai știe care dintre ele este bună.
• Doar o persoană înțelege cum funcționează formulele și, dacă lipsește, totul se oprește.
• Copiați aceleași date dintr-un fișier în altul de mai multe ori pe zi.
• Vindeți ceva ce nu ați avut în stoc deoarece Excel nu a fost actualizat.
• Obținerea unui raport durează ore întregi de asamblare și încadrare manual.
• Nu puteți vedea informațiile în timp real sau de pe telefonul mobil atunci când nu sunteți la birou.

Pasul 1: organizați-vă datele ÎNAINTE de a migra

Greșeala numărul unu este dezordinea de migrare. Dacă vă transferați Excel-urile haotice așa cum sunt în ERP, veți avea același haos, dar într-un sistem nou. Migrația este oportunitatea perfectă de a curăța. Petreceți timp cu asta, este partea care determină cel mai mult succesul.

• Depanare duplicate: același produs cu două nume, același client înregistrat de trei ori.
• Standardizați formatele: toate datele, prețurile și codurile să urmeze aceleași criterii.
• Completați ceea ce lipsește: SKU-uri, prețuri de achiziție, datele fiscale ale clienților. Un ERP funcționează bine cu date complete.
• Eliminați morții: produse întrerupte, clienți care nu au mai cumpărat de ani de zile. Nu trage gunoiul.

Pasul 2: Migrați în etape, nu toate odată

Nu dezactivați Excel luni și porniți ERP-ul cu totul marți. Acea tranziție bruscă este ceea ce face ca oamenii să intre în panică și proiectul să eșueze. Migrați câte un modul, într-o ordine logică și rulați pe ambele în paralel pentru o perioadă scurtă de timp, în timp ce câștigați încredere.

• Etapa 1 — Catalog și inventar: încărcați-vă produsele cu stocul lor. Este baza tuturor celorlalte.
• Etapa 2 — Clienți și furnizori: trimiteți directorul dvs. deja rafinat.
• Etapa 3 — Vânzări și punctul de vânzare: începeți înregistrarea noilor vânzări direct în sistem.
• Etapa 4 — Facturare și finanțe: conectează ștampila CFDI și rapoartele financiare.
• Etapa 5 — Opriți Excel: numai atunci când ERP rulează deja stabil și echipa are încredere în el.

Pasul 3: Ia-ți echipa cu tine

Rezistența la schimbare este reală. Oamenii tăi folosesc Excel-urile de ani de zile și le oferă securitate. Dacă nu-i iei pe navă, vor continua să-și folosească fișierele pe ascuns și vei avea două sisteme în paralel pentru totdeauna.

• Explicați „de ce”, nu doar „cum”. Lasă-i să înțeleagă ce problemă le rezolvă.
• Antrenați-vă cu sarcinile lor reale, nu cu exemple generice.
• Numiți pe cineva în care aveți încredere ca referință internă pentru îndoielile de zi cu zi.
• Sărbătorește primele realizări: primul reportaj care a ieșit în câteva secunde, prima vânzare fără erori.

Cum ușurează Aura

Aura este conceput doar pentru companiile care părăsesc Excel, nu pentru corporații cu un departament de sisteme. Îți poți importa produsele, clienții și stocul din propriile fișiere, astfel încât să nu începi de la zero: încarci ceea ce ai deja.

Migrarea în etape pe care o recomandăm este o potrivire naturală pentru modul Aura: mai întâi activați inventarul și catalogul, apoi vânzările, apoi facturarea, fiecare modul când sunteți gata. Și din moment ce totul trăiește pe aceeași platformă, de îndată ce migrezi un proces, acesta începe să se conecteze cu celelalte fără configurații ciudate.

În plus, cu proba de 14 zile poți testa o parte reală a operațiunii tale înainte de a te angaja: încarci o parte din catalog, înregistrezi câteva vânzări și vezi singur că schimbarea merită. Nu mai depinde de un fișier pe care doar o singură persoană îl înțelege.