Jak opuścić Excel i migrować do ERP, nie umierając przy próbie

Oznaki, że wyrosłeś z Excela

Excel to wspaniałe narzędzie, ale nie zostało stworzone do prowadzenia całej firmy. Jeśli utożsamiasz się z kilkoma z tych znaków, minąłeś już punkt, w którym Excel Ci pomaga i dotarłeś do punktu, w którym Cię zatrzymuje:

• Masz kilka wersji tego samego pliku i nikt już nie wie, która jest dobra.
• Tylko jedna osoba rozumie, jak działają formuły, a jeśli jej brakuje, wszystko się kończy.
• Kopiujesz te same dane z jednego pliku do drugiego kilka razy dziennie.
• Sprzedajesz coś, czego nie miałeś na magazynie, ponieważ Excel nie został zaktualizowany.
• Uzyskanie raportu wymaga wielu godzin ręcznego składania i poprawiania.
• Nie możesz przeglądać informacji w czasie rzeczywistym ani na telefonie komórkowym, gdy nie jesteś w biurze.

Krok 1: uporządkuj swoje dane PRZED migracją

Błędem numer jeden jest migracja bałaganu. Jeśli przeniesiesz chaotyczny Excel w niezmienionej postaci do ERP, będziesz miał ten sam chaos, ale w nowym systemie. Migracja to idealna okazja, żeby posprzątać. Poświęć na to czas, to część, która najbardziej decyduje o sukcesie.

• Debuguj duplikaty: ten sam produkt pod dwiema nazwami, ten sam klient zarejestrowany trzykrotnie.
• Standaryzuj formaty: aby wszystkie daty, ceny i kody spełniały te same kryteria.
• Uzupełnij brakujące elementy: SKU, ceny zakupu, dane podatkowe klienta. ERP działa dobrze z pełnymi danymi.
• Wyeliminuj martwych: wycofane produkty, klientów, którzy nie kupowali od lat. Nie ciągnij śmieci.

Krok 2: Migrację przeprowadzaj etapami, a nie wszystko na raz

Nie wyłączaj Excela w poniedziałek i włączaj ERP ze wszystkim we wtorek. Ta nagła zmiana powoduje, że ludzie wpadają w panikę, a projekt kończy się niepowodzeniem. Migruj po jednym module na raz, w logicznej kolejności i uruchamiaj obydwa równolegle przez krótki czas, aż zyskasz pewność.

• Etap 1 — Katalog i inwentarz: prześlij swoje produkty wraz z ich stanem magazynowym. To podstawa wszystkiego innego.
• Etap 2 — Klienci i dostawcy: wyślij swój już dopracowany katalog.
• Etap 3 — Sprzedaż i punkt sprzedaży: rozpocznij rejestrację nowej sprzedaży bezpośrednio w systemie.
• Etap 4 — Rozliczenia i finanse: łączy stemplowanie CFDI i raporty finansowe.
• Etap 5 — Wyłącz Excela: tylko wtedy, gdy ERP działa już stabilnie i zespół mu ufa.

Krok 3: Zabierz ze sobą swój zespół

Opór wobec zmian jest realny. Twoi ludzie używają Excelów od lat i zapewnia im to bezpieczeństwo. Jeśli nie zabierzesz ich na statek, będą nadal potajemnie używać swoich plików i na zawsze będziesz mieć dwa systemy równoległe.

• Wyjaśnij „dlaczego”, a nie tylko „jak”. Niech zrozumieją, jaki problem dla nich to rozwiązuje.
• Trenuj, wykorzystując rzeczywiste zadania, a nie ogólne przykłady.
• Wyznacz osobę, której ufasz, jako wewnętrzną osobę referencyjną w przypadku codziennych wątpliwości.
• Świętuj pierwsze osiągnięcia: pierwszy raport, który pojawił się w ciągu kilku sekund, pierwszą sprzedaż bez błędów.

Jak Aura to ułatwia

Aura jest przeznaczona tylko dla firm, które odchodzą od Excela, a nie dla korporacji posiadających dział systemowy. Możesz importować swoje produkty, klientów i zapasy z własnych plików, więc nie zaczynasz od zera: przesyłasz to, co już masz.

Zalecana przez nas migracja etapowa w naturalny sposób pasuje do metody Aura: najpierw aktywuj zapasy i katalog, potem sprzedaż, potem rozliczenia, każdy moduł, kiedy będziesz gotowy. A ponieważ wszystko działa na tej samej platformie, gdy tylko przeprowadzisz migrację, proces zaczyna łączyć się z innymi bez dziwnych konfiguracji.

Co więcej, dzięki 14-dniowemu okresowi próbnemu możesz przetestować prawdziwy fragment swojej operacji przed zatwierdzeniem: przesyłasz część swojego katalogu, rejestrujesz sprzedaż i przekonasz się, że zmiana jest tego warta. Koniec z uzależnieniem od pliku, który rozumie tylko jedna osoba.