Jak krok po kroku digitalizować swój biznes

Co tak naprawdę oznacza digitalizacja

Digitalizacja nie oznacza posiadania ładnej strony ani aktywnego Instagrama. Oznacza to, że informacje o Twojej firmie przestają żyć na papierze, w czyjejś głowie lub w luźnych Excelach i przechodzą do systemu, w którym wszystko jest ze sobą połączone i można do nich zajrzeć w ciągu kilku sekund.

Papierek lakmusowy jest prosty: jeśli jutro zabraknie osoby, która „wie, jak się wszystko ma”, czy Twój biznes będzie nadal działał? Jeśli odpowiedź brzmi nie, nie jesteś jeszcze zdigitalizowany, jesteś zależny od czyjejś pamięci. Celem jest, aby wiedza żyła w systemie, a nie w ludziach.

Krok 1: Zmapuj swoje obecne procesy

Nie możesz digitalizować tego, czego nie rozumiesz. Zanim cokolwiek kupisz, narysuj, jak działa Twoja firma dzisiaj, z jej zwrotami akcji. Ta mapa jest podstawą wszystkiego.

• Napisz całą ścieżkę sprzedaży: od momentu przybycia klienta do momentu odbioru i dostawy.
• Zaznacz na czerwono każdy krok, w którym ktoś kopiuje informacje z jednego miejsca do drugiego (z WhatsApp do Excela, z Excela do faktury).
• Zaznacz na żółto miejsca, w których marnujesz czas na oczekiwanie na zatwierdzenia lub wyszukiwanie danych.
• Zidentyfikuj procesy zależne od jednej osoby. To są twoje słabe punkty.

Krok 2: Zacznij od tego, co najbardziej boli

Klasycznym błędem jest chęć digitalizacji wszystkiego na raz. Kończy się chaosem i na wpół skonfigurowanym systemem, z którego nikt nie korzysta. Skuteczna strategia polega na rozpoczynaniu procesu pojedynczo, zaczynając od tego, który kosztuje najwięcej czasu i pieniędzy.

Zamówienie, które sprawdza się w przypadku większości firm:

• Inwentarz i katalog: wiesz, co masz, ile i gdzie. Bez tego wszystko inne utyka.
• Sprzedaż i punkt sprzedaży: każdą sprzedaż zapisuj w systemie, a nie w notatniku.
• Fakturowanie CFDI: zautomatyzuj stemplowanie, aby nie tracić czasu (i kar) na SAT.
• Klienci (CRM): przestań tracić kontakty i korzystaj z każdej okazji.
• Windykacje i finanse: zobacz w skrócie, ile jesteś winien, ile jesteś winien i jak mija miesiąc.

Krok 3: Wybierz narzędzia, które ze sobą rozmawiają

Oto najkosztowniejszy błąd cyfryzacji: kupowanie aplikacji do wszystkiego. Jeden do zapasów, jeden do rozliczeń, jeden do CRM, jeden do sklepu internetowego. W rezultacie masz sześć systemów, które nie łączą się ze sobą, a Twój zespół spędza dzień na kopiowaniu danych między sobą. To nie jest digitalizacja, to pomnażanie pracy ręcznej.

Złota zasada: nadaj priorytet swoim narzędziom, udostępniając informacje. Kiedy wyprzedaż obniża zapasy, generuje fakturę i aktualizuje raport finansowy bez kiwnięcia palcem, jesteś naprawdę zdigitalizowany.

Krok 4: Trenuj i mierz

Najlepsza technologia na świecie jest bezużyteczna, jeśli Twój zespół z niej nie korzysta. Adopcja to połowa projektu. Spędzaj czas, pozwalając ludziom zrozumieć nie tylko „jak”, ale także „dlaczego”.

• Trenuj, korzystając z prawdziwych przypadków swojej firmy, a nie z ogólnych podręczników.
• Wyznacz wewnętrzną osobę odpowiedzialną za rozwianie wątpliwości i promowanie adopcji.
• Zdefiniuj 2 lub 3 wskaźniki, aby wiedzieć, czy to działa: czas wystawienia faktury, błędy w zapasach, sprzedaż zarejestrowana na czas.
• Daj czas. Pierwsze tygodnie są trudne; Po miesiącu zmiana jest zauważalna.

Jak Aura sprawia, że ​​jest to proste

Aura rozwiązuje podstawowy problem luźnych narzędzi: zamiast kupować sześć systemów, masz tylko jeden z ponad 120 modułami, które współistnieją w tej samej bazie danych. Już dziś możesz włączyć zapasy, sprzedaż w przyszłym tygodniu i fakturowanie, kiedy będziesz gotowy, a wszystko będzie połączone od pierwszego dnia.

Oznacza to, że nie musisz niczego integrować ani płacić za złącza. Sprzedaż zarejestrowana w punkcie sprzedaży powoduje zniżkę na stany magazynowe, powoduje wystawienie faktury CFDI i natychmiast pojawia się w Twoim raporcie finansowym. Jest to cyfryzacja bez bolesnej części łączenia systemów, które nie zostały stworzone, aby ze sobą rozmawiać.

A ponieważ znajdują się w chmurze, Twoje informacje przestają znajdować się na komputerze lub w czyjejś głowie: żyją w systemie, do którego masz dostęp z dowolnego miejsca, z automatycznymi kopiami zapasowymi. Zaczynasz od próby i rozwijasz się we własnym tempie.