Hvordan forlate Excel og migrere til en ERP uten å prøve

Tegn på at du har vokst ut av Excel

Excel er et fantastisk verktøy, men det ble ikke laget for å drive en hel virksomhet. Hvis du identifiserer deg med flere av disse tegnene, har du allerede passert punktet der Excel hjelper deg, og du har nådd det punktet hvor det stopper deg:

• Du har flere versjoner av samme fil og ingen vet hvilken som er bra lenger.
• Bare én person forstår hvordan formlene fungerer, og hvis han mangler, stopper alt.
• Du kopierer de samme dataene fra en fil til en annen flere ganger om dagen.
• Du selger noe du ikke hadde på lager fordi Excel ikke ble oppdatert.
• Å få en rapport tar timer med å sette sammen og kvadrere opp for hånd.
• Du kan ikke se informasjonen i sanntid eller fra mobiltelefonen din når du ikke er på kontoret.

Trinn 1: organiser dataene dine FØR du migrerer

Den største feilen er å migrere rot. Hvis du overfører dine kaotiske Excels som de er til ERP, vil du ha samme kaos, men i et nytt system. Migrasjon er den perfekte muligheten til å rydde opp. Bruk tid på dette, det er den delen som avgjør mest suksess.

• Debug duplikater: samme produkt med to navn, samme kunde registrert tre ganger.
• Standardiser formater: at alle datoer, priser og koder følger de samme kriteriene.
• Fyll ut det som mangler: SKU-er, innkjøpspriser, kundeavgiftsdata. Et ERP fungerer godt med komplette data.
• Eliminer de døde: utgåtte produkter, kunder som ikke har kjøpt på flere år. Ikke dra søppel.

Trinn 2: Migrer i etapper, ikke alt på en gang

Ikke slå av Excel på mandag og slå på ERP med alt på tirsdag. Den plutselige overgangen er det som får folk til å få panikk og at prosjektet mislykkes. Migrer én modul om gangen, i en logisk rekkefølge, og kjør begge parallelt i kort tid mens du får selvtillit.

• Trinn 1 — Katalog og inventar: Last opp produktene dine med lagerbeholdningen. Det er grunnlaget for alt annet.
• Trinn 2 — Kunder og leverandører: send din allerede raffinerte katalog.
• Trinn 3 — Salg og salgssted: begynn å registrere nye salg direkte inn i systemet.
• Trinn 4 — Fakturering og økonomi: kobler sammen CFDI-stempling og økonomiske rapporter.
• Trinn 5 — Slå av Excel: bare når ERP allerede kjører stabilt og teamet stoler på det.

Trinn 3: Ta med deg teamet ditt

Motstand mot endring er reell. Medarbeiderne dine har brukt Excel i årevis, og det gir dem sikkerhet. Hvis du ikke får dem med på skipet, vil de fortsette å bruke filene sine på lur, og du vil ha to systemer parallelt for alltid.

• Forklar «hvorfor», ikke bare «hvordan». La dem forstå hvilket problem det løser for dem.
• Tren med sine virkelige oppgaver, ikke med generiske eksempler.
• Utnevne noen du stoler på som intern referanse for daglig tvil.
• Feir de første prestasjonene: den første rapporten som kom ut på sekunder, det første salget uten feil.

Hvordan Aura gjør det enkelt

Aura er designet kun for virksomheter som forlater Excel, ikke for selskaper med en systemavdeling. Du kan importere dine produkter, klienter og lager fra dine egne filer, slik at du ikke starter fra bunnen av: du laster opp det du allerede har.

Den trinnvise migreringen vi anbefaler passer naturlig for Aura-måten: aktiver beholdning og katalog først, deretter salg, deretter fakturering, hver modul når du er klar. Og siden alt lever på samme plattform, så snart du migrerer en prosess begynner den å koble seg til de andre uten merkelige konfigurasjoner.

Videre, med den 14-dagers prøveversjonen kan du teste en reell del av operasjonen din før du forplikter deg: du laster opp en del av katalogen din, registrerer noen salg og ser selv at endringen er verdt det. Ikke mer avhengig av en fil som bare én person forstår.