Wat is een telefooncentrale en IP-telefonie?

Wat is een telefooncentrale?

Een telefooncentrale, technisch bekend als PBX, voor Private Branch Exchange, is het systeem dat gesprekken binnen een bedrijf beheert en doorverbindt. Het is de "centrale" die beslist waar elk gesprek naartoe gaat: het ontvangt de binnenkomende gesprekken, verdeelt ze over de extensies of afdelingen, en zorgt ervoor dat gesprekken naar het buitenland kunnen worden gevoerd via dezelfde reeks lijnen.

Zonder een schakelaar zou elke telefoon zijn eigen buitenlijn nodig hebben en zou er geen manier zijn om gesprekken door te verbinden of één enkel contactnummer te hebben. Dankzij de overstap kan een bedrijf met twintig medewerkers met één hoofdnummer opereren en de oproepen op een ordelijke manier verdelen.

Wat is IP-telefonie?

IP-telefonie, ook wel VoIP genoemd, voor Voice over IP, is de technologie die spraakoproepen via internet verzendt in plaats van traditionele koperen telefoonlijnen. Simpel gezegd: het zet uw stem om in gegevens en verzendt deze via hetzelfde netwerk dat u gebruikt om te surfen.

Hierdoor veranderden de spelregels. Voorheen was een switch een dure fysieke doos die in kantoren werd geïnstalleerd, met overal kabels en een onderhoudsmonteur. Met IP-telefonie kan de switch in de cloud leven: er hoeft geen hardware te worden aangeschaft, hij wordt geconfigureerd vanaf een scherm en uw team kan oproepen beantwoorden vanaf een laptop of mobiele telefoon, waar deze zich ook bevindt.

De voordelen van IP-telefonie ten opzichte van traditionele telefonie zijn duidelijk:

• Het kost veel minder, vooral voor interlokale gesprekken.
• Geen speciale hardware of bedrading vereist.
• Uw team kan overal waar internet beschikbaar is oproepen beantwoorden.
• Het integreert met uw CRM en uw bedrijfssystemen.
• Eenvoudig schalen: een extensie toevoegen is een klik, geen taak.

Wat is een IVR en hoe werkt het?

De IVR (Interactive Voice Response) is het spraakmenu dat u begroet als u een bedrijf belt: 'bel 1 voor verkoop, 2 voor ondersteuning'. De functie ervan is om elke oproep automatisch door te sturen naar de juiste afdeling of persoon, zonder dat iemand hoeft te antwoorden en door te verbinden.

Een goed geconfigureerde IVR zorgt ervoor dat geen enkele oproep gemist wordt en de klant snel iemand bereikt die hem kan helpen. Het kan basisinformatie bieden (schema's, routebeschrijvingen), oproepen in de wachtrij plaatsen, terugbellen aanbieden en zelfs routes maken op basis van het schema. In moderne systemen kan de IVR zelfs begrijpen wat de klant zegt en reageren met kunstmatige intelligentie, niet alleen met toonmenu's.

Waarom is het belangrijk voor uw bedrijf?

Telefonie is meestal het eerste echte contact tussen een klant en uw bedrijf, en een gemiste of slecht beantwoorde oproep is een verkoop die niet doorgaat. Een cloudswitch biedt u deze voordelen:

• Een uniek beroepsnummer met uitbreidingen per gebied.
• Er gaat geen oproep verloren: wachtrijen, mailbox en terugbellen.
• Rapporteert hoeveel oproepen binnenkomen, beantwoord worden en verloren gaan.
• Gespreksopname voor kwaliteit en training.
• Aandacht overal, ideaal voor teams op afstand.

Hoe Aura het oplost

Aura bevat een cloud-telefooncentrale met IP-telefonie geïntegreerd in hetzelfde platform waar uw CRM en inbox live staan. Dit betekent dat wanneer er een oproep binnenkomt, Aura al weet wie de klant is, hun geschiedenis toont en het gesprek opneemt, samen met de rest van hun interacties via WhatsApp, e-mail of netwerken.

U kunt uw IVR instellen met menu's en extensies zonder ook maar één kabel aan te raken, beantwoorden vanaf uw computer of mobiele telefoon, gesprekken opnemen en rapporten bekijken van al het telefoonverkeer. En omdat de kunstmatige intelligentie van Aura zich op de achtergrond bevindt, kan het gesprekken transcriberen, samenvatten wat er is besproken en automatisch vervolgtaken creëren. Telefonie is niet langer een eiland, maar wordt gewoon een onderdeel van het dossier van de klant.