Hoe u Excel kunt verlaten en naar een ERP kunt migreren zonder te sterven

Tekenen dat u Excel bent ontgroeid

Excel is een prachtig hulpmiddel, maar het is niet gemaakt om een ​​heel bedrijf te runnen. Als u zich met meerdere van deze signalen herkent, bent u het punt al gepasseerd waarop Excel u helpt en heeft u het punt bereikt waarop Excel u tegenhoudt:

• Je hebt meerdere versies van hetzelfde bestand en niemand weet meer welke goed is.
• Slechts één persoon begrijpt hoe de formules werken, en als hij ontbreekt, stopt alles.
• Je kopieert meerdere keren per dag dezelfde gegevens van het ene bestand naar het andere.
• Je verkoopt iets dat je niet op voorraad had omdat Excel niet bijgewerkt was.
• Het verkrijgen van een rapport vergt uren van handmatig samenstellen en uitwerken.
• U kunt de informatie niet in realtime of vanaf uw mobiele telefoon bekijken als u niet op kantoor bent.

Stap 1: organiseer uw gegevens VOORDAT u migreert

De grootste fout is het migreren van rommel. Als u uw chaotische Excels zoals ze nu zijn overzet naar het ERP, krijgt u dezelfde chaos, maar dan in een nieuw systeem. Migratie is de perfecte gelegenheid om op te ruimen. Besteed hier tijd aan, het is het onderdeel dat het succes het meest bepaalt.

• Debug duplicaten: hetzelfde product met twee namen, dezelfde klant heeft zich drie keer geregistreerd.
• Standaardiseer formaten: dat alle datums, prijzen en codes dezelfde criteria volgen.
• Vul aan wat er ontbreekt: SKU's, aankoopprijzen, klantbelastinggegevens. Een ERP werkt goed met volledige data.
• Elimineer de doden: stopgezette producten, klanten die al jaren niets meer hebben gekocht. Sleep geen afval.

Stap 2: Migreer in fasen, niet in één keer

Zet Excel niet op maandag uit en dinsdag de ERP met alles aan. Die plotselinge transitie zorgt ervoor dat mensen in paniek raken en dat het project mislukt. Migreer één module tegelijk, in een logische volgorde, en voer beide korte tijd parallel uit, zodat u meer vertrouwen krijgt.

• Fase 1 — Catalogus en inventaris: upload uw producten met hun voorraad. Het is de basis van al het andere.
• Fase 2 — Klanten en leveranciers: stuur uw reeds verfijnde directory.
• Fase 3 — Verkoop en verkooppunt: begin met het rechtstreeks in het systeem registreren van nieuwe verkopen.
• Fase 4 — Facturering en financiën: verbindt CFDI-stempeling en financiële rapporten.
• Fase 5 — Schakel Excel uit: alleen als de ERP al stabiel draait en het team erop vertrouwt.

Stap 3: Neem je team mee

Weerstand tegen verandering is reëel. Uw mensen gebruiken hun Excels al jaren en het geeft zekerheid. Als je ze niet op het schip krijgt, blijven ze hun bestanden sluw gebruiken en heb je voor altijd twee systemen parallel.

• Leg het ‘waarom’ uit, en niet alleen het ‘hoe’. Laat ze begrijpen welk probleem het voor hen oplost.
• Train met hun echte taken, niet met algemene voorbeelden.
• Wijs iemand aan die u vertrouwt als interne referentie bij dagelijkse twijfels.
• Vier de eerste prestaties: het eerste rapport dat binnen enkele seconden verscheen, de eerste verkoop zonder fouten.

Hoe Aura het u gemakkelijk maakt

Aura is speciaal ontworpen voor bedrijven die Excel verlaten, niet voor bedrijven met een systeemafdeling. U kunt uw producten, klanten en voorraad importeren uit uw eigen bestanden, zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen: u uploadt wat u al heeft.

De gefaseerde migratie die wij aanbevelen past natuurlijk bij de Aura-manier: activeer eerst de inventaris en catalogus, dan de verkoop, dan de facturering, elke module wanneer u er klaar voor bent. En aangezien alles zich op hetzelfde platform bevindt, begint het proces, zodra u het migreert, verbinding te maken met de andere zonder vreemde configuraties.

Bovendien kunt u met de proefperiode van 14 dagen een echt onderdeel van uw operatie testen voordat u zich vastlegt: u uploadt een deel van uw catalogus, registreert een aantal verkopen en ziet zelf dat de verandering de moeite waard is. U bent niet meer afhankelijk van een bestand dat slechts één persoon begrijpt.