Hoe kiest u een ERP voor uw kmo (praktische gids)

Ten eerste: begrijp welk probleem je wilt oplossen

Voordat u demo's bekijkt en offertes vraagt, stop eerst en beantwoord een eerlijke vraag: wat kost u vandaag geld? Een ERP wordt niet gekocht omdat het modern klinkt, maar om een ​​specifiek gat te dichten. Als u niet weet wat het gat is, zal elke verkoper u ervan overtuigen dat hun product de oplossing is.

Doe deze oefening met uw team voordat u met iemand praat:

• Noteer de 3 processen die elke week de meeste tijd in beslag nemen (facturering, inventaris in evenwicht brengen, verzamelen, enz.).
• Identificeer waar informatie verloren gaat: in een Excel dat slechts één persoon begrijpt? op WhatsApp? in het hoofd van de eigenaar?
• Bereken, zelfs met het oog, hoeveel elke fout u kost: een verkoop zonder voorraad, een factuur die niet op tijd is, een klant die niet terugkomt.
• Bepaalt wie het systeem dagelijks zal gebruiken. Een ERP dat alleen gebruik maakt van de accountant verandert niets aan uw bedrijfsvoering.

De criteria die er echt toe doen

Alle ERP's beloven hetzelfde op hun pagina. Het verschil zit hem in de details die zelden in de brochure voorkomen. Evalueer elke kandidaat aan de hand van deze lijst en geef hem een ​​eerlijke beoordeling:

• Modules die u VANDAAG nodig heeft, niet de 200 die u nooit zult aanraken. Een systeem met minder functies, maar dat je wel gebruikt, is meer waard dan een gigantisch, half geconfigureerd systeem.
• Native CFDI 4.0-facturering en -stempeling met de SAT. In Mexico is dit niet optioneel; Als het ERP er niet bij zit, betaal je voor een externe patch.
• Leercurve. Vraag om een ​​demo en laat deze over aan iemand in uw team, niet aan de verkoper. Als het je niet lukt om binnen 15 minuten een verkoop tot stand te brengen, dan is dat jammer.
• Werkelijke totaalprijs: licentie + extra gebruikers + implementatie + ondersteuning + AI- of messaging-credits. Het nummer op de cover is vrijwel nooit het nummer waarvoor u betaalt.
• Ondersteuning in het Spaans en in uw tijdzone. Een ticket dat binnen 3 dagen wordt beantwoord, stopt de operatie.
• Laat het met u meegroeien: zodat u kunt beginnen met verkoop en inventaris en vervolgens CRM, e-commerce of salarisadministratie kunt inschakelen zonder van systeem te hoeven veranderen.

Het evaluatieproces, stap voor stap

Koop niet alleen de eerste die je ziet of degene die je vriend je heeft aanbevolen. Volg een ordelijk proces en je beslist met je hoofd, niet met de emotie van de mooie demo.

• Stap 1: Stel een korte lijst samen van 3-5 opties die uw belangrijkste modules dekken.
• Stap 2: Vraag een echte demo aan met UW gegevens, niet de voorbeeldwinkel van de verkoper. Upload 10 producten en een echte uitverkoop.
• Stap 3: Test de ondersteuning voordat u ondertekent. Stuur een moeilijke vraag en meet hoe lang het duurt en hoe goed ze je antwoorden.
• Stap 4: Vraag om referenties van bedrijven die vergelijkbaar zijn met het uwe, van dezelfde branche en dezelfde omvang. Praat met ze zonder dat de verkoper aanwezig is.
• Stap 5: Test 2 tot 4 weken met een echt onderdeel van uw bedrijf voordat u alles migreert.
• Stap 6: Lees het contract. Kijk naar de duurzaamheid, de kosten voor het verkrijgen van uw gegevens als u weggaat, en wat er gebeurt als ze de prijs verhogen.

Veelgemaakte fouten die duur zijn

De meeste ERP-projecten die mislukken, mislukken niet vanwege de software, maar vanwege de manier waarop deze is gekozen en geïmplementeerd. Dit zijn de struikelblokken die we keer op keer zien:

• Koop voor functies die indruk maken in de demo, maar die u nooit zult gebruiken.
• Betrek het team dat het zal bedienen er niet bij. Als de winkelier zijn mening niet heeft gegeven, zal hij deze niet gebruiken.
• Onderschat datamigratie. Het kost tijd om uw inventaris en klanten op de juiste manier te krijgen; plan het.
• Kiezen voor de goedkoopste zonder te kijken naar de implementatiekosten, of voor de duurste denken dat duur synoniem is met goed.
• Geen interne persoon definiëren die verantwoordelijk is voor het project. Zonder eigenaar stagneert de implementatie.

Hoe Aura het oplost

Aura is speciaal geboren voor het MKB dat het beu was om vijf systemen te kopen die niet met elkaar praten. Op één plek heeft u verkoop, voorraad, CRM, CFDI 4.0-facturering, e-commerce, verkooppunten en meer dan 120 modules die u alleen kunt inschakelen wanneer u ze nodig heeft.

De logica is simpel: u begint met wat u vandaag pijn doet (bijvoorbeeld uw inventaris goed organiseren en factureren) en u activeert modules naarmate u groeit, zonder van platform te veranderen of uw mensen helemaal opnieuw op te leiden. Het Aura One-abonnement is een enkel en transparant plan, met een proefperiode van 14 dagen, zodat u het kunt uitproberen met uw echte gegevens voordat u een beslissing neemt.

En omdat alles in hetzelfde systeem leeft, stroomt de informatie alleen: bij een verkoop wordt korting op de voorraad gegeven, wordt de factuur geactiveerd en wordt het financiële rapport bijgewerkt zonder dat iemand iets kopieert en plakt. Dat is wat de werking echt verandert, niet het aantal knoppen.