Procesautomatisering: hoe u kunt stoppen met handmatig werk

Wat is het automatiseren van een proces?

Het automatiseren van een proces is het configureren van de software om alleen een reeks taken uit te voeren die u vandaag de dag handmatig uitvoert, geactiveerd door een gebeurtenis en volgens de regels die u definieert. De structuur is altijd hetzelfde: als ‘dit’ gebeurt, doe dan ‘dat’. Wanneer een bestelling binnenkomt, wordt de factuur gegenereerd. Als een klant binnen drie dagen niet betaalt, stuur hem dan een herinnering. Wanneer de voorraad onder een bepaald niveau zakt, plaatst hij de bestelling bij de leverancier.

De sleutel is om onderscheid te maken tussen taken die menselijk oordeel vereisen en taken waarvoor alleen het volgen van een procedure vereist is. Voor het bepalen van de prijsstrategie voor uw bedrijf is een denkend persoon nodig. Stuur de welkomstmail naar elke nieuwe klant, nee: het is elke keer dezelfde e-mail, met dezelfde stappen. Dit tweede type taak is een perfecte kandidaat voor automatisering, en het is meestal waar de meeste tijd wegglipt zonder dat we het beseffen.

Hoe u weet wat u het beste kunt automatiseren

Niet alles is geautomatiseerd en het is ook niet handig om dat te doen. Een goede automatiseringskandidaat voldoet aan verschillende van deze kenmerken:

• Het is repetitief: je doet het vele malen per dag, week of maand hetzelfde.
• Het volgt duidelijke regels: het kan worden omschreven als "als dit gebeurt, doe dat", zonder afhankelijk te zijn van humor of oordeel.
• Het is gevoelig voor menselijke fouten: het vastleggen van gegevens, het kopiëren van cijfers en niet te vergeten een follow-up. Precies waar mensen fouten maken omdat ze moe zijn.
• Het levert op zichzelf geen waarde op: niemand betaalt u om dezelfde gegevens in drie systemen te typen; Ze betalen je voor het resultaat.
• Het valt als gevolg van vergeetachtigheid: follow-ups die niet worden uitgevoerd, herinneringen die niet worden verzonden, kosten die verloren gaan.

Voorbeelden van processen die vrijwel elk bedrijf kan automatiseren

Om het kort te houden: dit zijn veel voorkomende processen waarbij automatisering snel loont, ongeacht de spin:

• Verkoop: stuur de betaallink, bevestig de bestelling, laat weten wanneer de zending vertrekt en haal verlaten karren terug.
• Let op: Beantwoord veelgestelde vragen direct, volg tickets op en vraag na oplossing om een ​​beoordeling.
• Financiën: genereer de factuur bij het sluiten van de verkoop, stem betalingen af ​​die bij de bank binnenkomen en geef achterstallige debiteuren door.
• Voorraad: bestel producten opnieuw wanneer ze onder het minimum komen en waarschuw voor tekorten voordat je niets meer te verkopen hebt.
• Marketing: verstuur de welkomstreeks, reactiveer inactieve klanten en plan publicaties zonder dat ze in behandeling zijn.

Hoe te beginnen zonder iets te breken

De meest voorkomende fout is dat je alles in één keer wilt automatiseren. De verstandige manier is geleidelijk en controleerbaar:

• Begin met een enkele taak, de meest repetitieve en vervelende taak die je kunt bedenken. Een snelle overwinning is overtuigender dan een geweldig plan.
• Automatiseer eerst in de begeleide modus: laat het systeem de actie voorbereiden en laat een mens deze goedkeuren, totdat u hem vertrouwt.
• Meet het resultaat: hoeveel uur het je heeft opgeleverd, hoeveel fouten het heeft vermeden. Wat gemeten wordt, wordt verbeterd.
• Laat de riem los: als een automatisering laat zien dat hij goed werkt, laat hem dan zelfstandig draaien en ga door naar de volgende.
• Laat altijd een rem staan: duidelijke regels over wanneer het systeem moet stoppen en waarschuw een persoon.

Automatisering met intelligentie: Aura's sprong

Traditionele automatisering volgt strenge regels: als dit precies gebeurt, doe dan precies dat. Werkt heel goed voor voorspelbare processen. Maar veel bedrijfsprocessen kennen nuances die niet door een vaste regel gedekt worden: een klant die anders schrijft, een situatie die niet voorzien was. Dat is waar AI de automatisering een niveau verder brengt, omdat het de context kan begrijpen en beslissen, en niet alleen het script kan volgen.

Aura combineert beide werelden. Het heeft geautomatiseerde stromen voor duidelijke reeksen (als er een bestelling binnenkomt, voer dan deze reeks stappen uit) en AI-agenten voor wat oordeel vereist (een gesprek begrijpen en goed reageren). Omdat alles in hetzelfde systeem leeft, doorkruist de automatisering zonder problemen afdelingen: een verkoop activeert de factuur, werkt de inventaris bij, registreert de klant en plant de opvolging ervan, zonder dat iemand ook maar een stukje gegevens met de hand verplaatst. Aura Pilot kan een groot deel van die operatie autonoom coördineren binnen de door u goedgekeurde grenzen. Het doel is simpel en eerlijk: dat uw team stopt met robotwerk en zich wijdt aan wat alleen een mens kan doen.