Tanda-tanda bahawa anda telah mengatasi Excel
Excel ialah alat yang hebat, tetapi ia tidak dibuat untuk menjalankan keseluruhan perniagaan. Jika anda mengenal pasti dengan beberapa tanda ini, anda telah melepasi tahap di mana Excel membantu anda dan anda telah mencapai tahap di mana ia menghalang anda:
- Anda mempunyai beberapa versi fail yang sama dan tiada siapa yang tahu yang mana satu lagi bagus.
- Hanya seorang yang memahami cara formula berfungsi, dan jika dia hilang, semuanya berhenti.
- Anda menyalin data yang sama dari satu fail ke fail yang lain beberapa kali sehari.
- Anda menjual sesuatu yang anda tidak ada dalam stok kerana Excel tidak dikemas kini.
- Mendapatkan laporan mengambil masa berjam-jam untuk menyusun dan menjumlahkan dengan tangan.
- Anda tidak boleh melihat maklumat dalam masa nyata atau dari telefon bimbit anda apabila anda tidak berada di pejabat.
Langkah 1: susun data anda SEBELUM berhijrah
Kesilapan nombor satu ialah memindahkan kekacauan. Jika anda memindahkan Excel huru-hara anda seperti yang ada kepada ERP, anda akan mengalami huru-hara yang sama tetapi dalam sistem baharu. Penghijrahan adalah peluang terbaik untuk membersihkan diri. Luangkan masa untuk ini, ia adalah bahagian yang paling menentukan kejayaan.
- Pendua nyahpepijat: produk yang sama dengan dua nama, pelanggan yang sama mendaftar tiga kali.
- Seragamkan format: bahawa semua tarikh, harga dan kod mengikut kriteria yang sama.
- Lengkapkan apa yang tiada: SKU, harga pembelian, data cukai pelanggan. ERP berfungsi dengan baik dengan data lengkap.
- Hapuskan yang mati: produk yang dihentikan, pelanggan yang tidak membeli selama bertahun-tahun. Jangan seret sampah.
Langkah 2: Berhijrah secara berperingkat, bukan sekali gus
Jangan matikan Excel pada hari Isnin dan hidupkan ERP dengan segala-galanya pada hari Selasa. Peralihan mengejut itulah yang menyebabkan orang ramai panik dan projek gagal. Berpindah satu modul pada satu masa, dalam susunan yang logik, dan jalankan kedua-duanya selari untuk masa yang singkat sambil anda memperoleh keyakinan.
- Peringkat 1 — Katalog dan inventori: muat naik produk anda dengan stoknya. Ia adalah asas kepada segala-galanya.
- Peringkat 2 — Pelanggan dan pembekal: hantar direktori anda yang telah diperhalusi.
- Peringkat 3 — Jualan dan tempat jualan: mula merekodkan jualan baharu terus ke dalam sistem.
- Peringkat 4 — Pengebilan dan kewangan: menghubungkan pengecapan CFDI dan laporan kewangan.
- Peringkat 5 — Matikan Excel: hanya apabila ERP sudah berjalan stabil dan pasukan mempercayainya.
Langkah 3: Bawa pasukan anda bersama anda
Penentangan terhadap perubahan adalah nyata. Orang anda telah menggunakan Excel mereka selama bertahun-tahun dan ia memberi mereka keselamatan. Jika anda tidak membawanya ke dalam kapal, mereka akan terus menggunakan fail mereka secara diam-diam dan anda akan mempunyai dua sistem selari selama-lamanya.
- Terangkan "mengapa," bukan hanya "bagaimana." Biarkan mereka memahami masalah yang diselesaikan untuk mereka.
- Berlatih dengan tugas sebenar mereka, bukan dengan contoh generik.
- Lantik seseorang yang anda percayai sebagai rujukan dalaman untuk keraguan sehari-hari.
- Raikan pencapaian pertama: laporan pertama yang keluar dalam beberapa saat, jualan pertama tanpa kesilapan.
Bagaimana Aura menjadikannya mudah
Aura direka bentuk hanya untuk perniagaan yang meninggalkan Excel, bukan untuk syarikat yang mempunyai jabatan sistem. Anda boleh mengimport produk, pelanggan dan stok anda daripada fail anda sendiri, supaya anda tidak bermula dari awal: anda memuat naik apa yang anda sudah ada.
Penghijrahan berperingkat yang kami cadangkan adalah kesesuaian semula jadi untuk cara Aura: aktifkan inventori dan katalog dahulu, kemudian jualan, kemudian pengebilan, setiap modul apabila anda sudah bersedia. Dan kerana semuanya hidup pada platform yang sama, sebaik sahaja anda memindahkan proses, ia mula berhubung dengan yang lain tanpa konfigurasi pelik.
Tambahan pula, dengan percubaan 14 hari anda boleh menguji bahagian sebenar operasi anda sebelum melakukan: anda memuat naik sebahagian daripada katalog anda, merekodkan beberapa jualan dan melihat sendiri bahawa perubahan itu berbaloi. Tidak lagi bergantung pada fail yang hanya difahami oleh seorang sahaja.
Berhenti melekat alatan. Kendalikan seluruh perniagaan anda dengan Aura.
ERP, CRM, tempat jualan, pengebilan, WhatsApp dan banyak lagi — dalam satu sistem dengan AI yang berfungsi untuk anda. Cuba 14 hari untuk $14.
Mulakan percubaan anda →Soalan lazim
Adakah saya akan kehilangan data Excel saya apabila berhijrah?
Tidak jika anda melakukannya dengan betul. Excel anda kekal sebagai sandaran semasa anda berhijrah, dan sistem yang baik seperti Aura membolehkan anda mengimport maklumat anda daripada fail. Perkara utama ialah membersihkan data sebelum memuat naiknya untuk mengelakkan pendua atau ralat.
Adakah saya perlu menghentikan perniagaan saya untuk berhijrah?
Tidak. Penghijrahan berperingkat dengan tepat mengelakkannya: anda menjalankan Excel dan ERP secara selari untuk masa yang singkat, anda melalui satu proses pada satu masa dan anda hanya mematikan Excel apabila sistem baharu berjalan stabil.
Berapa lamakah masa yang diambil untuk berhijrah dari Excel ke ERP?
Ia bergantung pada sejauh mana data anda teratur. Dengan maklumat yang bersih, memuat naik katalog dan inventori mengambil masa beberapa hari, bukan berbulan-bulan. Apa yang mengambil masa paling lama bukanlah pemuatan, ia menyahpepijat dan menyeragamkan data terlebih dahulu.
Bagaimana jika pasukan saya tidak mahu meninggalkan Excel?
Ia adalah yang paling biasa dan diselesaikan dengan sokongan: terangkan perkara yang menyelesaikannya untuk mereka, latih mereka dengan tugas sebenar mereka dan tunjukkan faedah pertama. Apabila mereka melihat bahawa mereka menghasilkan laporan dalam beberapa saat dan berhenti menyalin data dengan tangan, Excel meninggalkan dirinya sendiri.