死ぬ気で Excel をやめて ERP に移行する方法

Excel の成長を超えた兆候

Excel は素晴らしいツールですが、ビジネス全体を運営するために作られたわけではありません。これらの兆候のいくつかに該当する場合は、すでに Excel が役に立つ段階を過ぎており、Excel が役に立たなくなる段階に達しています。

• 同じファイルの複数のバージョンがあり、どれが適切であるかはもう誰にもわかりません。
• 数式がどのように機能するかを理解しているのは 1 人だけであり、その人がいなくなるとすべてが停止します。
• 1 日に数回、同じデータをあるファイルから別のファイルにコピーします。
• Excel が更新されていなかったため、在庫がなかったものを販売したとします。
• レポートを作成するには、手作業でまとめたり、整えたりするのに何時間もかかります。
• オフィスにいないときは、リアルタイムに情報を確認したり、携帯電話から情報を確認したりすることはできません。

ステップ 1: 移行前にデータを整理する

一番の間違いは、移行が混乱していることです。混沌とした Excel をそのまま ERP に移行すると、同じ混沌とした状態が新しいシステムになります。移住はクリーンアップする絶好の機会です。これに時間を費やしてください。これが成功を最も左右する部分です。

• デバッグ重複: 2 つの名前を持つ同じ製品、同じ顧客が 3 回登録されています。
• 形式を標準化する: すべての日付、価格、コードが同じ基準に従うようにします。
• SKU、購入価格、顧客の税金データなど、不足しているものを入力します。 ERP は完全なデータを扱うのに適しています。
• 死者を排除します: 製造中止になった製品、何年も購入していない顧客。ゴミを引きずらないでください。

ステップ 2: 一度に移行するのではなく、段階的に移行する

月曜日に Excel をオフにして、火曜日にすべての機能を備えた ERP をオンにしないでください。この突然の変化が人々をパニックに陥らせ、プロジェクトを失敗させます。論理的な順序で一度に 1 つのモジュールを移行し、自信が持てるまで短期間、両方を並行して実行します。

• ステージ 1 — カタログと在庫: 商品と在庫をアップロードします。それは他のすべての基礎です。
• ステージ 2 — クライアントとサプライヤー: すでに洗練されたディレクトリを送信します。
• ステージ 3 — 販売と販売時点管理: 新しい販売をシステムに直接記録し始めます。
• ステージ 4 — 請求と財務: CFDI スタンプと財務レポートを接続します。
• ステージ 5 — Excel をオフにします。ERP がすでに安定して実行されており、チームがそれを信頼している場合に限ります。

ステップ 3: チームを連れて行こう

変化に対する抵抗は現実のものです。従業員は何年も Excel を使用しており、セキュリティが確保されています。それらを船に乗せないと、彼らは秘密裏にファイルを使用し続けることになり、2 つのシステムが永久に並列状態になることになります。

• 「どのように」だけでなく「なぜ」も説明してください。それがどのような問題を解決するのかを理解してもらいましょう。
• 一般的な例ではなく、実際のタスクを使用してトレーニングします。
• 日々の疑問を解決するための社内参考人として、信頼できる人を任命します。
• 最初の成果を祝いましょう。数秒で出た最初のレポート、エラーのない最初の販売。

Aura で簡単にできる方法

Aura は、システム部門を持つ企業ではなく、Excel から離れる企業専用に設計されています。製品、クライアント、在庫を独自のファイルからインポートできるため、最初から始める必要はなく、すでに持っているものをアップロードします。

私たちが推奨する段階的な移行は、Aura の方法に自然に適合します。最初に在庫とカタログをアクティブ化し、準備ができたら販売、請求の順に各モジュールをアクティブ化します。また、すべてが同じプラットフォーム上に存在するため、プロセスを移行するとすぐに、奇妙な構成を必要とせずに他のプロセスとの接続が開始されます。

さらに、14 日間の試用版を使用すると、コミットする前に操作の実際の部分をテストできます。カタログの一部をアップロードし、売上を記録し、変更がそれだけの価値があるかどうかを自分の目で確認します。一人だけが理解できるファイルに依存する必要はもうありません。