Hogyan lehet elhagyni az Excelt, és áttérni egy ERP-re anélkül, hogy belehalna a próbálkozásba

A jelek arra utalnak, hogy kinőtte az Excelt

Az Excel egy csodálatos eszköz, de nem egy egész vállalkozás működtetésére készült. Ha több ilyen jellel azonosul, akkor már túljutott azon a ponton, ahol az Excel segít, és elérte azt a pontot, ahol megállít:

• Ugyanannak a fájlnak több verziója is van, és már senki sem tudja, melyik a jó.
• Csak egy ember érti a képletek működését, és ha ő hiányzik, minden leáll.
• Ugyanazokat az adatokat naponta többször másolja egyik fájlból a másikba.
• Elad valamit, ami nem volt készleten, mert az Excel nem lett frissítve.
• A jelentés elkészítése órákig tart, és kézzel kell összerakni és négyzetméterezni.
• Nem láthatja az információkat valós időben vagy mobiltelefonjáról, ha nem tartózkodik az irodában.

1. lépés: Rendszerezze adatait az áttelepítés ELŐTT

Az első számú hiba a vándorló rendetlenség. Ha átviszed a kaotikus Excel-eidet az ERP-be, akkor ugyanaz a káosz lesz, de egy új rendszerben. A migráció a tökéletes lehetőség a megtisztulásra. Szánjon rá időt, ez az a rész, ami leginkább meghatározza a sikert.

• Debug duplikátumok: ugyanaz a termék két névvel, ugyanaz az ügyfél háromszor regisztrált.
• Formátumok szabványosítása: minden dátum, ár és kód ugyanazokat a kritériumokat követi.
• Egészítse ki, ami hiányzik: cikkszámok, beszerzési árak, vásárlói adóadatok. Az ERP jól működik teljes adatokkal.
• Távolítsd el a halottakat: megszűnt termékek, vásárlók, akik évek óta nem vásároltak. Ne húzza a szemetet.

2. lépés: A migráció szakaszokban történik, ne egyszerre

Ne kapcsolja ki az Excelt hétfőn, és ne kapcsolja be az ERP-t mindennel kedden. Ez a hirtelen átmenet az, ami miatt az emberek pánikba esnek, és a projekt meghiúsul. Egyszerre egy modult költöztessen, logikai sorrendben, és futtassa mindkettőt párhuzamosan rövid ideig, amíg magabiztossá válik.

• 1. szakasz – Katalógus és készlet: töltse fel termékeit a raktárkészlettel együtt. Minden másnak ez az alapja.
• 2. szakasz – Ügyfelek és beszállítók: küldje el a már finomított címtárat.
• 3. szakasz – Értékesítés és értékesítési pont: kezdje el az új eladások rögzítését közvetlenül a rendszerben.
• 4. szakasz – Számlázás és pénzügyek: összekapcsolja a CFDI-bélyegzést és a pénzügyi jelentéseket.
• 5. szakasz – Az Excel kikapcsolása: csak akkor, ha az ERP már stabilan fut, és a csapat megbízik benne.

3. lépés: Vidd magaddal a csapatodat

A változással szembeni ellenállás valódi. Az Ön emberei évek óta használják Exceleiket, és ez biztonságot nyújt számukra. Ha nem kapod fel őket a hajóra, akkor továbbra is ravaszul fogják használni a fájljaikat, és örökké két rendszered lesz párhuzamosan.

• Magyarázza el a „miért”, ne csak a „hogyan”-t. Hadd értsék meg, milyen problémát old meg számukra.
• A képzés valódi feladataikkal, nem általános példákkal.
• Jelöljön ki valakit, akiben megbízik, belső referenciaként a napi kétségek kezelésére.
• Ünnepelje az első eredményeket: az első jelentést, amely másodpercek alatt jelent meg, az első eladást hiba nélkül.

Hogyan könnyíti meg az Aura

Az Aura csak azoknak a vállalkozásoknak készült, amelyek elhagyják az Excelt, nem pedig a rendszerrészleggel rendelkező vállalatok számára. Saját fájljaiból importálhatja termékeit, ügyfeleit és raktárkészletét, így nem kezdheti a nulláról: feltölti azt, ami már megvan.

Az általunk javasolt szakaszos migráció természetes módon illeszkedik az Aura-módszerhez: először aktiválja a készletet és a katalógust, majd az értékesítést, majd a számlázást, és minden modult, ha készen áll. És mivel minden ugyanazon a platformon él, amint migrál egy folyamatot, az elkezd kapcsolódni a többihez furcsa konfigurációk nélkül.

Továbbá a 14 napos próbaverzióval a működés egy valós darabját is kipróbálhatod, mielőtt elköteleznéd magad: feltöltöd a katalógusod egy részét, rögzítesz néhány eladást, és magad is meggyőződhetsz arról, hogy megéri a változtatás. Nincs több olyan fájltól függ, amelyet csak egy személy ért.