Hogyan digitalizálja vállalkozását lépésről lépésre

Mit jelent valójában a digitalizálás

A digitalizálás azt jelenti, hogy nincs szép oldal vagy aktív Instagram. Ez azt jelenti, hogy az üzleti információ nem él a papíron, az ember fejében vagy a laza Excelben, és egy olyan rendszerbe kerül, ahol minden összekapcsolódik, és pillanatok alatt megtekinthető.

A lakmuszpapír egyszerű: ha holnap eltűnik az a személy, aki "tudja, hogy megy minden", akkor is működni fog a vállalkozása? Ha a válasz nem, akkor még nem vagy digitalizálva, valaki emlékezetétől függ. A cél az, hogy a tudás a rendszerben éljen, ne az emberekben.

1. lépés: Térképezze fel jelenlegi folyamatait

Amit nem értesz, azt nem tudod digitalizálni. Mielőtt bármit is vásárolna, rajzolja le, hogyan működik ma vállalkozása, annak fordulataival együtt. Ez a térkép mindennek az alapja.

• Írja le az eladás teljes útját: a vevő megérkezésének pillanatától az átvételig és a kiszállításig.
• Jelölje pirossal minden lépést, ahol valaki információt másol egyik helyről a másikra (WhatsApp-ból Excelbe, Excelből a számlába).
• Jelölje be sárgával, hogy hol vesztegeti az időt a jóváhagyásra vagy adatkeresésre várva.
• Azonosítsa a folyamatokat, amelyek egyetlen személytől függenek. Ezek a gyenge pontjaid.

2. lépés: Kezdje azzal, ami a legjobban fáj

A klasszikus hiba az, hogy mindent egyszerre akarunk digitalizálni. A vége káosz és egy félig konfigurált rendszer, amit senki sem használ. A működő stratégia az, hogy egy folyamatot egyszerre indítunk el, azzal kezdve, amelyik a legtöbb pénzbe vagy időbe kerül.

A legtöbb vállalkozásnál működő megrendelés:

• Készlet és katalógus: tudja, mi van, mennyi és hol. E nélkül minden más sántít.
• Értékesítés és értékesítés helye: minden értékesítést rögzítsen a rendszerben, ne jegyzetfüzetben.
• CFDI számlázás: automatizálja a bélyegzést, hogy ne veszítse el az időt (és a bírságot) a SAT-tal.
• Ügyfelek (CRM): ne veszítse el kapcsolatait, és kövessen minden lehetőséget.
• Beszedések és pénzügyek: egy pillantással láthatja, mennyivel tartozik, mennyivel tartozik, és hogyan telik a hónap.

3. lépés: Válasszon eszközöket, amelyek beszélnek egymással

Íme a digitalizáció legdrágább hibája: mindenre alkalmazást kell venni. Egy a készlethez, egy a számlázáshoz, egy a CRM-hez, egy az online áruházhoz. Végül hat rendszere van, amelyek nem csatlakoznak egymáshoz, és a csapata egész nap az adatok egyikről a másikra másolásával tölti. Ez nem digitalizálás, hanem a kézi munka megsokszorozása.

Az aranyszabály: helyezze előtérbe az információkat megosztó eszközeit. Amikor egy eladás leárazza a készletet, generálja a számlát és frissíti a pénzügyi jelentést anélkül, hogy bárki ujját felemelné, Ön valóban digitalizált.

4. lépés: Képzés és mérés

A világ legjobb technológiája hiábavaló, ha a csapata nem használja. Az örökbefogadás a projekt fele. Töltsön időt azzal, hogy az emberek ne csak a „hogyan”-t, hanem a „miért”-et is megértsék.

• Tanuljon vállalkozása valós eseteivel, ne általános kézikönyvekkel.
• Nevezzen ki egy belső felelőst a kétségek megoldására és az örökbefogadás elősegítésére.
• Határozzon meg 2 vagy 3 mérőszámot, hogy megtudja, működik-e: számlázási idő, készlethibák, időben rögzített értékesítések.
• Adj időt. Az első hetek nehezek; Egy hónap után észrevehető a változás.

Az Aura hogyan teszi egyszerűvé

Az Aura megoldja a laza eszközök gyökérproblémáját: hat rendszer vásárlása helyett csak egy van több mint 120 modullal, amelyek együtt léteznek ugyanabban az adatbázisban. Ma bekapcsolja a készletet, a jövő héten az értékesítést és a számlázást, amikor készen áll, mindezt az első naptól kezdve.

Ez azt jelenti, hogy nem kell semmit integrálnia, és nem kell fizetnie a csatlakozókért. Az értékesítés helyén regisztrált eladás leárazza a készletet, kiváltja a CFDI számlát, és azonnal megjelenik a pénzügyi jelentésében. Ez egy digitalizálás, anélkül, hogy fájdalmas része lenne a rendszerek lekötésének, amelyek nem arra készültek, hogy beszéljenek egymással.

És mivel a felhőben vannak, információi nem élnek a számítógépen vagy valakinek a fejében: egy olyan rendszerben élnek, amelyhez bárhonnan hozzáférhet, automatikus biztonsági mentésekkel. Egy próbával kezdi, és a saját tempójában halad előre.