Folyamatautomatizálás: hogyan lehet abbahagyni a kézi munkát

Mit jelent egy folyamat automatizálása?

A folyamat automatizálása a szoftver konfigurálása úgy, hogy csak a ma manuálisan elvégzett feladatok sorozatát hajtsa végre, amelyeket egy esemény és az Ön által meghatározott szabályok követnek. The structure is always the same: when "this" happens, do "that." When an order comes in, the invoice is generated. When a client doesn't pay in three days, send them a reminder. When the inventory drops below a certain level, it places the order to the supplier.

A kulcs az, hogy különbséget tegyünk az emberi ítélőképességet igénylő feladatok és a csak egy eljárás követését igénylő feladatok között. A vállalkozás árazási stratégiájának eldöntéséhez gondolkodó emberre van szükség. Küldje el az üdvözlő e-mailt minden új ügyfélnek, nem: mindig ugyanaz az e-mail, ugyanazokkal a lépésekkel. Ez a második típusú feladat tökéletes jelölt az automatizáláshoz, és általában ez az, ahol a legtöbb idő elszalad anélkül, hogy észrevennénk.

Hogyan tudhatja meg, mi a legjobb az automatizáláshoz

Nem minden automatizált, és nem is kényelmes ezt megtenni. Egy jó automatizálási jelölt megfelel a következő jeleknek:

• Ismétlődő: naponta, hetente vagy havonta többször is megteszi ugyanazt.
• Világos szabályokat követ: úgy lehet leírni, hogy "ha ez megtörténik, tedd azt", anélkül, hogy a humortól vagy az ítélőképességtől függne.
• Hajlamos az emberi tévedésre: adatrögzítés, számok másolása, a nyomon követés elhanyagolása. Csak ott, ahol az emberek hibáznak, mert fáradtak.
• Önmagában nem ad értéket: senki sem fizet azért, hogy ugyanazokat az adatokat három rendszerbe írja be; Fizetnek az eredményért.
• Feledékenység miatt esik: nem végzett nyomon követések, el nem küldött emlékeztetők, elveszett díjak.

Példák olyan folyamatokra, amelyeket szinte minden vállalkozás automatizálhat

A lényeg: ezek olyan gyakori folyamatok, ahol az automatizálás gyorsan kifizetődik, függetlenül a pörgéstől:

• Értékesítés: küldje el a fizetési linket, erősítse meg a rendelést, értesítsen, amikor a szállítmány távozik, és állítsa vissza az elhagyott kosarakat.
• Figyelem: Azonnal válaszoljon a gyakran ismételt kérdésekre, kövesse nyomon a jegyeket és kérjen értékelést a megoldás után.
• Pénzügy: az értékesítés lezárásakor állítja elő a számlát, egyezteti a bankhoz érkező befizetéseket és értesíti a lejárt kintlévőségeket.
• Készlet: rendelje újra a termékeket, ha azok a minimum alá esnek, és figyelmeztessen a hiányokra, mielőtt elfogyna az eladnivalóból.
• Marketing: küldje el az üdvözlő sorozatot, aktiválja újra az inaktív ügyfeleket, és ütemezze be a kiadványokat anélkül, hogy függőben lenne.

Hogyan kezdje el anélkül, hogy bármit eltörne

A leggyakoribb hiba az, hogy mindent egyszerre akarunk automatizálni. Az ésszerű módszer fokozatos és ellenőrizhető:

• Kezdje egyetlen feladattal, a leginkább ismétlődő és legunalmasabb feladattal, amelyre csak gondolhat. A gyors győzelem meggyőzőbb, mint egy nagyszerű terv.
• Először automatizáljon felügyelt módban: hagyja, hogy a rendszer előkészítse a műveletet, és hagyja jóvá egy emberrel, amíg meg nem bízik benne.
• Mérd meg az eredményt: hány órát adott vissza, hány hibát került el. Amit mérnek, az javul.
• Engedje el a pórázt: amikor egy automatika azt mutatja, hogy jól működik, engedje el magától futni, és lépjen a következőre.
• Mindig hagyjon féket: egyértelmű szabályok arra vonatkozóan, hogy mikor kell a rendszernek leállnia, és értesítenie kell a személyt.

Automatizálás intelligenciával: Az Aura ugrása

A hagyományos automatizálás szigorú szabályokat követ: ha pontosan ez történik, akkor pontosan ezt tegye. Nagyon jól működik a kiszámítható folyamatoknál. De sok üzleti folyamatnak vannak olyan árnyalatai, amelyeket egy rögzített szabály nem fed le: egy ügyfél, aki másképp ír, egy helyzet, amelyet nem láttak előre. Itt az AI egy szinttel tovább viszi az automatizálást, mert képes megérteni a kontextust és dönteni, nem csak követni a forgatókönyvet.

Az Aura a két világot egyesíti. Automatizált folyamatokkal rendelkezik az egyértelmű szekvenciákhoz (amikor megrendelés érkezik, hajtsa végre ezt a lépésláncot), és mesterséges intelligencia-ügynökökkel rendelkezik az ítélkezéshez (a beszélgetés megértéséhez és a megfelelő válaszadáshoz). Mivel minden ugyanabban a rendszerben él, az automatizálás gond nélkül átmegy az egyes részlegeken: az eladás kiváltja a számlát, frissíti a készletet, regisztrálja a vevőt és ütemezi a nyomon követést anélkül, hogy valaki egy adatot kézzel mozgatna. Az Aura Pilot a műveletek nagy részét önállóan tudja koordinálni az Ön által jóváhagyott határokon belül. A cél egyszerű és őszinte: csapata abbahagyja a robotmunkát, és annak szenteli magát, amire csak ember képes.