प्रक्रिया स्वचालन: मैन्युअल कार्य करना कैसे बंद करें

किसी प्रक्रिया को स्वचालित करना क्या है?

किसी प्रक्रिया को स्वचालित करने का अर्थ सॉफ़्टवेयर को केवल उन कार्यों के अनुक्रम को निष्पादित करने के लिए कॉन्फ़िगर करना है जो आप आज मैन्युअल रूप से करते हैं, जो किसी घटना से शुरू होता है और आपके द्वारा परिभाषित नियमों का पालन करता है। संरचना हमेशा एक जैसी होती है: जब "यह" होता है, तो "वह" करें। जब कोई ऑर्डर आता है, तो चालान तैयार किया जाता है। जब कोई ग्राहक तीन दिनों में भुगतान नहीं करता है, तो उन्हें एक अनुस्मारक भेजें। जब इन्वेंट्री एक निश्चित स्तर से नीचे चली जाती है, तो यह आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर देता है।

मुख्य बात उन कार्यों के बीच अंतर करना है जिनके लिए मानवीय निर्णय की आवश्यकता होती है और जिन कार्यों के लिए केवल एक प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता होती है। आपके व्यवसाय के लिए मूल्य निर्धारण रणनीति तय करने के लिए एक विचारशील व्यक्ति की आवश्यकता है। प्रत्येक नए ग्राहक को स्वागत ईमेल भेजें, नहीं: यह एक ही ईमेल है, हर बार समान चरणों के साथ। यह दूसरे प्रकार का कार्य स्वचालन के लिए एक आदर्श उम्मीदवार है, और यह आमतौर पर ऐसा होता है जहां अधिकांश समय हमें पता चले बिना ही निकल जाता है।

कैसे जानें कि स्वचालित करने के लिए आपके लिए सबसे अच्छा क्या है?

सब कुछ स्वचालित नहीं है और न ही ऐसा करना सुविधाजनक है। एक अच्छा स्वचालन उम्मीदवार इनमें से कई संकेतों को पूरा करता है:

• यह दोहराव वाला है: आप इसे दिन, सप्ताह या महीने में कई बार एक ही तरह से करते हैं।
• यह स्पष्ट नियमों का पालन करता है: इसे हास्य या निर्णय पर निर्भर किए बिना, "यदि ऐसा होता है, तो वैसा करें" के रूप में वर्णित किया जा सकता है।
• इसमें मानवीय त्रुटि होने की संभावना है: डेटा कैप्चर करना, आंकड़े कॉपी करना, फॉलो-अप न भूलना। बस वहीं लोग गलतियाँ करते हैं क्योंकि वे थके हुए होते हैं।
• यह स्वयं मूल्य प्रदान नहीं करता है: कोई भी आपको एक ही डेटा को तीन प्रणालियों में टाइप करने के लिए भुगतान नहीं करता है; वे आपको परिणाम के लिए भुगतान करते हैं।
• यह भूलने की बीमारी के कारण गिरता है: फॉलो-अप जो नहीं किया जाता है, अनुस्मारक जो नहीं भेजे जाते हैं, आरोप जो खो जाते हैं।

प्रक्रियाओं के उदाहरण जिन्हें लगभग कोई भी व्यवसाय स्वचालित कर सकता है

इसे ख़त्म करने के लिए, ये सामान्य प्रक्रियाएँ हैं जहाँ स्वचालन तेजी से लाभ देता है, स्पिन की परवाह किए बिना:

• बिक्री: भुगतान लिंक भेजें, ऑर्डर की पुष्टि करें, शिपमेंट रवाना होने पर सूचित करें और छोड़ी गई गाड़ियां पुनर्प्राप्त करें।
• ध्यान दें: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों का तुरंत उत्तर दें, टिकटों पर नज़र रखें और समाधान के बाद रेटिंग मांगें।
• वित्त: बिक्री बंद करते समय चालान तैयार करें, बैंक में आने वाले भुगतानों का मिलान करें और प्राप्य अतिदेय खातों को सूचित करें।
• इन्वेंटरी: जब उत्पाद न्यूनतम स्तर से नीचे आ जाएं तो उन्हें फिर से व्यवस्थित करें और बेचने के लिए आपके पास कुछ भी खत्म होने से पहले कमी की चेतावनी दें।
• मार्केटिंग: स्वागत क्रम भेजें, निष्क्रिय ग्राहकों को पुनः सक्रिय करें और लंबित हुए बिना प्रकाशनों को शेड्यूल करें।

बिना कुछ तोड़े शुरुआत कैसे करें?

सबसे आम गलती एक ही बार में सब कुछ स्वचालित करने की चाहत है। समझदार तरीका क्रमिक और सत्यापन योग्य है:

• एक ही कार्य से शुरुआत करें, जो सबसे अधिक दोहराव वाला और थकाऊ हो जिसके बारे में आप सोच सकते हैं। एक बड़ी योजना की तुलना में एक त्वरित जीत अधिक विश्वसनीय होती है।
• पहले पर्यवेक्षित मोड में स्वचालित करें: सिस्टम को कार्रवाई तैयार करने दें और एक मानव से इसे स्वीकृत कराएं, जब तक कि आप इस पर भरोसा न कर लें।
• परिणाम को मापें: इसने आपको कितने घंटे वापस दिए, इसने कितनी गलतियाँ टालीं। जो मापा जाता है उसमें सुधार होता है।
• पट्टे को छोड़ दें: जब कोई स्वचालन दिखाता है कि यह अच्छी तरह से काम करता है, तो इसे अपने आप चलने दें और अगले पर आगे बढ़ें।
• हमेशा ब्रेक छोड़ें: सिस्टम को कब रुकना चाहिए और किसी व्यक्ति को सूचित करना चाहिए, इसके स्पष्ट नियम।

बुद्धिमत्ता के साथ स्वचालन: आभा की छलांग

पारंपरिक स्वचालन कठोर नियमों का पालन करता है: यदि वास्तव में ऐसा होता है, तो ठीक वैसा ही करें। पूर्वानुमेय प्रक्रियाओं के लिए बहुत अच्छा काम करता है। लेकिन कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में ऐसी बारीकियां होती हैं जो एक निश्चित नियम में शामिल नहीं होती हैं: एक ग्राहक जो अलग तरह से लिखता है, एक ऐसी स्थिति जिसकी कल्पना नहीं की गई थी। यहीं पर एआई स्वचालन को एक स्तर आगे ले जाता है, क्योंकि यह संदर्भ को समझ सकता है और निर्णय ले सकता है, न कि केवल स्क्रिप्ट का पालन कर सकता है।

आभा दोनों दुनियाओं को जोड़ती है। इसमें स्पष्ट अनुक्रमों के लिए स्वचालित प्रवाह हैं (जब कोई आदेश आता है, तो चरणों की इस श्रृंखला को करें) और निर्णय की आवश्यकता के लिए एआई एजेंट हैं (बातचीत को समझना और अच्छी तरह से प्रतिक्रिया देना)। चूँकि सब कुछ एक ही प्रणाली में रहता है, स्वचालन बिना किसी समस्या के विभागों को पार कर जाता है: एक बिक्री चालान को ट्रिगर करती है, इन्वेंट्री को अपडेट करती है, ग्राहक को पंजीकृत करती है और उनके फॉलो-अप को शेड्यूल करती है, बिना किसी के हाथ से डेटा का एक टुकड़ा हिलाए। ऑरा पायलट आपके द्वारा स्वीकृत सीमाओं के भीतर स्वायत्त रूप से उस ऑपरेशन का अधिकांश समन्वय कर सकता है। लक्ष्य सरल और ईमानदार है: आपकी टीम के लिए रोबोट का काम करना बंद करना और खुद को उस काम के लिए समर्पित करना जो केवल एक इंसान ही कर सकता है।