Mitä on prosessin automatisointi?
Prosessin automatisointi on ohjelmiston konfigurointia suorittamaan vain joukko tehtäviä, jotka teet tänään manuaalisesti, tapahtuman ja määrittämiesi sääntöjen käynnistämänä. Rakenne on aina sama: kun "tämä" tapahtuu, tee "se". Kun tilaus saapuu, lasku laaditaan. Jos asiakas ei maksa kolmessa päivässä, lähetä hänelle muistutus. Kun varasto laskee alle tietyn tason, se tekee tilauksen toimittajalle.
Tärkeintä on erottaa toisistaan inhimillistä harkintaa vaativat tehtävät ja tehtävät, jotka edellyttävät vain menettelyn noudattamista. Yrityksesi hinnoittelustrategian päättäminen vaatii ajattelevan ihmisen. Lähetä tervetuloviesti jokaiselle uudelle asiakkaalle, ei: se on sama sähköposti, samoilla vaiheilla, joka kerta. Tämä toisen tyyppinen tehtävä on täydellinen automaatioehdokas, ja siinä yleensä eniten aikaa lipsahtaa tiedostamattamme.
Kuinka tietää, mikä on parasta automatisoida
Kaikki ei ole automatisoitua, eikä se ole kätevää tehdä niin. Hyvä automaatioehdokas täyttää useat seuraavista merkeistä:
- Se toistuu: teet sen saman monta kertaa päivässä, viikossa tai kuukaudessa.
- Se noudattaa selkeitä sääntöjä: sitä voidaan kuvata "jos näin tapahtuu, tee niin" ilman huumoria tai arvostelukykyä.
- Se on altis inhimillisille virheille: tietojen kerääminen, lukujen kopioiminen, seurantaa unohtamatta. Juuri siellä, missä ihmiset tekevät virheitä, koska he ovat väsyneitä.
- Se ei itsessään tarjoa arvoa: kukaan ei maksa sinulle, että kirjoitat samat tiedot kolmeen järjestelmään; He maksavat sinulle tuloksesta.
- Se putoaa unohtamisen takia: tekemättä jääneet seurannat, lähettämättä jääneet muistutukset, kadonneet maksut.
Esimerkkejä prosesseista, jotka melkein kaikki yritykset voivat automatisoida
Perusteena totean, että nämä ovat yleisiä prosesseja, joissa automaatio maksaa itsensä takaisin nopeasti kierroksesta riippumatta:
- Myynti: lähetä maksulinkki, vahvista tilaus, ilmoita lähetyksen lähtemisestä ja nouta hylätyt kärryt.
- Huomio: Vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin välittömästi, seuraa lippuja ja pyydä luokitusta ratkaisemisen jälkeen.
- Rahoitus: generoi lasku myyntiä päätettäessä, sovita pankkiin saapuvat maksut ja ilmoita erääntyneet myyntisaamiset.
- Varasto: tilaa tuotteet uudelleen, kun ne putoavat vähimmäismäärän alapuolelle, ja varoita pulasta ennen kuin myytävä loppuu.
- Markkinointi: lähetä tervetulojakso, aktivoi passiiviset asiakkaat uudelleen ja ajoita julkaisut odottamatta.
Kuinka aloittaa rikkomatta mitään
Yleisin virhe on halu automatisoida kaikki kerralla. Järkevä tapa on asteittainen ja todennettavissa:
- Aloita yhdestä tehtävästä, joka on kaikkein toistuvin ja tylsin, mitä voit ajatella. Nopea voitto on vakuuttavampi kuin loistava suunnitelma.
- Automatisoi ensin valvotussa tilassa: anna järjestelmän valmistella toiminto ja anna ihmisen hyväksyä se, kunnes luotat siihen.
- Mittaa tulos: kuinka monta tuntia se antoi sinulle takaisin, kuinka monta virhettä välttyi. Se mitä mitataan, paranee.
- Päästä irti hihnasta: kun automaatio osoittaa toimivansa hyvin, anna sen käydä itsestään ja siirry seuraavaan.
- Jätä aina jarru: selkeät säännöt siitä, milloin järjestelmän tulee pysähtyä ja ilmoittaa henkilölle.
Automaatio älykkäällä tavalla: Auran harppaus
Perinteinen automaatio noudattaa tiukkoja sääntöjä: jos juuri näin tapahtuu, tee juuri niin. Toimii erittäin hyvin ennustettavissa prosesseissa. Mutta monissa liiketoimintaprosesseissa on vivahteita, joita kiinteä sääntö ei kata: asiakas, joka kirjoittaa toisin, tilanne, jota ei osattu ennakoida. Siellä tekoäly vie automaation tason pidemmälle, koska se voi ymmärtää kontekstin ja päättää, ei vain seurata käsikirjoitusta.
Aura yhdistää molemmat maailmat. Siinä on automatisoituja kulkuja selkeille sarjoille (kun tilaus saapuu, tee tämä vaiheketju) ja tekoälyagentteja arvioimaan (keskustelun ymmärtäminen ja hyvä vastaaminen). Koska kaikki asuu samassa järjestelmässä, automaatio kulkee osastot läpi ongelmitta: myynti laukaisee laskun, päivittää varaston, rekisteröi asiakkaan ja ajoittaa hänen seurantansa ilman, että kukaan siirtelee dataa käsin. Aura Pilot voi koordinoida suuren osan toiminnasta itsenäisesti hyväksymiesi rajojen sisällä. Tavoite on yksinkertainen ja rehellinen: tiimisi lopettaa robottityön tekemisen ja omistautua sille, mitä vain ihminen voi tehdä.
Lopeta työkalujen kiinnittäminen. Ohjaa koko liiketoimintaasi Auran avulla.
ERP, CRM, myyntipiste, laskutus, WhatsApp ja paljon muuta – yhdessä järjestelmässä sinulle toimivalla tekoälyllä. Kokeile 14 päivää 14 dollarilla.
Aloita kokeilu →Usein kysytyt kysymykset
Mitä yrityksessä voidaan automatisoida?
Mikä tahansa toistuva tehtävä, joka noudattaa selkeitä sääntöjä: luo laskuja, lähetä maksulinkkejä, muista tapaamiset, palauta hylätyt kärryt, sovita maksut, tilaa varastot uudelleen ja seuraa asiakkaita. Sääntö on yksinkertainen: jos se voidaan kuvata "kun tämä tapahtuu, tee niin", se voidaan todennäköisesti automatisoida.
Onko automaatio vain teknologiabudjetin omaaville yrityksille?
Ei enää. Nykyaikaiset alustat tuovat automaation valmiiksi konfiguroitavaksi ilman ohjelmointia. Pk-yritys voi automatisoida seurantansa, laskunsa ja muistutuksensa samana päivänä ilman kehittäjien palkkaamista tai infrastruktuurin ostamista.
Mitä eroa on automaatiolla ja tekoälyllä?
Perinteinen automaatio noudattaa kiinteitä sääntöjä: jos täsmälleen A tapahtuu, tee täsmälleen B. AI ymmärtää kontekstin ja päättää, joten se käsittelee tapauksia, joissa on vivahteita, joita jäykkä sääntö ei kata. Ihanteellinen on yhdistää molemmat: säännöt ennustettavalle ja tekoäly sille, mikä vaatii harkintaa.
Mistä aloitan automatisoinnin vaarantamatta toimintaani?
Se alkaa yhdellä, erittäin toistuvalla tehtävällä valvotussa tilassa (järjestelmä valmistelee toiminnon ja ihminen hyväksyy sen). Mittaa tulos ja kun hän antaa sinulle luottamusta, anna hänen juosta yksin ja siirtyä seuraavaan. Automatisoi pikkuhiljaa ja selkeällä jarrulla välttää pelot.