Πώς να επιλέξετε ένα ERP για τη ΜΜΕ σας (πρακτικός οδηγός)

Πρώτον: κατανοήστε ποιο πρόβλημα θέλετε να λύσετε

Προτού δείτε επιδείξεις και ζητήσετε προσφορές, σταματήστε και απαντήστε σε μια ειλικρινή ερώτηση: τι σας κοστίζει χρήματα σήμερα; Ένα ERP δεν αγοράζεται γιατί ακούγεται σύγχρονο, αγοράζεται για να καλύψει μια συγκεκριμένη τρύπα. Αν δεν ξέρετε ποια είναι η τρύπα, οποιοσδήποτε πωλητής θα σας πείσει ότι το προϊόν του είναι η λύση.

Κάντε αυτήν την άσκηση με την ομάδα σας πριν μιλήσετε σε οποιονδήποτε:

• Καταγράψτε τις 3 διαδικασίες που καταλαμβάνουν τον περισσότερο χρόνο κάθε εβδομάδα (τιμολόγηση, εξισορρόπηση αποθέματος, είσπραξη κ.λπ.).
• Προσδιορίστε πού χάνονται οι πληροφορίες: σε ένα Excel που καταλαβαίνει μόνο ένα άτομο; στο WhatsApp; στο κεφάλι του ιδιοκτήτη;
• Υπολογίστε, έστω και με το μάτι, πόσο σας κοστίζει κάθε λάθος: πώληση χωρίς απόθεμα, τιμολόγιο εκτός χρόνου, πελάτης που δεν επέστρεψε.
• Καθορίζει ποιος θα χρησιμοποιεί το σύστημα καθημερινά. Ένα ERP που χρησιμοποιεί μόνο τον λογιστή δεν αλλάζει τη λειτουργία σας.

Τα κριτήρια που έχουν πραγματικά σημασία

Όλα τα ERP υπόσχονται το ίδιο πράγμα στη σελίδα τους. Η διαφορά έγκειται στις λεπτομέρειες που σπάνια εμφανίζονται στο φυλλάδιο. Αξιολογήστε κάθε υποψήφιο έναντι αυτής της λίστας και δώστε του μια ειλικρινή βαθμολογία:

• Ενότητες που χρειάζεστε ΣΗΜΕΡΑ, όχι τις 200 που δεν θα αγγίξετε ποτέ. Ένα σύστημα με λιγότερες δυνατότητες αλλά που χρησιμοποιείτε αξίζει περισσότερο από ένα γιγάντιο, μισοδιαμορφωμένο.
• Εγγενής χρέωση CFDI 4.0 και σφραγίδα με το SAT. Στο Μεξικό αυτό δεν είναι προαιρετικό. Εάν το ERP δεν συνοδεύεται από αυτό, θα πληρώσετε για μια εξωτερική ενημέρωση κώδικα.
• Καμπύλη μάθησης. Ζητήστε ένα demo και αφήστε το στα χέρια κάποιου στην ομάδα σας, όχι του πωλητή. Αν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια πώληση σε 15 λεπτά, κρίμα.
• Πραγματική συνολική τιμή: άδεια + επιπλέον χρήστες + υλοποίηση + υποστήριξη + πιστώσεις τεχνητής νοημοσύνης ή ανταλλαγής μηνυμάτων. Ο αριθμός στο εξώφυλλο δεν είναι σχεδόν ποτέ αυτός που πληρώνετε.
• Υποστήριξη στα ισπανικά και στη ζώνη ώρας σας. Ένα εισιτήριο που απαντάται σε 3 ημέρες διακόπτει τη λειτουργία.
• Αφήστε το να αναπτυχθεί μαζί σας: ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε με τις πωλήσεις και το απόθεμα και στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε το CRM, το ηλεκτρονικό εμπόριο ή τη μισθοδοσία χωρίς να αλλάξετε συστήματα.

Η διαδικασία αξιολόγησης, βήμα προς βήμα

Μην αγοράζετε μόνο το πρώτο που βλέπετε ή αυτό που σας πρότεινε ο φίλος σας. Ακολουθήστε μια τακτική διαδικασία και θα αποφασίσετε με το κεφάλι σας, όχι με το συναίσθημα του όμορφου demo.

• Βήμα 1: Συντάξτε μια σύντομη λίστα 3-5 επιλογών που καλύπτουν τις βασικές μονάδες σας.
• Βήμα 2: Ζητήστε μια πραγματική επίδειξη με τα ΔΙΚΑ ΣΑΣ δεδομένα, όχι το παράδειγμα καταστήματος του πωλητή. Ανεβάστε 10 προϊόντα και μια πραγματική πώληση.
• Βήμα 3: Δοκιμάστε την υποστήριξη πριν από την υπογραφή. Στείλτε μια δύσκολη ερώτηση και μετρήστε πόσο χρόνο χρειάζεται και πόσο καλά σας απαντούν.
• Βήμα 4: Ζητήστε αναφορές από επιχειρήσεις παρόμοιες με τη δική σας, ίδιας γραμμής επιχείρησης και μεγέθους. Μιλήστε μαζί τους χωρίς την παρουσία του πωλητή.
• Βήμα 5: Πιλοτάρετε 2-4 εβδομάδες με ένα πραγματικό κομμάτι της λειτουργίας σας πριν μεταναστεύσετε τα πάντα.
• Βήμα 6: Διαβάστε τη σύμβαση. Κοιτάξτε τη μονιμότητα, το κόστος λήψης των δεδομένων σας εάν φύγετε και τι θα συμβεί αν αυξήσουν την τιμή.

Συνηθισμένα λάθη που είναι ακριβά

Τα περισσότερα έργα ERP που αποτυγχάνουν δεν αποτυγχάνουν λόγω του λογισμικού, αποτυγχάνουν λόγω του τρόπου με τον οποίο επιλέχθηκε και εφαρμόστηκε. Αυτά είναι τα παραπατήματα που βλέπουμε ξανά και ξανά:

• Αγοράστε για λειτουργίες που εντυπωσιάζουν στο demo, αλλά που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.
• Μην εμπλέκετε την ομάδα που θα το χειριστεί. Αν ο αποθηκάριος δεν έλεγε τη γνώμη του, δεν θα τη χρησιμοποιήσει.
• Υποεκτίμηση της μετεγκατάστασης δεδομένων. Η σωστή λήψη του αποθέματος και των πελατών σας απαιτεί χρόνο. σχεδιάστε το.
• Επιλέγοντας το φθηνότερο χωρίς να εξετάζετε το κόστος υλοποίησης ή το πιο ακριβό πιστεύοντας ότι το ακριβό είναι συνώνυμο του καλού.
• Μη καθορισμός εσωτερικού υπεύθυνου για το έργο. Χωρίς ιδιοκτήτη, η υλοποίηση μένει στάσιμη.

Πώς το λύνει η Αύρα

Η Aura γεννήθηκε μόνο για ΜΜΕ που βαρέθηκαν να αγοράζουν πέντε συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους. Σε ένα μέρος έχετε πωλήσεις, απόθεμα, CRM, χρέωση CFDI 4.0, ηλεκτρονικό εμπόριο, σημεία πώλησης και περισσότερες από 120 ενότητες που μπορείτε να ενεργοποιήσετε μόνο όταν τις χρειάζεστε.

Η λογική είναι απλή: ξεκινάς με ό,τι σε πληγώνει σήμερα (για παράδειγμα, οργανώνοντας καλά το απόθεμά σου και τιμολογείς) και ενεργοποιείς τις ενότητες καθώς μεγαλώνεις, χωρίς να αλλάζεις πλατφόρμες ή να εκπαιδεύεις τους ανθρώπους σου από την αρχή. Το πρόγραμμα Aura One είναι ένα ενιαίο και διαφανές σχέδιο, με δοκιμή 14 ημερών, ώστε να μπορείτε να το δοκιμάσετε με τα πραγματικά σας δεδομένα πριν αποφασίσετε.

Και καθώς όλα ζουν στο ίδιο σύστημα, οι πληροφορίες ρέουν μόνες: μια πώληση εκπτώνει το απόθεμα, ενεργοποιεί το τιμολόγιο και ενημερώνει την οικονομική έκθεση χωρίς κανείς να αντιγράψει και να επικολλήσει τίποτα. Αυτό αλλάζει πραγματικά τη λειτουργία σας, όχι ο αριθμός των κουμπιών.