Πώς να ψηφιοποιήσετε την επιχείρησή σας βήμα προς βήμα

Τι πραγματικά σημαίνει ψηφιοποίηση

Ψηφιοποίηση δεν σημαίνει να έχεις μια όμορφη σελίδα ή ένα ενεργό Instagram. Σημαίνει ότι οι πληροφορίες της επιχείρησής σας παύουν να μένουν στα χαρτιά, στο κεφάλι ενός ατόμου ή σε χαλαρά Excel και μεταφέρονται σε ένα σύστημα όπου τα πάντα είναι συνδεδεμένα και μπορούν να συμβουλευτούν σε δευτερόλεπτα.

Η λυδία λίθος είναι απλή: αν το άτομο που «ξέρει πώς πάνε όλα» λείπει αύριο, η επιχείρησή σας θα συνεχίσει να λειτουργεί; Εάν η απάντηση είναι όχι, δεν έχετε ψηφιοποιηθεί ακόμα, εξαρτάται από τη μνήμη κάποιου. Στόχος είναι η γνώση να ζει στο σύστημα, όχι στους ανθρώπους.

Βήμα 1: Χαρτογραφήστε τις τρέχουσες διαδικασίες σας

Δεν μπορείς να ψηφιοποιήσεις αυτό που δεν καταλαβαίνεις. Πριν αγοράσετε οτιδήποτε, σχεδιάστε πώς λειτουργεί η επιχείρησή σας σήμερα, όπως είναι, με τις ανατροπές της. Αυτός ο χάρτης είναι η βάση των πάντων.

• Γράψτε το πλήρες ταξίδι μιας πώλησης: από τη στιγμή που φτάνει ο πελάτης μέχρι να παραλάβετε και να παραδώσετε.
• Σημειώστε με κόκκινο χρώμα κάθε βήμα όπου κάποιος αντιγράφει πληροφορίες από το ένα μέρος στο άλλο (από το WhatsApp στο Excel, από το Excel στο τιμολόγιο).
• Σημειώστε με κίτρινο χρώμα όπου χάνεται χρόνος περιμένοντας εγκρίσεις ή αναζήτηση δεδομένων.
• Προσδιορίστε διαδικασίες που εξαρτώνται από ένα μόνο άτομο. Αυτά είναι τα αδύνατα σημεία σου.

Βήμα 2: Ξεκινήστε με αυτό που πονάει περισσότερο

Το κλασικό λάθος είναι να θέλεις να ψηφιοποιήσεις τα πάντα ταυτόχρονα. Καταλήγει σε χάος και ένα μισοδιαμορφωμένο σύστημα που κανείς δεν χρησιμοποιεί. Η στρατηγική που λειτουργεί είναι να ξεκινήσετε μια διαδικασία κάθε φορά, ξεκινώντας από αυτή που σας κοστίζει τα περισσότερα χρήματα ή χρόνο.

Μια παραγγελία που λειτουργεί για τις περισσότερες επιχειρήσεις:

• Απόθεμα και κατάλογος: μάθετε τι έχετε, πόσο και πού. Χωρίς αυτό, όλα τα άλλα χωλαίνουν.
• Πωλήσεις και σημείο πώλησης: καταγράψτε κάθε πώληση στο σύστημα, όχι σε σημειωματάριο.
• Χρέωση CFDI: αυτοματοποιήστε τη σφράγιση για να σταματήσετε να χάνετε χρόνο (και πρόστιμα) με το SAT.
• Πελάτες (CRM): σταματήστε να χάνετε επαφές και παρακολουθήστε κάθε ευκαιρία.
• Εισπράξεις και οικονομικά: δείτε με μια ματιά πόσα χρωστάτε, πόσα οφείλετε και πώς περνάει ο μήνας.

Βήμα 3: Επιλέξτε εργαλεία που συνομιλούν μεταξύ τους

Εδώ είναι το πιο ακριβό λάθος της ψηφιοποίησης: η αγορά μιας εφαρμογής για τα πάντα. Ένα για το απόθεμα, ένα για τη χρέωση, ένα για το CRM, ένα για το ηλεκτρονικό κατάστημα. Στο τέλος έχετε έξι συστήματα που δεν συνδέονται και η ομάδα σας περνάει όλη την ημέρα αντιγράφοντας δεδομένα από το ένα στο άλλο. Αυτό δεν είναι ψηφιοποίηση, πολλαπλασιάζει τη χειρωνακτική εργασία.

Ο χρυσός κανόνας: δώστε προτεραιότητα στα εργαλεία σας στην κοινή χρήση πληροφοριών. Όταν μια πώληση εκπτώνει το απόθεμα, δημιουργεί το τιμολόγιο και ενημερώνει τον οικονομικό απολογισμό χωρίς κανείς να σηκώνει το δάχτυλο, είστε πραγματικά ψηφιοποιημένοι.

Βήμα 4: Εκπαιδεύστε και μετρήστε

Η καλύτερη τεχνολογία στον κόσμο είναι άχρηστη εάν η ομάδα σας δεν τη χρησιμοποιεί. Η υιοθέτηση είναι το ήμισυ του έργου. Αφιερώστε χρόνο αφήνοντας τους ανθρώπους να καταλάβουν όχι μόνο το «πώς» αλλά και το «γιατί».

• Εκπαιδευτείτε με πραγματικές περιπτώσεις της επιχείρησής σας, όχι με γενικά εγχειρίδια.
• Ορίστε έναν εσωτερικό υπεύθυνο για την επίλυση αμφιβολιών και την προώθηση της υιοθεσίας.
• Καθορίστε 2 ή 3 μετρήσεις για να μάθετε αν λειτουργεί: χρόνος έκδοσης τιμολογίου, σφάλματα αποθέματος, πωλήσεις που καταγράφηκαν στην ώρα τους.
• Δώστε χρόνο. Οι πρώτες εβδομάδες είναι δύσκολες. Μετά από ένα μήνα η αλλαγή είναι αισθητή.

Πώς η Αύρα το κάνει απλό

Το Aura λύνει το βασικό πρόβλημα των χαλαρών εργαλείων: αντί να αγοράσετε έξι συστήματα, έχετε μόνο ένα με περισσότερες από 120 μονάδες που συνυπάρχουν στην ίδια βάση δεδομένων. Ενεργοποιείτε το απόθεμα σήμερα, τις εκπτώσεις την επόμενη εβδομάδα και την τιμολόγηση όταν είστε έτοιμοι, όλα συνδεδεμένα από την πρώτη μέρα.

Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ενσωματώσετε τίποτα ή να πληρώσετε για συνδέσμους. Η πώληση που καταχωρείτε στο σημείο πώλησης μειώνει το απόθεμα, ενεργοποιεί το τιμολόγιο CFDI και εμφανίζεται στην οικονομική σας έκθεση αμέσως. Είναι ψηφιοποίηση χωρίς το οδυνηρό κομμάτι της δέσμευσης συστημάτων που δεν φτιάχτηκαν για να μιλάνε μεταξύ τους.

Και δεδομένου ότι είναι στο cloud, οι πληροφορίες σας παύουν να ζουν σε έναν υπολογιστή ή στο κεφάλι κάποιου: ζουν σε ένα σύστημα στο οποίο έχετε πρόσβαση από οπουδήποτε, με αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας. Ξεκινάς με μια δοκιμή και προχωράς με τον δικό σου ρυθμό.