Anzeichen dafür, dass Sie Excel entwachsen sind
Excel ist ein wunderbares Tool, aber es wurde nicht für die Führung eines gesamten Unternehmens entwickelt. Wenn Sie sich mit mehreren dieser Zeichen identifizieren, haben Sie den Punkt, an dem Excel Ihnen hilft, bereits überschritten und den Punkt erreicht, an dem es Sie aufhält:
- Sie haben mehrere Versionen derselben Datei und niemand weiß mehr, welche gut ist.
- Nur eine Person versteht, wie die Formeln funktionieren, und wenn sie fehlt, hört alles auf.
- Sie kopieren mehrmals täglich dieselben Daten von einer Datei in eine andere.
- Sie verkaufen etwas, das Sie nicht auf Lager hatten, weil Excel nicht aktualisiert wurde.
- Um einen Bericht zu erhalten, ist stundenlanges manuelles Zusammenstellen und Korrigieren erforderlich.
- Wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie die Informationen nicht in Echtzeit oder auf Ihrem Mobiltelefon sehen.
Schritt 1: Organisieren Sie Ihre Daten VOR der Migration
Der größte Fehler ist die Migration von Unordnung. Wenn Sie Ihre chaotischen Excel-Dateien unverändert in das ERP übertragen, herrscht das gleiche Chaos, aber in einem neuen System. Migration ist die perfekte Gelegenheit, aufzuräumen. Nehmen Sie sich Zeit dafür, es ist der Teil, der am meisten über den Erfolg entscheidet.
- Debuggen Sie Duplikate: Dasselbe Produkt mit zwei Namen, derselbe Kunde hat sich dreimal registriert.
- Formate standardisieren: dass alle Daten, Preise und Codes denselben Kriterien folgen.
- Vervollständigen Sie, was fehlt: SKUs, Einkaufspreise, Kundensteuerdaten. Ein ERP funktioniert gut mit vollständigen Daten.
- Eliminieren Sie die Toten: abgekündigte Produkte, Kunden, die seit Jahren nichts gekauft haben. Schleppen Sie keinen Müll mit sich herum.
Schritt 2: Migration in Etappen, nicht auf einmal
Schalten Sie Excel nicht am Montag aus und schalten Sie das ERP mit allem am Dienstag ein. Dieser plötzliche Übergang führt dazu, dass die Menschen in Panik geraten und das Projekt scheitert. Migrieren Sie jeweils ein Modul in einer logischen Reihenfolge und führen Sie beide für kurze Zeit parallel aus, während Sie an Sicherheit gewinnen.
- Stufe 1 – Katalog und Inventar: Laden Sie Ihre Produkte mit ihrem Lagerbestand hoch. Es ist die Grundlage für alles andere.
- Stufe 2 – Kunden und Lieferanten: Senden Sie Ihr bereits verfeinertes Verzeichnis.
- Stufe 3 – Verkäufe und Verkaufsstelle: Beginnen Sie mit der Erfassung neuer Verkäufe direkt im System.
- Stufe 4 – Abrechnung und Finanzen: verbindet CFDI-Stempel und Finanzberichte.
- Stufe 5 – Excel ausschalten: nur, wenn das ERP bereits stabil läuft und das Team ihm vertraut.
Schritt 3: Nehmen Sie Ihr Team mit
Der Widerstand gegen Veränderungen ist real. Ihre Mitarbeiter verwenden Excel seit Jahren und es gibt ihnen Sicherheit. Wenn Sie sie nicht auf das Schiff bringen, werden sie ihre Dateien weiterhin heimlich verwenden und Sie haben für immer zwei Systeme parallel.
- Erklären Sie das „Warum“, nicht nur das „Wie“. Lassen Sie sie verstehen, welches Problem es für sie löst.
- Trainieren Sie anhand ihrer tatsächlichen Aufgaben, nicht anhand allgemeiner Beispiele.
- Benennen Sie jemanden, dem Sie vertrauen, als internen Ansprechpartner für alltägliche Zweifel.
- Feiern Sie die ersten Erfolge: den ersten Bericht, der in Sekundenschnelle herauskam, den ersten Verkauf ohne Fehler.
Wie Aura es einfach macht
Aura ist nur für Unternehmen konzipiert, die Excel verlassen, nicht für Unternehmen mit einer Systemabteilung. Sie können Ihre Produkte, Kunden und Lagerbestände aus Ihren eigenen Dateien importieren, sodass Sie nicht bei Null anfangen: Sie laden das hoch, was Sie bereits haben.
Die von uns empfohlene schrittweise Migration passt perfekt zum Aura-Ansatz: Aktivieren Sie zuerst den Lagerbestand und den Katalog, dann den Verkauf, dann die Abrechnung und jedes Modul, wenn Sie dazu bereit sind. Und da sich alles auf derselben Plattform befindet, beginnt er, sobald Sie einen Prozess migrieren, ohne seltsame Konfigurationen mit den anderen zu verbinden.
Darüber hinaus können Sie mit der 14-tägigen Testversion einen echten Teil Ihres Betriebs testen, bevor Sie sich verpflichten: Sie laden einen Teil Ihres Katalogs hoch, erfassen einige Verkäufe und überzeugen sich selbst, dass sich die Änderung lohnt. Sie sind nicht mehr auf eine Datei angewiesen, die nur eine Person versteht.
Hören Sie auf, Werkzeuge festzukleben. Betreiben Sie Ihr gesamtes Unternehmen mit Aura.
ERP, CRM, Point of Sale, Abrechnung, WhatsApp und mehr – in einem einzigen System mit KI, das für Sie funktioniert. Testen Sie es 14 Tage lang für 14 $.
Starten Sie Ihre Testversion →Häufig gestellte Fragen
Verliere ich bei der Migration meine Excel-Daten?
Nicht, wenn man es richtig macht. Ihre Excel-Dateien bleiben während der Migration als Backup erhalten, und mit guten Systemen wie Aura können Sie Ihre Informationen aus Dateien importieren. Der Schlüssel besteht darin, die Daten vor dem Hochladen zu bereinigen, um Duplikate oder Fehler zu vermeiden.
Muss ich mein Unternehmen stoppen, um zu migrieren?
Nein. Die stufenweise Migration vermeidet genau das: Sie betreiben Excel und das ERP für kurze Zeit parallel, durchlaufen jeweils einen Prozess und schalten Excel erst ab, wenn das neue System stabil läuft.
Wie lange dauert die Migration von Excel zu einem ERP?
Es hängt davon ab, wie organisiert Ihre Daten sind. Bei sauberen Informationen dauert das Hochladen von Katalogen und Beständen Tage und nicht Monate. Was die meiste Zeit in Anspruch nimmt, ist nicht das Laden, sondern zunächst das Debuggen und Standardisieren der Daten.
Was passiert, wenn mein Team Excel nicht verlassen möchte?
Es kommt am häufigsten vor und wird mit Unterstützung gelöst: Erklären Sie, was das Problem für sie löst, schulen Sie sie bei ihren eigentlichen Aufgaben und zeigen Sie die ersten Vorteile auf. Wenn sie feststellen, dass sie Berichte in Sekundenschnelle erstellen und keine Daten mehr von Hand kopieren müssen, gibt Excel auf.