Was es wirklich bedeutet, zu digitalisieren
Beim Digitalisieren geht es nicht darum, eine schöne Seite oder ein aktives Instagram zu haben. Das bedeutet, dass Ihre Geschäftsinformationen nicht mehr auf Papier, im Kopf einer Person oder in losen Excel-Dateien verbleiben, sondern in ein System verschoben werden, in dem alles miteinander verbunden ist und in Sekundenschnelle eingesehen werden kann.
Der Lackmustest ist einfach: Wenn die Person, die „weiß, wie alles läuft“, morgen fehlt, wird Ihr Unternehmen dann noch funktionieren? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, sind Sie noch nicht digitalisiert, sondern auf das Gedächtnis einer anderen Person angewiesen. Das Ziel besteht darin, dass Wissen im System lebt und nicht in den Menschen.
Schritt 1: Bilden Sie Ihre aktuellen Prozesse ab
Was man nicht versteht, kann man nicht digitalisieren. Bevor Sie etwas kaufen, zeichnen Sie auf, wie Ihr Unternehmen heute funktioniert und welche Wendungen es gibt. Diese Karte ist die Grundlage von allem.
- Schreiben Sie den gesamten Verlauf eines Verkaufs auf: von der Ankunft des Kunden bis zur Abholung und Lieferung.
- Markieren Sie jeden Schritt rot, bei dem jemand Informationen von einem Ort zum anderen kopiert (von WhatsApp nach Excel, von Excel zur Rechnung).
- Markieren Sie gelb, wo Zeit mit dem Warten auf Genehmigungen oder der Suche nach Daten verschwendet wird.
- Identifizieren Sie Prozesse, die von einer einzelnen Person abhängen. Das sind deine Schwachstellen.
Schritt 2: Beginnen Sie mit dem, was am meisten weh tut
Der klassische Fehler besteht darin, alles auf einmal digitalisieren zu wollen. Es endet im Chaos und in einem halbkonfigurierten System, das niemand nutzt. Die Strategie, die funktioniert, besteht darin, jeweils einen Prozess zu starten, beginnend mit dem, der Sie am meisten Geld oder Zeit kostet.
Eine Reihenfolge, die für die meisten Unternehmen funktioniert:
- Inventar und Katalog: Wissen Sie, was Sie haben, wie viel und wo. Ohne dies hinkt alles andere.
- Verkäufe und Verkaufsstellen: Erfassen Sie jeden Verkauf im System, nicht in einem Notizbuch.
- CFDI-Abrechnung: Automatisieren Sie die Stempelung, um keine Zeit (und Geldstrafen) mit dem SAT zu verschwenden.
- Kunden (CRM): Hören Sie auf, Kontakte zu verlieren, und verfolgen Sie jede Gelegenheit.
- Inkasso und Finanzen: Sehen Sie auf einen Blick, wie viel Sie schulden, wie viel Sie schulden und wie der Monat läuft.
Schritt 3: Wählen Sie Tools, die miteinander kommunizieren
Hier liegt der teuerste Fehler der Digitalisierung: für alles eine App zu kaufen. Eine für den Lagerbestand, eine für die Abrechnung, eine für das CRM, eine für den Online-Shop. Am Ende haben Sie sechs Systeme, die keine Verbindung herstellen, und Ihr Team verbringt den Tag damit, Daten von einem zum anderen zu kopieren. Das ist keine Digitalisierung, sondern eine Vervielfachung der manuellen Arbeit.
Die goldene Regel: Priorisieren Sie den Informationsaustausch Ihrer Tools. Wenn bei einem Verkauf der Lagerbestand reduziert, die Rechnung erstellt und der Finanzbericht aktualisiert wird, ohne dass jemand einen Finger rührt, sind Sie wirklich digitalisiert.
Schritt 4: Trainieren und messen
Die beste Technologie der Welt ist nutzlos, wenn Ihr Team sie nicht nutzt. Die Adoption ist die halbe Miete. Nehmen Sie sich die Zeit, den Menschen nicht nur das „Wie“, sondern auch das „Warum“ verständlich zu machen.
- Trainieren Sie anhand realer Fälle Ihres Unternehmens, nicht anhand allgemeiner Handbücher.
- Ernennen Sie eine interne Person, die dafür verantwortlich ist, Zweifel auszuräumen und die Adoption zu fördern.
- Definieren Sie zwei oder drei Kennzahlen, um festzustellen, ob es funktioniert: Zeit bis zur Rechnungsstellung, Bestandsfehler, pünktlich erfasste Verkäufe.
- Gib Zeit. Die ersten Wochen sind schwierig; Nach einem Monat ist die Veränderung spürbar.
Wie Aura es einfach macht
Aura löst das Grundproblem loser Tools: Anstatt sechs Systeme zu kaufen, haben Sie nur eines mit mehr als 120 Modulen, die in derselben Datenbank koexistieren. Sie aktivieren den Lagerbestand heute, den Verkauf nächste Woche und die Rechnungsstellung, wenn Sie dazu bereit sind – alles vom ersten Tag an verbunden.
Das heißt, Sie müssen nichts integrieren oder für Anschlüsse bezahlen. Der Verkauf, den Sie an der Verkaufsstelle registrieren, reduziert den Lagerbestand, löst die CFDI-Rechnung aus und erscheint sofort in Ihrem Finanzbericht. Es ist Digitalisierung ohne den schmerzhaften Teil, Systeme zu binden, die nicht dafür gemacht sind, miteinander zu kommunizieren.
Und da sie sich in der Cloud befinden, verbleiben Ihre Informationen nicht mehr auf einem Computer oder im Kopf einer anderen Person: Sie befinden sich in einem System, auf das Sie von überall aus zugreifen können, mit automatischen Backups. Sie beginnen mit einem Probetraining und machen dann in Ihrem eigenen Tempo Fortschritte.
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Wo fange ich an, mein Unternehmen zu digitalisieren?
Für den Prozess, der Sie heute am meisten Geld oder Zeit kostet, fast immer Inventur oder Verkauf. Digitalisieren Sie einzeln, nicht alle auf einmal. Sobald dieser Prozess im System gut läuft, starten Sie den nächsten.
Ist Digitalisierung teuer?
Das muss nicht sein. Der große Kostenaufwand entsteht durch den Kauf vieler loser Werkzeuge. Bei einer integrierten Plattform wie Aura zahlen Sie für einen einzigen Plan und aktivieren Module nach Bedarf, sodass die Kosten mit Ihrem Unternehmen steigen und nicht alle auf einmal.
Wie lange dauert es, bis Ergebnisse sichtbar sind?
Die ersten Vorteile (keine Umsatzeinbußen aufgrund von Lagerbeständen mehr, schnellere Rechnungsstellung) machen sich bereits nach wenigen Wochen bemerkbar. Die tiefgreifende Umstellung im Betrieb dauert insbesondere aufgrund der Übernahme des Teams einige Monate.
Muss ich mich mit der Technologie auskennen, um mein Unternehmen zu digitalisieren?
Nein. Moderne Plattformen sind für Geschäftsinhaber gedacht, nicht für Programmierer. Wenn Sie wissen, wie man WhatsApp und Excel verwendet, können Sie ein System wie Aura verwenden. Wichtig ist die Reihenfolge Ihrer Prozesse, nicht der technische Teil.